Assistant·e de Presidence Cme H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif POSTE NON PERENNE
Finalité :
L'assistant·e de direction assure la gestion du secrétariat de la CME, sous l'autorité du PCME et du VPCME ainsi que leurs agendas.
Missions principales :
Assure le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la CME et à ses sous-commissions ainsi que le suivi des dossiers.
Organise la gestion logistique pour le PCME et VPCME (déplacements professionnels, organisation de réunions).
Assure la coordination avec les autres secrétariats des directions fonctionnelles et services de l'établissement.
Activités principales
Gestion des agendas du PCME et du VPCME et assurer la coordination de l'organisation des contacts avec les interlocuteurs internes au CHU et les partenaires extérieurs à l'institution.
Assurer les travaux de secrétariat, notamment :
- La gestion et le traitement (enregistrement, diffusion, archivage) des différents types de courrier (papier et électronique) ainsi que des mails
- La gestion des appels téléphoniques internes et externes
- La gestion des rendez-vous
- La gestion du planning et de la logistique des salles de réunion de la CME sur les sites du CHU et en virtuel
- La gestion du matériel
- L'organisation des réunions /instances et diffusion des documents (convocations, ordres du jour, dossiers)
- La diffusion des procès-verbaux et des comptes rendus de réunion.
- La gestion et le suivi du planning
Assiste et assure le secrétariat de certaines sous-commissions de CME et de réunions organisées dans le cadre de la CME.
- Elaboration, diffusion et suivi du calendrier des instances internes de la CME
Diplômes (et expérience éventuelle) exigés
BAC ou équivalent Métiers du Secrétariat et de l'Administration