Assistant de Direction Chargé de Jurys - Département des Études et de la Recherche H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 2e - 75 CDD- 🕑 6 mois
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
L'assistant de direction assure le suivi de l'agenda et des activités de la directrice du département sous la responsabilité hiérarchique de cette dernière et vient en appui à la coordination de l'activité du DER sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative et financière du département. Il est chargé des jurys et de l'appui à la coordination du DER. A ce titre, il assure l'organisation des jurys ainsi que l'accueil des chercheurs invités, boursiers, lauréats et autres récipiendaires d'aides et de bourses décernées par l'INHA.
Activités principales :
Assistante de la directrice du département :
- Organisation de l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;
- Gestion de l'agenda de la directrice et anticipation des échéances;
- Rédaction et mise en forme de courriers de la directrice;
- Réception, tri et classement du courrier adressé à la directrice;
- Gestion des déplacements de la directrice (ordres de mission, états de frais)
Coordination administrative du département :
- Participation à la gestion administrative et des ressources humaines de la structure (65 agents et 30 boursiers invités) en appliquant les procédures dédiées : planification des rendez-vous et entretiens annuels ou de renouvellement des mandats avec la directrice, gestion des autorisations de cumul, rédaction de courriers, lettres d'accueil;
- Préparation des réunions organisées par la direction du DER (groupes de travail...);
- Préparation des plannings semestrielsdu département : réunions de département, réunions spécifiques par catégorie de chercheurs, séminaires de recherche;
- Réponse aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur;
- Rédaction de comptes rendus de réunions du département;
- Alimentation, mise à jour des bases de données relatives à la gestion courante du département;
- Supervision logistique de l'activité du département : gestion de l'attribution des emplacements de travail, gestion des besoins matériels (fournitures, ordinateurs);
- Communication de l'information en interne et en externe;
- Relation avec les partenaires institutionnels;
- Relation avec les prestataires (travaux, plateforme de candidature...);
- Proposition et aide à la conception des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département
Pilotage des jurys :
- Préparation et convocation des jurys (une vingtaine de jurys annuels) dans le respect du calendrier annuel;
- Préparation de l'appel à candidatures et publication sur le site internet de l'INHA;
- Traitement des candidatures aux différents appels : construction des formulaires de candidatures sur la plateforme de candidature, vérification des dossiers des candidats;
- Organisation logistique des jurys;
- Préparation des procès-verbaux et rapports de jurys;
- Correspondance avec l'ensemble des candidats français et étrangers (élaboration des courriers de refus/d'admission aux candidats, suivi des dossiers)
Le profil recherché
Une expérience dans le domaine de l'administration dans un établissement public du champ de la recherche ou de la culture est souhaitée. Une sensibilité aux enjeux de la recherche, et plus particulièrement de l'histoire de l'art est un vrai atout, de même qu'une bonne connaissance des institutions culturelles nationales, voire internationales.
Ce poste est en interface avec tous les services de l'INHA et un très grand nombre d'interlocuteurs extérieurs, une grande aisance dans les relations professionnelles et humaines ainsi que la capacité à travailler en équipe dans un environnement international est indispensable.
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Compétences :
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint);
- Maîtrise des normes de présentation administrative;
- Maîtrise des techniques de gestion administrative;
- Maîtrise des modes de fonctionnement des administrations publiques;
- Grande aisance rédactionnelle;
- Maîtrise de l'anglais écrit et parlé (B2 minimum)
Savoir-faire(compétences opérationnelles) :
- Savoir travailler en équipe;
- Savoir informer et rendre compte;
- Savoir planifier son activité, hiérarchiser les tâches, prioriser les actions
Savoir-être(compétences comportementales) :
- Très grand sens de l'organisation;
- Très grande rigueur;
- Fiabilité et respect de la confidentialité;
- Aisance relationnelle
Expérience exigée de 2 ans minimum sur un poste similaire
Niveau de diplôme souhaité : Licence minimum
Conditions de recrutement :
- Le poste est à pourvoir à temps plein;
- Contrat à durée déterminée d'un an renouvelable;
- 45 jours de congés annuels;
- Participation aux frais de restauration au restaurant administratif;
- Carte culture pour les contrats supérieurs à 6 mois;
- Ossibilité d'adhérer à l'association Vivienne, association des personnels de l'INHA;
- Rémunération : selon expérience
POUR POSTULER :
Pour candidater, votre dossier sera composé de votre CV, de votre lettre de motivation et de vos éventuelles références. Il doit être envoyé à l'adresse :
- ****@****.**
Pour tout renseignements sur le poste, écrire à ****@****.**.
Dans le cadre de sa politique d'établissement, l'INHA s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations, notamment dans ses activités de recrutement. Les candidatures seront examinées collégialement, dont au minima une personne formée au processus de recrutement
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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