Gestionnaire AdministratifEnac - Sg - Il - Gcs H/F Ministère chargé des transports
Toulouse - 31 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Au sein du secrétariat général, le département Infrastructures et Logistique est composé d'environ 40 agents chargés d'exécuter les missions relatives à la fourniture des services nécessaires au fonctionnement de l'établissement et à la gestion du patrimoine immobilier sur l'ensemble de ses sites dans les domaines suivants : réhabilitation, travaux neufs, maintenance et exploitation du patrimoine immobilier, suivi hygiène et sécurité, gestion de la sûreté et sécurité des infrastructures, gestion du parc automobile et du transport de personnes et de matériel, gestion de l'imprimerie, gestion des fournitures, matériels et prestations de service liées à l'exploitation des bâtiments et des services, gestion de la restauration et de l'hébergement
Activités :
La coordinatrice / le coordinateur Hébergement sera sous l'autorité de la cheffe de subdivision « Gestion Campus et Service » chargée de l'ensemble des missions de Soft Facility Management et notamment la gestion et le suivi des contrats de service dans les domaines comme l'hébergement, la restauration, les services de proximité, le nettoyage, la sûreté, la sécurité, le standard, l'accueil, la gestion du courrier...
Ses missions principales consisteront à assister le chef de subdivision sur l'ensemble des missions afférentes au service et plus particulièrement sur le suivi de l'activité du parc résidentiel de l'ENAC de 950 logements répartis sur 6 centres de formation, soit :
- Suivre les besoins et des demandes individuelles ou collectives d'hébergement courts séjours et longs séjours dans les centres ENAC, issue notamment des plans de charge des différents services de formation. A ce titre, elle/il gère les priorités d'hébergement, la tarification ENAC, le suivi des contrats avec les clients institutionnels de l'ENAC pour l'accueil des étudiants et stagiaires dans les résidences de l'ENAC, le suivi des contrats et conventions d'hébergement conclus par l'ENAC pour accueillir des étudiants ne pouvant être logés dans les résidences de l'ENAC. Elle/il a également en charge le suivi et l'évolution des besoins sur le logiciel de gestion et d'exploitation des hébergements, en lien avec l'exploitant local sous contrat de DSP à Toulouse et Grenoble et avec les gestionnaires d'hébergement ENAC locaux sur les autres centres.
Nota : le suivi opérationnel du contrat de la DSP est assuré par un autre agent de la subdivision GCS.
- Harmoniser les procédures d'exploitation et de gestion des résidences de tous les centres ENAC (suivi du règlement intérieur des résidences, suivi et évolution des process de réservation, planification, facturation...).
- Analyser les dépenses/recettes de l'activité d'hébergement sur les centres ENAC et les propositions d'amélioration ou d'optimisation sur le plan qualité de service, économique et stratégique.
Le profil recherché
- Connaissance et expérience nécessaire dans le domaine de la gestion et de l'exploitation d'un parc résidentiel.
- Aptitude à maîtriser l'utilisation des outils informatiques et logiciel propres à l'activité d'hébergement.
- Aptitude à gérer des projets et à être force de propositions, notamment dans le cadre de l'amélioration des outils et process liés à l'hébergement.
- Connaissance et expérience du soft facillity management.
- Esprit de synthèse et bonne qualité rédactionnelle, en anglais et en français.
- Un bon niveau d'anglais est apprécié (contact avec les étudiants étrangers).
- Bonne connaissance des outils informatiques de base :Excel, Power point, Word.
Savoir-faire - Savoir être :
- Sens des relations humaines : le poste requiert des qualités humaines en conséquence et une forte disponibilité.
- Réactivité.
- Déplacement dans les centres ENAC.
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
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