Lettre de motivation
Secrétaire de direction

Le secrétaire ou assistant de direction seconde le directeur d'une entreprise. Il s'occupe de la gestion administrative et fait l'interface entre le directeur, les collaborateurs et les intervenants extérieurs. Il est chargé du secrétariat, de la gestion de l'agenda, de l'organisation des réunions et du suivi des dossiers. Ses missions peuvent évoluer en fonction de la taille de l'entreprise et de son secteur d’activité. Les opportunités d'emploi dans le secteur administratif sont très nombreuses. Il s'agit d'un poste à responsabilités, pour lequel le recruteur sera attentif autant à la forme qu'au contenu de la lettre de motivation.

Dans ses missions quotidiennes, le secrétaire de direction rédige des e-mails, des courriers ou des rapports au nom du directeur. Il doit maîtriser les usages quant à la présentation des documents officiels et sera évalué en fonction de sa lettre de motivation. Pour la mettre en page, le candidat doit :

• Utiliser un modèle de courrier classique A4 (la trame par défaut de son logiciel de traitement de texte) ;
• Écrire avec une police de caractères noire (Arial ou Verdana par exemple) de taille 10 à 12 maximum ;
• Espacer ses phrases avec un interligne de 1,15 ;
• Justifier le texte à gauche ;
• Sauter une ligne entre chaque paragraphe.

Il peut ensuite organiser les blocs qui composent la lettre :

• En-tête : avec le nom, l'adresse et les coordonnées du candidat et de l'entreprise ;
• Objet : pour rappeler le motif de la lettre « Objet : candidature au poste d'assistante de direction en CDD » ;
• Corps de la lettre : plusieurs paragraphes pour développer son argumentaire ainsi qu'une conclusion ;
• Signature : en bas à droit, (pas obligatoire, mais bienvenue).

Le contenu de la lettre de motivation doit tenir sur une seule page au risque de perdre l'attention du lecteur. Il faut éviter l'effet bloc et se limiter dans la quantité d'informations à intégrer. Il n'y a pas de nombre de lignes imposé, mais il faut éviter de dépasser les 400 mots pour que la lettre reste agréable à lire. Également, il est recommandé de créer plusieurs paragraphes pour fluidifier la lecture.

Pour maximiser les chances que le recruteur lise la lettre de motivation, son contenu doit être unique, facile à lire et bien articulé. Lors de la rédaction, il faut proscrire les phrases trop longues. Le contenu de la lettre doit être adapté à l'annonce : dès les premières lignes, le recruteur doit ressentir que le courrier a été personnalisé. Pour s'aider, il est conseillé d'adopter le modèle « vous-moi-nous » :

• Premier paragraphe : pour expliquer les motivations de sa candidature. Le candidat peut souligner l'adéquation entre son profil et les attentes de l'entreprise en mettant en avant les aptitudes recherchées sur l'offre d'emploi.
• Deuxième paragraphe : pour mettre en parallèle son parcours vis-à-vis des besoins de l'entreprise. Il est intéressant d'évoquer une expérience professionnelle significative ou une formation sur une compétence indispensable à la profession.
• Troisième paragraphe : pour convaincre le recruteur de sa valeur ajoutée en tant que futur collaborateur. En quelques phrases, il faut montrer que son parcours et ses réalisations profiteront à la structure.

Après la formule « Madame, Monsieur » (ou le nom du chargé de recrutement si son identité est connue), il faut rédiger une accroche. Elle doit répondre à l'annonce puis exposer ses motivations à rejoindre la structure. Il est par exemple possible d'évoquer son intérêt pour le secteur d'activité de l'entreprise. Puis, il faut valoriser son expérience au regard des missions décrites dans l'offre d'emploi pour valoriser son profil.

La conclusion d'une lettre de motivation doit tenir sur deux phrases. Il faut indiquer au recruteur sa volonté de le rencontrer et ses disponibilités et présenter ses salutations avec une formule de politesse simple et courtoise.

L'assistant de direction doit justifier de nombreuses qualités personnelles pour satisfaire aux besoins du poste, mais également de certaines aptitudes pour mener ses missions. Il est important de mentionner les plus importantes dans sa lettre de motivation. Voici deux exemples de hard skills recherchés chez les professionnels du métier :

• Expression orale / écrite : le secrétaire de direction doit maîtriser la langue française et s'exprimer parfaitement. Pour certaines entreprises à dimension internationale, il peut être demandé de justifier de compétences en langues étrangères.
• Maîtrise de l'informatique : en fonction de ses missions, l'assistante de direction est amenée à utiliser des outils collaboratifs (Google Drive, Dropbox, Trello, Slack), des logiciels de traitement de texte, des tableurs et même des logiciels de comptabilité.

Pour soumettre une candidature qui incite le recruteur à proposer un entretien, l'accent doit être mis sur la forme autant que sur le contenu. Il est important de suivre les différents conseils de mise en page pour présenter un courrier lisible et agréable à lire. Dans les trois paragraphes, il faut employer des mots simples avec un style formel. Les propos doivent être articulés de façon logique. Le candidat doit faire transparaître l'intérêt qu'il porte à la structure et aux missions du poste. Il faut réussir à mettre son profil subtilement en avant, en évitant de se vanter ou de lister l'intégralité de ses expériences professionnelles.