Gestionnaire Administratif·ve - Metropole Rouen Normandie H/F Fonction publique Territoriale
Rouen - 76 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
En lien avec la chargée de gestion administrative, vous assurez la gestion administrative et les travaux comptables permettant le bon fonctionnement du Cabinet du Président et organisez les réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des élus.
Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Gérer l'organisation des réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des
Elus et assurer la gestion des déplacements du Président : Recueillir les demandes de réunions formulées par les directions, faire valider et prioriser leur bien-fondé par le Directeur Général des Services. Organiser des réunions avec des Elus, avec d'autres collectivités concernées et avec des collaborateurs en coordonnant tous les agendas et réaliser les relances le cas échéant. Confirmer par mail aux Départements, aux directions, au DGS et aux Elus les dates définitivement retenues et en assurer la logistique. Constituer des dossiers pour la préparation des réunions et veiller au respect des délais de
transmission de documents avant les réunions. Organiser les déplacements du Président, des Elus et des collaborateurs du Cabinet et réaliser les différentes réservations liées à ces déplacements.
Gérer les travaux administratifs pour le Cabinet du Président : Assurer l'accueil téléphonique et physique, le suivi des messages téléphoniques. Rechercher et diffuser des informations, effectuer des recherches documentaires et mettre à jour des bases de données. Traiter, rédiger et mettre en forme les courriers et autres documents en appliquant les procédures. Suivre les courriers sur le logiciel Post-Office. Assurer le suivi des parapheurs soumis au visa du Président ou des Elus. Préparer les dossiers journaliers du Président en lien avec la Direction Générale des Services. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
Gérer le suivi des demandes et réclamations des usagers : Collecter, classer et prioriser les courriers et demandes des usagers adressés à la Métropole nécessitant un suivi particulier. Communiquer au Président les éléments recueillis puis veiller au suivi de la demande.
Gérer le suivi des notes et courriers signalés et annotés par le Président : Suivre les courriers annotés par le Président, veiller au retour des informations dans des délais corrects et relancer le cas échéant. Collecter les informations en retour et les porter à la connaissance du Président. Classer les courriers signalés en fin d'instruction de la demande.
Le profil recherché
Issu.e d'une formation secrétariat et/ou assistant.e de gestion, vous justifiez de plusieurs
années d'expérience de travail dans des fonctions similaires, notamment, au sein d'un Cabinet d'une administration publique. Doté.e d'excellentes capacités organisationnelles et de communication, vous connaissez l'environnement institutionnel ainsi que ses procédures administratives. Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et faites preuve d'aisance dans l'expression orale. Vous êtes respectueux.se des consignes et procédures et savez vous adapter aux urgences et imprévus, tout en sachant faire preuve d'initiative et de créativité. Vous maitrisez le Pack Office, Post office et connaissez les techniques de secrétariat. Vous êtes pro actif(ve), rigoureux(se), autonome, discrète et disponible pour assurer des permanences le matin et le soir jusqu'à 18h30.
Infos complémentaires
Non renseigné
- Rouen - 76
- CDI
Créez une alerte
Pour être informé rapidement des nouvelles offres, merci de préciser les critères :
Finalisez votre candidature
sur le site du partenaire
Créez votre compte pour postuler
sur le site du partenaire !
sur le site du partenaire
sur le site du partenaire !
Ces offres pourraient aussi
vous intéresser
Recherches similaires
- Job Gestionnaire administratif
- Job Administratif
- Job Le Havre
- Job Dieppe
- Job Fécamp
- Job Yvetot
- Job Gournay-en-Bray
- Job Elbeuf
- Job Neufchâtel-en-Bray
- Job Barentin
- Job Forges-les-Eaux
- Job Duclair
- Job Assistant administratif
- Job Assistant ADV
- Job Responsable administratif et financier
- Job Assistant administration des ventes
- Job Agent administratif
- Entreprises Administratif
- Entreprises Gestionnaire administratif
- Entreprises Rouen
- Job Fonction publique
- Job Collectivités
- Job Fonction publique territoriale
- Job Gestion administrative
- Job Directeur
- Job Cdi Rouen
- Job Fonction publique Rouen
- Job Collectivités Rouen
- Job Fonction publique territoriale Rouen
{{title}}
{{message}}
{{linkLabel}}