Adjoint - Adjointe en Gestion de Scolarité H/F Universite Grenoble Alpes
La Tronche - 38 CDD- 🕑 3 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Présentation de la structure :
Le secteur santé qui regroupe les UFR de médecine et de pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, et maïeutique. Il contribue également à la formation de certaines professions paramédicales. Il compte environ 300 personnels enseignants et non enseignants.
Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative de près de 8 000 étudiants, à travers huit bureaux, dont les formations paramédicales. Ce service est organisé par bureau, correspondant à un cursus ou à un cycle de formation.
Découvrez le secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/
Missions principales :
Sous l'autorité de la responsable du service de formation, vous serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits, du dossier de candidature à la délivrance du diplôme.
Appréciant l'environnement universitaire, vous travaillerez en lien avec les équipes pédagogiques ainsi que la responsable et les gestionnaires du bureau de scolarité.
Activités principales :
- Accueillir et informer les étudiants des différentes formations.
- Organiser la rentrée : participer à la journée d'accueil avec l'équipe pédagogique, diffuser des documents etc. Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques.
- Organiser les examens : gérer le calendrier, les convocations, le procès-verbal, recueillir les sujets, saisir les notes, participer à la commission du jury de délibération, éditer les relevés de notes etc.
- Participer à la gestion des stages et suivre les conventions / agréments.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Gérer les candidatures des étudiants français et étrangers / vérifier les pièces, élaborer des PV de commission, saisir les avis.
- Gérer les parcours de formation (SIDES UNESS).
- Assurer la gestion pratique des formations : réservation de salles, planning, etc.
- Participer aux événements de la scolarité (concours PASS, concours ECNi avec l'ensemble du personnel du service formation).
Restriction ou contraintes liées au poste :
La prise de poste est à privilégier pendant les interruptions pédagogiques et une certaine adaptabilité horaire (ponctuelle) peut être demandée lors d'événements ou pics d'activités.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Connaître le fonctionnement de l'Université, Savoir prioriser et planifier ses activités, Recueillir et transmettre des informations orales, Connaître le rôle, l'organisation de l'Université, Savoir accueillir et informer, Connaître les bonnes pratiques administratives, Se former rapidement aux logiciels métier, Maîtriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Recueillir et transmettre des informations écrites, Faire preuve de qualités relationnelles
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Bienvenue chez Universite Grenoble Alpes
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
- La Tronche - 38
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