Agent Administratif au Service Economique H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Positionnement dans l'organigramme
Autorité hiérarchique
- Ingénieur en charge des achats et de la logistique et référent du service économique

Liaisons fonctionnelles
- Ingénieur en charge des travaux et des ateliers
- Autres agents du service économique
- Technicien biomédical
- Magasiniers
- Services de soins
- Service des finances

Conditions d'exercices et particularités du poste
- Temps plein
- CDD jusqu'au 30 juin 2028
- Grade d'adjoint administratif
- Fonctionnement en équipe et polyvalence attendue.

Missions principales

Assistance aux trois agents en activité dans la gestion du quotidien sur les missions suivantes :
- Dépenses courantes d'énergie, de blanchisserie, de restauration, de téléphonie, de traitement des déchets, de locations d'équipements standards, de transports (dont suivi des consommations et contrôle des factures), du parc photocopieur (selon contrat de location et approvisionnements).

- Gestion des fournitures administratives selon un principe « on desk ».

- Gestion du parc automobile de l'établissement.

En relation avec le magasin, gestion des commandes pour les fournitures :
- Produits d'hôtellerie d'hygiène et d'entretien
- Produits d'incontinence
- Produits diététiques et denrées alimentaires pour les petits déjeuners et les animations dont gestion des marchés associés.

Commandes d'équipements hôteliers, habillements des services.

En relation avec les services techniques :
- Commande des fournitures d'atelier et des fluides médicaux en adéquation avec la stratégie GHT.
- Suivi des actions de maintenance préventive et curative : engagement des dépenses.

En relation avec le service biomédical et le service informatique, engagement des dépenses courantes.

Mise en mandatement des des facturations liées aux arrêts de travail et maladies professionnelles, pôle emploi et mises à disposition, avec suivi du tableau commun Finances/DRH.

Gestion du mandatement des emprunts.

De façon générale, renseignement des tableaux de bord pour le contrôle des consommations et des coûts.

En cas d'absence d'un membre de l'équipe, l'agent recruté devra mener certaines opérations urgentes indispensables à la continuité de prise en charge, notamment l'engagement des dépenses de petit matériel biomédical et d'investissement.

Activités
Opérations à mener sur le logiciel de gestion administrative et financière :
o Etablissement des bons de commandes / engagements
o Contrôle des factures en relation avec les bons de réception
o Liquidation et mandatement et relation avec la trésorerie
o Imputations budgétaires par service
o Mises à jour des données marché / fournisseurs

Ces activités sont susceptibles d'évoluer en fonction des réorganisations du service économique et de l'évolution de la fonction achat telle que prévue par la réglementation.

Profil Requis
Formation :
o Niveau Bac professionnel gestion des entreprises et des administrations ou comptabilité / gestion.
o Connaissances en comptabilité hospitalière : M 21 (souhaité)
o Connaissances en achats publics (souhaité)
o Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de la gestion de données

Qualités requises
o Rigueur
o Polyvalence et adaptabilité
o Bonne communication avec tout type d'interlocuteur