Assistant de Direction du Président-Directeur Général H/F Inrae
Paris 7e - 75 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public autres
Détail du poste
En tant qu'assistant·e du P-DG d'INRAE, vos activités principales seront :
Tenir et suivre l'agenda électronique dense et évolutif du P-Dg (une centaine de créneaux mensuels en France et à l'étranger) ; alimenter et utiliser le tableau de bord numérique du cabinet permettantl'instruction et le suivi des demandes de rendez-vous et de participation du P-Dg à des réunions; constituer les fonds de dossier correspondants (numériques et/ou physiques), en lien avec les membres du cabinet du P-Dg et en concertation lorsque nécessaire avec les autres assistant.e.s ou agent.e.s concernés par les rendez-vous.
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Assurer la circulation de l'information et sa fiabilité, l'analyser et communiquer avec les membres du cabinet, les services administratifs d'INRAE, les partenaires internes et externes. Savoir sélectionner, synthétiser et partager les informations pertinentes pour la prise de décision des membres du cabinet et du P-Dg.
Apporter des réponses et assurer la gestion des sollicitations téléphoniques et numériques de nombreux interlocuteurs internes et externes (par mail, par téléphone et en direct). Gérer les courriers et parapheurs entrants et sortants ; les enregistrer sur des outils numériques partagés ; mettre en forme et rédiger des courriers ou des mails de réponse à caractère non technique à des interloctuteurs variés.
Organiser des réunions sensibles ou de haut niveau : coordonner la logistique afférente à l'organisation de ces événements. Accueillir des visiteurs en veillant au respect des règles protocolaires.
Participer à la préparation des déplacements nationaux et internationaux du P-Dg (relations avec l'agence de voyage, réservations de restauration et d'hébergement...)
Gérer des notes de frais du P-Dg et de son cabinet
Informer, accompagner et orienter les différents interlocuteurs dans leurs démarches
Préparer au nom du P-Dg des diffusions en interne et en externe (publipostages notamment)
Assurer le suivi et le reporting des activités en réalisant des tableaux de bord
Tenir à jourles informations utiles au fonctionnement du cabinet : tableau des contacts...
Le profil recherché
Formation, compétences et expérience recherchées
Vous avez le sens des relations humaines,
Vous êtes : rigoureuse, fiable, réactive, vous avez le sens de la confidentialité,
Vous savez analyser des informations y compris nombreuses (mails, courriers notes),
Vous savez rédiger (mails et courriers) et vous adresser à des interlocuteurs institutionnels
Vous êtes un·e cadre d'appui expérimenté·e, avec des bases en anglais.
Vous êtes autonome, polyvalente, avec une capacité à vous adresser à des interlocuteurs personnels ou institutionnels très divers et de haut niveau.
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Vous maîtriserez les outils numériques utilisés par le cabinet du PDG (Pack Office; agendas, tableurs et dossiers partagés; sites intranet et SharePoint) et pourrez en proposer de nouveaux.
Une grande discrétion et un savoir être professionnel sont obligatoires.
Infos complémentaires
26K-39K SELON EXPERIENCE
- Paris 7e - 75
- CDD
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