Assistante de Direction a la Direction du Gh - Ghu Aphp.Centre - Université de Paris H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Assistante de direction / AMA

POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques

Directeur Général du GHU APHP-Centre-Université de Paris

Liaisons fonctionnelles

Adjoint au Directeur du GHU
Secrétaire générale du GHU
Chef de Cabinet du GHU L'ensemble des Directions fonctionnelles et des directions de sites du GHU
La Direction générale de l'AP-HP et les différentes Directions Centrales
Présidente de la CMEL du GHU
Les exécutifs de DMU
La doyenne de l'Université Paris Cité

Présentation générale du GHU APHP.Centre/université de Paris

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Centre-Université de Paris regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin - Port-Royal, Corentin-Celton, l'Hôpital européen Georges-Pompidou, Necker-Enfants malades, l'Hôtel-Dieu et Vaugirard-Gabriel-Pallez et couvre le centre ouest de Paris.
Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.
Il s'est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites. Il abrite près de 101 centres de référence ou de compétence sur les maladies rares. Il est le siège du Samu de Paris.
Ses 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients par an.
Son budget annuel d'exploitation s'élève à plus de 1,9 milliard.
Rattachées à l'Université de Paris Cité, ses équipes ont développé une approche médicale de haut niveau grâce à la forte synergie entre les unités cliniques, les plateaux techniques de pointe et les unités de recherche qui font du groupe hospitalo-universitaire un acteur majeur de la recherche clinique et fondamentale avec près de 2 200 projets en cours. Sa dimension universitaire se traduit également par l'accueil de plus de 1500 internes et étudiants hospitaliers et 3500 étudiants paramédicaux chaque année.

Présentation du secrétariat de la Direction du GHU

- Une assistante de Direction du Directeur du GHU
- Une assistante de Direction de l'adjoint au Directeur et de la Secrétaire générale
(Secrétariat en binôme)

Missions du Poste

Missions générales
L'assistante de direction assure le secrétariat du Directeur Général du GHU et avec sa collègue assistante le secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale, ainsi que de la chef de Cabinet.
Elle assure l'interface avec les Directions de site et les Direction fonctionnelles du GHU ainsi qu'avec la Présidente de la CMEL et les exécutifs de DMU

Missions permanentes

Accueil physique et téléphonique
Gestion des agendas / Prise de rendez-vous / programmation de réunion, visites
Gestion et suivi du courrier, et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching en fonction des sujets, archivage)
Elaboration et Gestion du tableau de garde GHU (annuel et mensuel)
Suivi des congés sur Gestime du Directeur Général, du Directeur Général adjoint et du Secrétaire Général
Elaboration du tableau de suivi des congés de l'ensemble du CODIR Elargi
Planification des conférences budgétaires de DMU
Préparation des dossiers pour les réunions
Participation au Codir et au Codir Elargi et Codir Plénier avec rédaction du compte-rendu
Soutient aux fonctions Cabinet
Participation et aide logistique aux différents séminaires organisés
Mise en forme de courrier
Gestion des commandes et des stocks de matériel

Qualité requises

Disponibilité,
Confidentialité
Connaissance de l'institution
Sens des priorités, de l'organisation, rigueur
Maîtrise des agendas (outlook)
Bonne connaissance de Teams serait un plus

Particularités du poste

Horaire : 9h00 18h00
Localisation du poste : Hôpital Necker
Dates de congés à articuler avec la collègue