Assistante Administrative I-Reivac Innovative Clinical Research Network In Vaccinology H/F AP-HP

Détail du poste

MétierEmployé - Agent administratif
Intitulé du posteAssistante Administrative I-REIVAC (Innovative clinical REsearch network In VACcinology) F/H
Type de contratTitulaire ou CDD
TélétravailNon
Présentation du service
Le réseau I-REIVAC (Innovative-clinical REsearch network In VACcinology), est le réseau de recherche clinique vaccinale français. Créé en 2007, il a été labélisé réseau d'excellence en 2014 par l'infrastructure F-CRIN (French Clinical Research Infrastructure Network).

Depuis sa création, il a coordonné une centaine d'études vaccinales académiques et industrielles pour lesquelles il accompagne sur les aspects réglementaires, administratifs et financiers, et assure le lien et la communication entre les investigateurs et les promoteurs d'institutions publiques (Inserm, ANRS MIE, APHP, CHU...) et privées (industrie pharmaceutique et biotechs).

I-REIVAC rassemble des cliniciens, des biologistes et des chercheurs académiques français ayant un intérêt fort pour la recherche clinique en vaccinologie.

Vos missions
MISSION PRINCIPALE

L'assistant(e) administratif(ve) assure un rôle clé dans la gestion quotidienne des tâches administrative. Elle garantit la bonne organisation et le bon fonctionnement de l'équipe en apportant une aide logistique et en coordonnant les tâches de bureau.

ACTIVITES

Gestion d'agendas
- Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements de l'équipe de coordination
- Gestion de plusieurs agendas simultanément

Gestion des communications
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Gestion de la boite mail générique, de la boite postale et autres demandes
- Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes.
- Traiter et diffuser des informations au sein du réseau et auprès des partenaires

Gestion administrative
- Assurer le classement et l'archivage des documents physiques et numériques

Gestion des contacts
- Tenir à jour l'annuaire des membres du réseau, de l'équipe de coordination, des fournisseurs et partenaires

Réalisation de rapports et synthèses
- Rédiger des documents, lettres, comptes rendus de réunions
- Création de support de présentation, rapports etc

Gestion des fournitures de bureau
- Suivi des inventaires et renouvellement des stocks

Accueil des visiteurs et partenaires
- Accueil des partenaires et gestion des salles de réunion

Profil recherché
DiplômeS ET OUTILS :

Formation diplômante : dans le domaine du secrétariat, support action managériale ou gestion administration

SAVOIR FAIRE ET APTITUDE :

Savoir Faire :
- Accueil et orientation des personnes, accueil téléphonique
- Gestion du classement et de l'archivage
- Prise de note, rédaction de compte rendu, mise en forme de documents
- Organisation de réunion
- Travail en équipe et en réseau, sens relationnel
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,
- Assurer avec tact, discrétion et courtoisie toutes les activités liées à la fonction,
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, outlook).
Aptitude :
- Respect de la hiérarchie,
- Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne,
- Bonne compréhension et rapidité d'exécution,
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service, bonne communication et savoir travailler en équipe
- Capacité à gérer les priorités

Horaires de travail100% : soit sur les horaires : 09h00 /16h30
Langues[Français]
Niveau[3- Niveau professionnel]

Description de l'hôpitalRejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité. Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin - Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu. Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez. Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris. Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares. Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients. Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur. La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année. Rejoignez-nous, nous vous attendons !
Service d'affectationRecherche clinique vaccinale français
Référence de l'offre2025-15200