Assistant Administratif des Services Techniques H/F Institut Curie

Détail du poste

Description du poste

Au sein du Centre de Recherche de l'Institut Curie sur le site de Paris, vous intégrez la Direction des Services Techniques.

Rattaché(e) au Responsable adjoint de l'équipe composée de 6 personnes, vous serez en charge des missions suivantes :

Missions principales :

1. Recueillir et traiter les informations nécessaires aux collaborateurs et aux collègues

2. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

3. Assister la direction dans la préparation, l'exécution et le suivi de la gestion administrative

4. Tenir à jour les données des activités, les tableaux des bords, la documentation générale de la direction

Activités principales :

1. Information et orientation des interlocuteurs, internes et externes :

Gestion des canaux d'informations : surveillance, alerte, information et orientation des différents publics

Aide à la formulation des demandes, au bon usage des outils, mise à disposition des procédures, notes et consignes

Mise à jour des pages du site intranet dédié à la direction des services techniques

2. Exécution des actes de gestion administrative courante :

Gestion des agendas et des activités récurrentes : prise de note, rédaction et diffusion de compte-rendu

Gestion du courrier, collecte, mise en forme, reproduction, diffusion, classement numérique et archives

Préparation et mise en validation des actes engageants : ordre de service, décision, etc.

Suivi des dossiers individuelsdes agents de la direction : congés, absences, évaluations, habilitations

3. Exécution des actes de gestion budgétaire courante :

Participation à la gestion des budgets d'exploitation, maintenance et travaux de la direction

Rédaction, notification et suivi des bons de commande, collecte des admissions et réceptions, rapprochement de factures

Suivi des enveloppes budgétaires, surveillance et alerte

Mise à jour des tableaux de suivi des marchés d'approvisionnements, fournitures, prestations de services et travaux

4. Assistance au suivi des activités de la Direction :

Collecte et mise à jour des demandes, traitements des données, mise à jour de tableaux de bords

Gestion des réclamations : orientation des retours des demandes d'interventions

Relance des intervenants, fournisseurs, prestataires et entrepreneurs de travaux

Mise à jour des documents de synthèse et rapports d'activités de la direction

Profil recherché

Formation et expérience
- Niveau Bac +2
- Expériences professionnelles similaires souhaitées dans le secrétariat et l'assistance d'un service technique

Compétences et qualités requises
- Maîtriser les logiciels bureautiques du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint
- Maîtriser les tâches de secrétariat classique (gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique, etc.)
- Sens de l'organisation et de la méthodologie
- Réactivité et rigueur
- Gestion des priorités, diplomatie et faculté d'adaptation aux demandes des différents interlocuteurs
- Bonnes capacités relationnelles, d'écoute et communication orale adaptée.

Toutes nos opportunités sont ouvertes à des personnes en situation de handicap.

Informations sur le contrat

Type de contrat : CDI

Date de démarrage : Dès que possible

Temps de travail : Temps plein (35h/semaine)

Rémunération : Selon les grilles en vigueur

Avantages : Restauration collective, prise en charge du titre de transport annuel à 70%, mutuelle d'entreprise, CSE

Localisation du poste : Paris 5eme

Fourchette salariale : Selon les grilles en vigueur

Contact

Please send your CV, letter of motivation and 2 references

Publication date : 06/01/2025

Deadline for application : 29/02/2025

L'Institut Curie est un employeur inclusif respectant l'égalité des chances.

Il s'engage également à appliquer des normes exigeantes en matière d'intégrité de la recherche.