Assistant de Direction Chargé de Dialogue Social H/F Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Détail du poste

Missions Principales

L'Assistant(e) de direction, chargé(e) de dialogue social a pour mission d'apporter, dans le cadre de l'animation du dialogue social, une aide permanente en matière d'organisation, de gestion des secrétariats des instances (F3SCT et CSAT) de la DR GE dont il sera membre.
Il/Elle veille à la bonne circulation des courriers et des dossiers courriel ou physique, ainsi qu'aux réponses à y apporter dans les délais impartis, notamment lorsqu'elles concernent les relations extérieures en contactant les différents interlocuteurs au sein de la DR GE au sein des OS.
- Assurer l'accueil physique de la société gestionnaire des prises de notes
- Gérer l'agenda annuel des instances avec le président (DR)
- Réaliser différents travaux de secrétariat nécessaire (courriers, convocations, création de partages informatiques, duplication de documents...)
- Organiser et prendre en charge le secrétariat des instances : La préparation de l'ordre du jour et de la documentation afférente en prenant contact avec les différents interlocuteurs concernés au sein de l'équipe administrative en GE mais également au siège
- Rédiger le projet de procès-verbal à l'attention du secrétaire, du secrétaire-adjoint et du président des instances, dans les délais légaux
- Assurer le suivi des points d'une réunion sur l'autre et la transmission des fiches-navettes à destination des instances nationales suite à la tenue des différentes réunions, en respectant les délais légaux,
- Centraliser et archiver la documentation, les PV et les enregistrements,
- Centraliser les courriers en provenance des organisations syndicales et veiller en liaison avec le président à ce que des réponses soient apportées
- Gérer les demandes de transport et d'hébergement de l'ensemble des représentants au titre des Ordre de missions et des ASA 14 15 et 16.
- Expertise administrative du suivi du droit du dialogue social

Activités complémentaires

A titre subsidiaire, les missions transverses sont à la discrétion du DR GE.
Elles consistent à :
- Suivi des avec CSP et GRH des formations Hygiène et sécurité dans l'organisation, le suivi des visites médicales, le contrat avec les formateurs et les agents formés (ODM)
- Aide à l'organisation des tâches du DR
- Aide à l'organisation du CODIR en mettant à jour un ODJ
- Eventuellement dossiers sensibles, interface avec GRH, Responsable de gestion, Conseillère de prévention

Conditions d'exercice

Confidentialité, variation saisonnière de l'activité du dialogue social (5 CSAT et 3 F3SCT en 2024)