Secrétaire - Technicien·ne de Direction H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Poitiers - 86 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Missions :
Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activités administratives, financières,
logistiques et/ou RH d'une structure (direction, unité, service...).
Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement
Précisions sur le poste : Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail. Rattachement possible à plusieurs responsables
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Activités principales :
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
et/ou ressources humaines
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
. Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, des examens, de
recrutement et/ou de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
. Traiter les contacts du responsable et/ou de l'équipe de direction : gestion des déplacements, agendas, filtrage
des interlocuteurs
- Instruire les dossiers en vérifiant la conformité juridique, administrative et financière
. Suivre le courrier et les parapheurs
- Organiser des événements (conférences, réunions, séminaires, colloques...)
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Traiter les dossiers sensibles et les situations complexes avec les différents interlocuteurs en mobilisant les
expertises internes et externes nécessaires
Le profil recherché
Compétences principales :
Connaissances :
- Culture internet
- Environnement et réseaux professionnels
- Langue anglaise
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Compétences opérationnelles :
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Concevoir des tableaux de bord
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires
Compétences comportementales :
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'écoute
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
. savoir accueillir
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- Autonomie et confiance en soi
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Sens de la confidentialité
Infos complémentaires
Grille des TECH
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
22 640 € / an 1 887 € / mois 12,44 € / heureEstimation haute
24 570 € / an 2 048 € / mois 13,50 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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