Secrétaire de Direction de la Construction de la Sécurité et du Patrimoine H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un(e) secrétaire de direction de la construction, de la sécurité et du patrimoine H/F

LE POSTE :
Mission principale :
Accueil
Gestion et traitement de données
Missions spécifiques :
° Accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer l'interface entre les entreprises et les autres services du CHU (médicaux, logistiques, administratifs) et les services techniques
- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités
° Gestion et traitement de données :
- Contrôler et participer à l'élaboration administrative de tous les documents techniques : courrier, compte rendu de réunion, documents de consultation (CCTP, rapport d'analyse
des offres, fiche marché, avis d'information) rapports divers, bordereaux d'envoi, etc.
- Réalisation, diffusion et gestion de notes techniques et permanence technique
- Classement des informations du personnel (plan blanc, etc.)
- Classer, photocopier, afficher, archiver
° Tâches diverses :
- Participation à l'ensemble des tâches administratives du secteur
Réalisation de documents « types » avec les outils bureautiques disponibles

PROFIL RECHERCHÉ :
Formations Qualifications (Savoir) :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique : Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.
- Maîtriser l'orthographe et les règles de grammaires.
- Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants.
- Connaître les principes de base de la réglementation des marchés publics.
Connaissances particulières (Savoir-faire) :
- Ecouter en faisant preuve d'amabilité et traiter une demande en y répondant directement ou en l'orientant vers la personne ou le service compétent,
- Analyser un besoin formulé par un utilisateur,
- Evaluer et prioriser les demandes,
- Avoir le sens du travail en équipes,
- Assurer la polyvalence au sein du secrétariat
- Partager les informations et mutualiser les pratiques
- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique,
- Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis,
- Recueillir, enregistrer et classer une information selon le processus d'archivage du domaine défini et selon la nature de l'information.

Qualités professionnelles (Savoir-être) :
- Conceptuel
Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode