Cheffe / Chef de projet événementiel

Le chef de projet événementiel (Code ROME : E1107 Organisation d »évènementiel), ou le responsable d'événement, est spécialisé dans l'organisation d'événements. Depuis le rendez-vous avec le client jusqu'au jour J, ce chargé de communication événementielle est sur tous les fronts à la fois. Concerts, festivals, salons, mariages, réceptions, soirées, événements sportifs, ce professionnel de l'événementiel peut se spécialiser dans un domaine particulier. Ainsi, il peut être nommé organisateur de mariage (wedding planner), ou organisateur de réception et de soirée. Véritable caméléon, le chef de projet doit avoir des compétences en marketing, en communication, en relation client ou encore en logistique. Il est aussi à l'aise avec les chiffres, car il s'occupe du budget. Dans certaines entreprises, le chef de projet événementiel est à la tête d'une équipe. Ce poste s'obtient après des années d'expérience, mais l'entrée dans le monde de l'événementiel peut se réaliser après un bac+2.

Il est possible de travailler en tant que chargé de projet événementiel sans diplôme. En effet, le chef de projet événementiel peut monter sa propre structure, à son compte. Cependant, un diplôme en communication ou en événementiel représente un vrai plus, qui va notamment rassurer les employeurs et fournir de très bonnes bases pour exercer ce métier aux multiples facettes. On trouve des diplômes variés de bac+3 à bac+5, permettant d'accéder à un poste de chef de projet événementiel : diplômes d'écoles de communication, d'écoles d'événementiel, de management avec option communication, diplômes d'universités comme des masters en gestion événementielle ou communication.

Pour travailler dans l'événementiel, on peut passer par une formation dans la communication. En effet, ces cursus proposent généralement des cours portant sur l'« événementiel ». Les formations dans le management ou la gestion de projet sont aussi un moyen d'accéder au monde l'événementiel. Des formations dédiées à l'événementiel existent notamment dans les écoles de commerce.

De niveau bac+2, le BTS communication est une première étape postbac avant une spécialisation en bac+3 : par exemple une licence professionnelle en communication événementielle ou en management de projets événementiels, ou la licence pro mention métiers de la communication. Au niveau bac+3, on peut aussi viser un BUT gestion administrative et commerciale des organisations, parcours management des activités culturelles, artistiques, sportives et de tourisme.

Au niveau bac+5, on retrouve des masters en gestion de projet ou en communication, qui permettent de postuler à des postes de chargés de projet événementiel :

• Master mention communication des organisations ;
• MBA spécialisé en communication et management événementiel ;
• Relations publiques, relations presse, événementiel ;
• Diplômes de certains instituts d'études politiques.

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Le chef de projet événementiel a pour mission principale l'organisation d'événement. Après avoir recueilli le besoin du client via un cahier des charges, il met en oeuvre un plan d'actions. Il s'attèle à trouver le lieu et les prestataires (traiteur, fleuriste, DJ, décorateur, responsable d'activité…). Le responsable événementiel doit s'assurer que le budget est respecté ainsi que la date de la prestation. Il suit les différentes étapes et est présent lors de l'installation. Le jour J, il s'assure que les différents services soient respectés et que tout se passe comment prévu.

• Son travail est toujours différent, chaque projet étant unique. Le chargé de projet événementiel ne réalise jamais les mêmes événements, la variété fait partie intégrante de ce métier très riche.
• Métier polyvalent, le ou la chef(fe) de projet événementiel possède des compétences variées dans différents domaines : communication, marketing, management, comptabilité, vente, négociation, etc.
• Il peut être amené à voyager dans son travail, en fonction de sa spécialisation : domaine du sport, concerts et festivals, salons, mariages, réceptions, soirées… Dans tous les cas, ce professionnel se déplace régulièrement, à petite ou grande échelle.

• Le chef de projet événementiel doit être prêt à affronter la pression. En effet, face aux imprévus, qui surviennent forcément à un moment donné, il doit être réactif et ne pas être submergé.
• C'est un métier dont la charge de travail est importante et qui prend du temps. Il doit pouvoir travailler aussi bien tard le soir, que le week-end, et ne pas compter ses heures.

Le chef de projet événementiel est avant tout une personne organisée. Il s'occupe de toute la logistique. Il doit jongler entre les différents prestataires, les délais à respecter et le budget fixé. Présent à toutes les étapes, il est polyvalent : négocier avec les prestataires, faire la comptabilité ou encore assurer le bon déroulement de l'événement. Pour se démarquer de la concurrence, il faut avoir un esprit créatif et imaginatif. Un événement est toujours synonyme de stress à surmonter rapidement, il faut donc être réactif face à des imprévus. En contact permanent avec ses clients ou des prestataires, le chef de projet événementiel possède un certain sens du relationnel, pour pouvoir communiquer avec différentes personnes.

La rémunération moyenne d'un chef de projet événementiel se situe entre 2 500 et 3 000 euros bruts par mois (entre 30 000 et 36 000 euros bruts par an). Sa rémunération comporte une partie variable qui dépend de plusieurs facteurs : un bonus, l'employeur (petite entreprise, grande entreprise, indépendant…) et les années d'expérience.

Selon l'Étude du cabinet de recrutement anglais Hays, un chargé d'événementiel junior (0-2 ans) gagne, en moyenne, entre 24 000 et 28 000 euros bruts par an (soit environ 2 000 et 2 300 euros bruts par mois). Entre 2 et 5 ans en poste, la rémunération se situe entre 28 000 et 34 000 euros (entre 2 300 et 2 800 euros bruts par mois). Par la suite, la rémunération peut évoluer et monter aux alentours de 45 000 euros bruts par an (3 750 euros bruts par mois). Ce salaire peut aussi être augmenté grâce à d'autres ajouts financiers de la part de l'employeur. Le chef de projet événementiel peut toucher des compléments financiers, comme une prime sur le bénéfice, un 13ème mois, ou une prime d'intéressement. Il ou elle peut également avoir accès à des avantages financiers comme une voiture de fonction, une prise en charge du déjeuner, une mutuelle d'entreprise…

Le chargé de projet événementiel peut exercer son métier :

• En entreprise, au sein de la direction communication ;
• en agence de publicité ou de voyages d'affaires ;
• en agence de communication événementielle, rattaché au directeur…

Lorsqu'il est salarié d'une entreprise, il travaille en relation étroite avec le chargé de communication et l’attaché de presse. Ses horaires sont souvent très irréguliers, suivant les projets, mais dans tous les cas, il ne compte pas son temps, les délais étant souvent très resserrés. Il effectue de nombreux déplacements entre l'agence, son service, et ses activités à l'extérieur.

Dans une perspective d'évolution, le responsable événementiel peut décider de changer de spécialisation. Après quelques années en poste, le chef ou la cheffe de projet événementiel peut se retrouver à la tête d'une agence de communication ou d'événementiel en devenant directeur. Il ou elle peut également lancer sa propre entreprise et se mettre à son compte en devenant organisateur d'événement. Enfin, le chargé de projet événementiel a la possibilité d'évoluer en devenant responsable logistique, ou de façon plus large, responsable de communication.

Un chargé de projet événementiel peut travailler pour plusieurs structures. Ils travaillent généralement au sein d'une agence spécialisée dans l'organisation d'événement, dans une agence de communication ou une agence de publicité. Il peut aussi travailler dans diverses entreprises qui réalisent des événements comme une association en tant que chargé de projet. Le chargé de communication d'une société peut aussi être considéré comme un chef de projet événementiel, même si l'organisation d'événement n'est qu'une partie de ses missions.