Assistant de Direction - Direction des Affaires Médicales de la Recherche et de la Stratégie H/F Fonction publique Hospitalière
Saint-Denis - 93 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public hospitalier
Détail du poste
Assurer le secrétariat de la directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie, de son adjoint.
Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l'ensemble de leurs missions;
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s;
- Gestion des réunions à l'initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle;
- Assurer le secrétariat des commissions spécifiques à la DAM (commission médicale d'établissement notamment);
- Suivi des demandes d'intérim médical en lien avec les services de soins et les agences d'intérim;
- Gestion de la procédure de demande de cumuls d'activité des praticiens (vérification de la complétude des dossiers);
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions;
- Mise à jour du tableau de suivi des projets (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d'actions, etc.);
- Accueil des rendez-vous;
- Frappe et mise en forme de document;
- Saisie, mise en forme et actualisation de l'intranet;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques;
- Reproduction et diffusion de documents;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses;
- Préparation des dossiers;
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d'interventions techniques et informatiques nécessaires à l'activité;
Missions ponctuelles :
- Intérim de l'assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale
Le profil recherché
Savoir-faire :
Connaissance de l'environnement hospitalier et de l'environnement institutionnel des établissements publics de santé.
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
Utiliser les outils bureautiques / technologie d'information et de communication.
QUALITES REQUISES
Discrétion
Loyauté
Diplomatie
Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
Autonomie, organisation du travail
Disponibilité
Capacité à gérer les pics d'activité
Capacité d'adaptation
PRE-REQUIS
Formation Assistant(e) de direction
EXPERIENCE CONSEILLEE
Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée
Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis
PERSONNES À CONTACTER
Envoyer votre CV et lettre de motivation à :
Mme Clarisse BOQUET et M. Nathan JUDAIS
Fonction : Directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie et son adjoint.
Téléphone : Secrétariat de direction : **.**.**.**.**
Courriel : ****@****.** ****@****.**
Infos complémentaires
Non renseigné
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Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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