Assistant Direction Operationnelle H/F Up Skills Paris Comptabilité Finance 2

Détail du poste

Relations avec la Direction Opérationnelle :

Réceptionner et filtrer les appels entrants et transmettre les informations en temps réel aux collègues (par mail en cas d'absence).

Assurer son rôle d'interface avec les collègues en interne.

Gérer les mails et transférer les documents aux personnes concernées.

Gérer les documents entrants (réception du courrier technique, scan et transfert aux destinataires).

Rédiger et diffuser des courriers.

Gérer les documents sortants (scan avant envoi postal, affranchissement, diffusion par mail).

Assurer la gestion et l'archivage des mails et dossiers finalisés.

Administrer la GED DTS : paramétrage des espaces affaires, enrichissement de la GED, support aux utilisateurs.

Assurer la veille normative, réglementaire et documentaire, enregistrement et classement.

Participer au déploiement du SMQ au niveau du pôle technique en lien avec l'assistante qualité et le Responsable Organisation de Production.

Préparer les ratios des affaires.

Relations avec le Pôle Technique :

Travailler aux côtés de l'ingénieur, du chargé d'affaires et du chef/directeur de projets.

Contrôler les situations de travaux et les devis de travaux supplémentaires des entreprises.

Préparer divers documents techniques : certificats de paiements, FTM, ordres de services de travaux supplémentaires, avenants, PV de réception, visas techniques, visas d'agréments.

Assurer le suivi des documents à l'aide de tableaux de bord (suivi financier, sous-traitance, visas).

Proposer des actions correctives opérationnelles.

Enregistrer et classer la documentation technique et la documentation fournisseurs.

Assurer l'interface avec le client et les entreprises et devenir un interlocuteur privilégié pour eux.

Phase d'étude :

Élaborer les trames des pièces écrites pour assurer la conformité des documents.

Demander des devis à la reprographie et rédiger un bordereau de document.

Vérifier la mise en forme et la conformité des documents.

Compiler et transmettre les documents au client et aux entreprises.

Préparer les documents de réponse aux différents organismes (type RICT).

Préparer les documents relatifs aux analyses des offres.

Vous êtes issu(e) d'une formation de type Bac à Bac +2 (BTS, DUT ou équivalent), idéalement en assistanat de direction, gestion ou administration.
Vous avez développé, au cours de votre parcours, une vraie rigueur, un sens de l'organisation affûté, ainsi qu'une grande polyvalence. Une excellente maîtrise d'Excel est indispensable pour ce poste.
Rejoignez une entreprise dynamique et en pleine expansion, où l'esprit d'équipe et la bienveillance sont au coeur du quotidien.Implantée solidement sur son marché, notre structure cultive un climat social positif, où la collaboration, l'engagement et le respect des valeurs humaines sont essentiels.
Ici, chacun(e) a sa place et contribue activement aux projets collectifs dans un environnement stimulant et convivial.