Consultant en Gestion de Documents H/F Synapsco Sg Pte Ltd

Détail du poste

Description du Poste :

Nous recherchons un Consultant en Gestion de Documents qualifié pour coordonner les activités liées à la gestion de la documentation fournisseur. Le consultant jouera un rôle clé en assurant des flux de documentation efficaces entre les équipes internes, les fournisseurs, les sous-traitants et le centre opérationnel de Chennai. Le consultant soutiendra l'équipe en gérant les processus de contrôle des documents, en facilitant la communication, en rédigeant des procédures et en garantissant le respect des normes de documentation du projet.

Responsabilités Principales :
- Mise en oeuvre des flux de travail : Établir et maintenir des flux de travail efficaces dans le Système de Gestion des Documents Électroniques (EDMS), en garantissant un traitement des documents précis et en temps voulu.
- Coordination avec les fournisseurs : Servir de point de contact entre les fournisseurs, sous-traitants, et le centre opérationnel de Chennai, en assurant un flux de documents fluide et un traitement précis de la documentation des fournisseurs.
- Réunions de lancement : Participer aux réunions de lancement de projet, discuter des exigences en matière de documents, des processus et des attentes avec toutes les parties prenantes.
- Rédaction des procédures et instructions : Développer et maintenir des procédures et instructions de travail claires et concises pour la gestion des documents, en veillant à ce qu'elles soient conformes aux exigences de l'entreprise et du projet.
- Gestion des documents : Superviser la gestion des documents dans la base de données EDMS, en veillant à ce que tous les documents soient téléchargés, classés et facilement récupérables selon les exigences du projet.
- Support utilisateur : Fournir un support continu aux utilisateurs du système EDMS, les aidant à naviguer dans le système et à résoudre les problèmes éventuels.
- Suivi avec les fournisseurs et sous-traitants : Suivre l'état de la documentation des fournisseurs et sous-traitants, en garantissant la soumission en temps voulu et la conformité aux spécifications du contrat.
- Coordination interdisciplinaire : Travailler en étroite collaboration avec les autres disciplines pour garantir l'alignement des exigences en matière de documentation entre les équipes.
- Rapports et analyses : Préparer des rapports détaillés sur les activités de gestion des documents, y compris le suivi des progrès, l'état de conformité et les métriques des documents.

Conditions - 4 jours et teletravail et un jour au bureau a Lyon ou Brussel

Compétences et Qualifications Requises :
- Expertise en gestion de documents : Expérience avérée en gestion de documents et en utilisation de systèmes EDMS (comme SharePoint, Aconex ou des plateformes similaires).
- Connaissance des procédures : Forte compréhension et application des procédures d'exécution des tâches et des normes de documentation.
- Rédaction de rapports : Capacité à rédiger des rapports d'activités clairs et détaillés sur la gestion de la documentation.
- Compréhension de l'anglais technique : Maîtrise de l'anglais technique, particulièrement en ce qui concerne la lecture et la compréhension de documents techniques.
- Compétences en gestion documentaire : Maîtrise du savoir-faire en gestion de documents.
- Compétence Excel : Maîtrise d'Excel (fonctions avancées telles que VLOOKUP, etc.).

SynapsCo est une société de conseil en ingénierie, fournissant des services spécialisés en recrutement et en assistance technique. Grâce à son expertise dans les domaines techniques, SynapsCo accompagne ses clients dans la gestion de leurs projets en mettant à disposition des ressources qualifiées, notamment des ingénieurs et des techniciens spécialisés, pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.