Lettre de motivation
Secrétaire

Le secrétaire est généralement rattaché à un chef de service ou à un responsable de son entreprise. Il joue un rôle essentiel dans la gestion quotidienne des tâches de bureau et contribue à maintenir un environnement de travail efficace. En fonction de la taille et du type de sa structure (office notarial, cabinet d'architectes, cabinet d’avocats, PME du bâtiment…) ses missions et responsabilités sont variées : gestion de l'agenda et prise de rendez-vous de son responsable, accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, rédaction et envois de courriers et d'e-mails, organisation des réunions et autres événements… Pour décrocher un poste de secrétaire dans l'entreprise de votre choix, il est essentiel de rédiger une bonne lettre de motivation pour accompagner votre CV.

Votre lettre de motivation pour un poste de secrétaire doit donner envie au recruteur d'en savoir plus sur votre profil en vous proposant un entretien. Dans l'idéal, le contenu de votre lettre doit se limiter à un format A4. Il s'agit d'être concis, direct et de donner les informations essentielles pour ne pas perdre le recruteur. Choisissez une police de caractères lisible et professionnelle, telle que Tahoma, Arial ou Calibri, avec une taille comprise entre 10 et 12 points pour une bonne lisibilité.

Votre document doit comprendre un certain nombre d'éléments :

• Les coordonnées : disposez les vôtres en haut à gauche du document et celles de l’entreprise du côté droit.
• La date de rédaction de votre courrier et votre localisation : indiquez-les du côté droit du document.
• L'objet : précisez clairement le poste visé, par exemple : « Objet : Candidature au poste de secrétaire en CDI au sein de l'entreprise X ».
• Le corps de la lettre : commencez votre lettre par « Madame, Monsieur », le nom du recruteur s’il est connu suivi du premier paragraphe. Rédigez ensuite vos trois paragraphes distincts suivant le modèle “vous-moi-nous” puis concluez en encourageant le recruteur à envisager une rencontre et une formule de politesse de votre choix.
• La signature : n'oubliez pas d'inclure une signature manuscrite ou électronique à la fin de la lettre.

Voici quelques conseils pour rédiger une lettre de motivation efficace en vue d'obtenir un poste de secrétaire. Vous suivrez la structure « vous, moi, nous » :

• Concentrez-vous sur l’entreprise (Vous) : ce premier paragraphe d'accroche vise à attirer l'attention du recruteur. Dans un style direct et dynamique, expliquez votre intérêt pour ce poste de secrétaire dans cette entreprise en particulier. Pour cela, vous devez avoir au préalable bien étudié l'offre d'emploi proposée ainsi que les spécificités de l'entreprise qui le propose. Expliquez donc en quelques lignes pourquoi vous envoyez votre candidature en mettant en lumière un ou deux éléments ayant particulièrement retenu votre attention concernant le poste et/ou l'entreprise.
• Présentez votre parcours (Moi) : dans ce deuxième paragraphe, il s'agit de valoriser vos compétences et vos expériences professionnelles pour ce poste. Démontrez en quoi votre profil de secrétaire correspond aux valeurs et aux besoins spécifiques de l’entreprise. Expliquez une ou deux expériences significatives et mettez en avant quelques compétences maîtrisées particulièrement utiles pour ce poste. Évitez de simplement répéter les informations de votre CV mais présentez de nouvelles informations au recruteur.
• Faites le lien entre votre profil et les besoins de l'entreprise (Nous) : dans ce dernier paragraphe, il s'agit de se projeter en tant que futur collaborateur de l'entreprise dans laquelle vous postulez. Ainsi, expliquez en quoi votre profil, votre expérience et vos compétences seront un atout pour votre future entreprise.
• Enfin vous terminerez la rédaction de votre lettre par une conclusion positive encourageant le recruteur à vous proposer un entretien, puis par une formule de politesse et une signature.

Retenez que pour chacune de vos candidatures, vous devez personnaliser au maximum votre lettre.

Dès les premiers mots, vous devez susciter l’intérêt du recruteur. Pour ce faire, rédigez un petit paragraphe d'introduction exposant votre intérêt pour ce poste et mettant en relief un ou deux éléments spécifiques liés au poste, au domaine et/ou à l’entreprise qui recrute. Il est important de démontrer au recruteur que vous avez minutieusement examiné l’offre d’emploi et que vous vous êtes renseigné sur son entreprise.

Pour conclure votre lettre de motivation, expliquez que vous êtes disponible pour un entretien très prochainement, puis terminer par une formule de politesse au choix.

Pour susciter l'intérêt du recruteur et mettre toutes les chances de votre côté, pensez à citer quelques qualités personnelles qui font de vous un bon secrétaire (en plus de vos compétences techniques les plus significatives).

Voici une liste non exhaustive des qualités recherchées chez un secrétaire :

• Rigueur et capacité d'organisation ;
• Bon relationnel et excellente capacité de communication écrite et orale ;
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches de front ;
• Bonne gestion du stress.

Une fois que vous avez élaboré un modèle de lettre de motivation qui vous convient, personnalisez-le pour chaque offre d’emploi à laquelle vous postulez en l'adaptant aux spécificités de l'offre et de l'entreprise visée. Prenez le temps de rédiger une accroche percutante et de travailler votre argumentation dans trois paragraphes distincts. Soyez concis pour ne pas lasser, ni perdre le recruteur. Enfin, soignez la présentation puis relisez-vous plusieurs fois pour éviter les erreurs d’étourderie et les fautes d'orthographe.