Lettre de motivation
Secrétariat

Industrie, secteur tertiaire ou encore santé, les métiers du secrétariat sont omniprésents ! Assistant de gestion, secrétaire et standardiste, tous participent au bon fonctionnement d'une entreprise. Professionnel polyvalent par excellence, le secrétaire est amené à mener des missions variées, qui diffèrent selon le secteur d'activité dans lequel il exerce. Reconnu pour sa capacité d'organisation, le secrétaire peut être chargé d'accueillir la clientèle, d'assurer la gestion d'agendas ou encore de rédiger des comptes-rendus de réunions. Vous souhaitez exercer une profession indispensable et aux tâches variées ? Découvrez nos conseils pour réussir votre lettre de motivation et décrocher un poste dans le domaine du secrétariat !

Une lettre de motivation convaincante respecte une certaine méthodologie. La mise en page d'une lettre de motivation dans le secteur du secrétariat est d'autant plus importante. Elle reflète la maîtrise de compétences essentielles chez un secrétaire : la rédaction de courrier et l'utilisation de logiciels de traitement de texte sont au cœur de votre futur métier !

Votre lettre de motivation se doit ainsi d'être claire, structurée, et de montrer votre souci du détail. Sa longueur idéale est d'une page A4, et se structure en paragraphes bien distincts. Utilisez une police d'écriture professionnelle, ainsi que des marges et interlignes pour garantir un confort de lecture à votre destinataire. Comme tout courrier standardisé, votre texte contient certains éléments incontournables tels que :

• Un en-tête complet avec votre identité et vos coordonnées, votre destinataire, la date et le lieu de rédaction.
• Un objet clair indiquant le poste convoité, ou précisant s'il s'agit d'une candidature spontanée.
• Un corps de texte structuré en paragraphes, suivant un plan précis.
• Une formule de politesse et une signature manuscrite ou électronique.

Au-delà de votre maîtrise des outils de bureautique, votre lettre de motivation est l'occasion de montrer à votre destinataire que vous disposez de compétences rédactionnelles, en lui faisant parvenir un texte cohérent et structuré. Votre lettre suit un plan logique, vous permettant de dérouler un argumentaire organisé.

Le premier paragraphe s'intéresse à l'entreprise et aux raisons pour lesquelles vous désirez l'intégrer. Montrez au recruteur que vous connaissez sa société (historique, valeurs) et son secteur d'activité, et faites le lien avec votre projet professionnel.

Dans la seconde partie de votre lettre, prouvez-lui que vous êtes le candidat idéal ! Vous pouvez présenter certains éléments de votre parcours de formation (obtention d'un diplôme en secrétariat, spécialisation en tant que secrétaire médicale) et mettre en avant des compétences spécifiées dans l'offre d'emploi (accueil téléphonique, gestion de planning). Pour étayer votre propos, vous pouvez, par ailleurs, vous appuyer sur votre CV, en mentionnant des exemples d'expériences sur un poste similaire.

Enfin, dans le dernier paragraphe de votre lettre de motivation, faites le lien entre les besoins de l'entreprise et votre profil professionnel. Expliquez au recruteur ce que vous pouvez apporter à sa société et envisagez vos futures missions au sein de sa structure.

L'introduction de votre lettre de motivation est essentielle. Tout comme dans votre métier de secrétaire, vous devez faire bonne impression à votre destinataire. Le début de votre lettre conditionne son choix de poursuivre, ou non, sa lecture. Votre phrase d'accroche doit laisser transparaître votre motivation et transmettre quelques éléments fondamentaux de votre parcours de formation, ou de votre expérience professionnelle. Utilisez un lexique adapté à votre domaine d'activité, et appuyez-vous sur l'offre d'emploi publiée par le recruteur, pour mettre en valeur des compétences qu'il recherche tout particulièrement.

Si l'introduction a pour objectif de donner une bonne première impression à votre lecteur, la conclusion permet de lui laisser une image positive durable, et de lui donner envie de vous rencontrer.

La conclusion de votre courrier contient cinq éléments indispensables :

• L'affirmation de votre intérêt et de votre motivation à rejoindre l'entreprise ;
• Un rappel de ce qui fait de vous le candidat idéal pour ce poste ;
• Un appel à l'action pour inviter le recruteur à vous rencontrer ;
• Une phrase de remerciement pour l'attention portée à votre candidature ;
• Une formule de politesse professionnelle et adaptée.

Certaines compétences sont incontournables dans le domaine du secrétariat. Dans le cadre de son poste, un secrétaire est amené à mener de nombreuses tâches. Il se doit alors d'être polyvalent et autonome. Démontrez votre polyvalence en évoquant la variété des tâches auxquelles vous êtes capable de faire face : gestion administrative, accueil physique ou encore gestion de planning.

Une parfaite maîtrise de la langue française est également indispensable. Vous pouvez faire transparaître cette compétence à travers votre lettre : aisance rédactionnelle, absence de fautes d'orthographe. Vos futures missions peuvent vous amener à rédiger des courriers ou des comptes-rendus, dans lesquels il convient de ne pas laisser la moindre coquille !

Pour attirer l'attention du recruteur et maximiser vos chances de décrocher un entretien d'embauche, plusieurs erreurs sont à éviter :

• Une absence de structure. Le plan de votre lettre est essentiel. Il permet de structurer votre propos et de faciliter la lecture du recruteur. Il atteste, par ailleurs, de votre capacité à hiérarchiser les informations et à communiquer efficacement, compétences nécessaires dans un emploi de secrétaire. Veillez à organiser votre texte en paragraphes clairs et cohérents entre eux.
• Lister vos compétences et expériences. Comme nous l'avons vu précédemment, votre lettre doit tenir sur une page. Il est alors nécessaire d'aller à l'essentiel ! Ne sélectionnez que des informations pertinentes et évitez de vous perdre dans les détails.
• Faire des fautes d'orthographe. Les erreurs de grammaire, d'orthographe et de syntaxe sont rédhibitoires pour un chef d'entreprise à la recherche d'un secrétaire. Prenez le temps de relire votre courrier avant de l'envoyer !