Assistant - Assistante de Direction H/F Pôle Emploi
Yutz - 57 CDI- 2 200 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Détail du poste
Poste à pourvoir au sein d'une association de 1 200 adhérents. Un accueil des publics est organisé chaque jour du lundi au vendredi de 9h à 12h00 et de 14h00 à 18h30 et certains week-ends pour les manifestations. Nous sommes situés à Yutz.
Nous cherchons un ou une assistante de direction qui saura traiter avec priorité, les opérations de gestion administratives et financières courantes pour nos publics et nos activités. Vous serez un appui incontournable à la direction pour le lien avec les équipes, appuyer aux prises de décisions stratégiques et plus courantes ainsi que pour les représentations. Au delà de l'aspect gestion, vous aurez le plaisir de rencontrer chaque jour les adhérents de tout âge et participer à des animations culturelles en équipe.
Vous intègrerez une équipe composée de 15 de salariés dont 6 personnels permanents et d'une cinquantaine de bénévoles.
Un binôme est formé avec une secrétaire d'accueil à temps partiel pour les suivis administratifs et financiers des adhérents.
Parce qu'il est important pour nous d'assurer l'intégration de chaque personne dans leur nouvel environnement de travail, un accompagnement aux procédures internes et à la cohésion est prévu avec une personne référente en plus de l'aide des collègues et de la direction.
Missions :
Assurer la tenue du standard téléphonique et l'accueil physique (gestion de plusieurs lignes, accueil d'entreprises etc)
Enregistrer, traiter et classer les paiements par chèques, en espèces et en carte bleue, aux différentes activités aux heures d'ouverture
Inscrire les participants aux activités et être à jour des adhésions et licences (Excel et logiciel)
Tenir à jour la facturation, préparer et suivre les paiements, devis etc
Préparer, enregistrer sur Excel et classer les pièces comptables avec leur imputation et les relevés bancaires (cabinet comptable extérieur)
Assurer quotidiennement le suivi de toutes les caisses et assurer les remises de chèques et d'espèces en banque
Tenir à jour les bilans financiers des manifestations
Tenir à jour l'état des stocks et les besoins en approvisionnement
Assurer la protection des données des publics
Appliquer les conditions d'exécution de tous contrats ou convention passées avec la MJC et faire valider les demandes de modifications éventuelles
Participer à la rédaction des dossiers de demande et bilan de subvention (Mairie, CAF, conseil départemental.)
Veiller au bon classement et à l'archivage des documents en tout genre
Préparer et suivre les différents contrats d'assurance en cours ou à venir
Rédiger des courriers de toute nature
Suivre et rédiger et transmettre les déclarations d'autorisation d'activité de la MJC : SDJES, Agrément, SACEM, SPRE, obligations d'affichage, vidéo télésurveillance.
Assurer la rédaction des supports administratifs et financiers des manifestations (courriers, caisse billetterie, devis et facturation, inscription...)
Collaborer avec les équipes mobilisées pour le suivi de l'organisation des manifestations
Participer à la préparation des centres et séjours tels que les ALSH et classes de neige (préparation des listes, devis et suivi facturation)
Participer à l'accueil des artistes et/ou du public sur des événements
Tenir à jour les éléments de pointage du personnel et préparer les éléments des salaires (planning, congés, maladie etc)
Effectuer les déclarations préalables à l'embauche et préparer certains contrats
Effectuer les déclaration GUSO et assurer le paiement aux intervenants
Suivre l'exécution des contrats de mutuelle et prévoyance des salariés ainsi que la médecine du travail
Convoquer et participer à la préparation des différentes instances : Bureau - CA - AG (logistique, supports administratif, dossier d'information.)
Veiller à la réglementation en vigueur et assister la direction pour son agenda et les affaires courantes
Le profil recherché
Experience : 2 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Normes rédactionnelles, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Réaliser la gestion administrative des contrats, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques
Langues : Français exigé
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Gestion de salles de spectacles
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Yutz - 57
- CDI
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