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Assistante Executive - Direction de la Communication et de la Philanthropie H/F INSTITUT PASTEUR

Paris - 75

CDI

Résumé de l'offre

🏠 Télétravail partiel
Bac +2
Bac +3, Bac +4
Industrie Pharmaceutique • Biotechn. • Chimie
Service public autres
Exp. 1 à 7 ans
Exp. + 7 ans

Détail du poste

L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Executive pour la Direction de la Communication/Affaires Publiques et la Direction de la Philanthropie. Dotée d'une feuille de route exigeante avec de beaux projets de développement, vous viendrez en appui de ces 2 directeurs et de leurs équipes.

Les missions principales sont :
1. Gestion administrative et coordination interne
- Organisation des agendas complexes : gestion et proratisation des agendas des directeurs, anticipant les besoins et gestion des urgences.
- Préparation et suivi des réunions : Planification, organisation des réunions, préparation des supports nécessaires pour les réunions régulières.
- Soutien administratif : appui à la mise en oeuvre et au suivi des outils et initiatives internes, suivi des commandes, gestion des fournisseurs et des paniers d'achat.
- Formation et accompagnement des équipes : Sensibilisation à l'utilisation des outils internes (Concur, COUPA, portail RH et informatique)
- Gestion des signatures électroniques : Supervision des demandes via DocuSign pour assurer des validations fluides et rapides.
- Office Management : Intégration des nouveaux arrivants (demandes de matériel, activation des comptes informatique et mise en place des outils nécessaires. Gestion proactive des problématiques administratives et techniques.
- Gestion des déplacements : Réservation et coordination des déplacements et traitement des notes de frais via Concur.
2. Coordination événementielle
- Organisation des séminaires et événements :
Coordination logistique (réservations de salles, pauses café, matériel technique).
Gestion des accès pour les invités externes.
Collaboration avec le CCIP pour les événements institutionnels.
3. Gestion des projets transversaux : focus Pasteurdon
- Organisation des réunions de pilotage : planification et coordination des participants.
- Gestion budgétaire et administrative : création des paniers d'achat suivi des commandes et budgétaire.
- Support logistique événementiel : coordination des aspects logistiques (accueil des participants, aide à la gestion des prestataires.
4. Communication interne et collaboration transversale
- Facilitation de la communication interne : diffusion des supports et informations auprès des équipes.
- Soutien technique et formation : accompagnement des équipes sur les outils internes pour optimiser les synergies.

Nos étapes de recrutement

Les étapes de recrutement peuvent varier selon l’offre à laquelle vous postulez.

Envoi d'un mail d'accusé de réception à la candidature
Pré-qualification téléphonique avec un recruteur puis entretien si sélectionné
Entretien(s) manager / équipe sur site de l'Institut Pasteur
Possibilité de questionnaire de personnalité ou de test professionnel suivant l'emploi
Retours aux candidats finalistes

Le profil recherché

Diplômé(e) d'un Bac +2 ou 3 Assistant Manager, vous avez a minima 6 ans d'expérience professionnelle auprès de managers de direction avec des responsabilités transversales.

Savoir-faire :
- Expérience en gestion d'événements et en office management.
- Capacité à évoluer dans un environnement institutionnel exigeant, nécessitant proactivité et réactivité.
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Maîtrise des outils numériques : Pack Office, DocuSign, Concur, COUPA.
- Maîtrise de l'anglais.

Savoir-être :
- Diplomatie, flexibilité et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité.

Vos conditions et environnement de travail :
- Politique de congés très favorable
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Possibilité de télétravail
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle et service de santé pour les collaborateurs
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités).

Raisons de nous rejoindre

Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants)
Politique de congés très favorable (32 cp après intégration)
Facilité de transport - métros, bus à proximité, parkings vélo/voiture
Contribution transport : forfait mobilité douce ou remboursement à 75%
Cantine d'entreprise, cafétérias, lieux de vie et de convivialité
Télétravail possible selon les profils
Environnement de travail multiculturel, multigénérationnel
Vie de campus, +30 activités artistiques/sportives ; avantages CSE

3 de plus

0 / 8

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Paris

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heure

Salaire brut estimé

37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heure

Estimation haute

45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heure

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Merci pour votre retour !

Assistante Executive - Direction de la Communication et de la Philanthropie H/F

INSTITUT PASTEUR

Paris - 75
CDI

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Publiée le 03/04/2025 - Réf : 2025-14561

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Métier

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Stage

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