Assistant de Direction Mécénat H/F La Cinémathèque française

Détail du poste

Le/la titulaire de l'emploi assure un ensemble de travaux de nature administrative, de tenue et de suivi de dossiers de mécénat, visant à la création, à la gestion et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l'unité mécénat et à l'accueil et à l'information des personnes/mécènes en interne et en externe. Il/elle assiste, par ailleurs, son responsable dans la mise en oeuvre de ses activités sur le plan administratif et logistique.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

GESTION ADMINISTRATIVE ET BUDGETAIRE DES DOSSIERS MÉCÉNATS ET RELATIONS EXTERIEURES

Vérifie la conformité de procédures administratives et prépare les documents de suivi de décisions administratives : bons de commande, facture, note de frais...

Vérifie l'ensemble des documents soumis à la signature du responsable

Participe à l'établissement du budget et procède à son suivi et à son exécution

Assure le suivi des contreparties mécénat, et s'assure de la présence des mécènes et partenaires sur les supports de communication

GESTION DE L'INFORMATION MÉCÉNAT

Rédige et assure la diffusion des dossiers, courriers, documents administratifs et juridiques, procédures, comptes rendus de réunion, manuels utilisateurs, fiches de tests et tickets d'incidents et procède à des relectures correctives et de structure.

Tient et administre les fichiers des contacts d'influence de l'institution et la base de données métiers et élabore des listes et publipostages ciblés pour les invitations

Procède à des recherches, fait de la veille sur l'évolution, les tendances et les nouveaux acteurs du secteur et assure, la gestion de la documentation professionnelle liée au mécénat

Veille au respect du calendrier des principales échéances de l'activité de son unité

ACCUEIL ET COMMUNICATION

Organise la circulation et la diffusion des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de son unité

Accueille, informe, oriente, les interlocuteurs et assure une présence sur les événements mécénat

Entretient, renforce et suit les relations avec les mécènes : de la prise de contact, communiqués, courriers de remerciement, à la remise de bilans d'activité...

Participe à la préparation de la feuille de route (établie avec sa hiérarchie et en lien la Direction du Développement) et assure le suivi de l'organisation des événements mécénat avec les opérateurs internes et externes (bâtiment, régie, direction du développement, action culturelle et éducative, programmation et avec le régisseur...)

Assure l'accueil téléphonique, le filtrage et la transmission des messages

Réceptionne, enregistre et distribue le courrier de son unité

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Commande les fournitures dans le respect des budgets pour l'ensemble de son unité sur l'outil de gestion des commandes

Assure la bonne réception des fournitures

PARTICIPATION À LA VIE ET AUX PROJETS DE L'ÉQUIPE

Forme les nouveaux entrants sur son activité, partage ses connaissances et ses bonnes pratiques avec ses collègues dans et en dehors de son service

Peut assurer le tutorat d'un apprenti, contrat de professionnalisation, stagiaire ou service civique

Contribue à la réalisation des projets de l'équipe en lien avec l'actualité et la stratégie

Issu(e) d'une formation Bac +2 (BTS Assistant de direction) ou Bac +3 (Licence en Gestion)

Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un pôle de gestion idéalement dans le domaine du mécénat

Maîtrise des outils informatiques (Excel niveau avancé, Canva, Power Point, Word)

Appétence pour les règles administratives, financières (données chiffrées et les états d'analyse) et juridiques

Excellente expression écrite

Capacité relationnelle, sens de l'accueil et diplomatie

Organisation, rigueur et gestion des priorités

Bonne maîtrise de l'anglais (niveau B2)

Intérêt pour le secteur cinématographique et le mécénat d'entreprise

Association loi 1901, la Cinémathèque française a été créée en 1936. Elle a pour but de collecter des films anciens, quels que soient leur origine et leur format, de les sauvegarder et de les montrer au public, afin de contribuer au développement de la culture cinématographique ; elle recueille également des objets et des documents ayant trait à l'histoire du cinéma : scénarios, affiches, photographies, documents divers, appareils, costumes ou dessins. Elle est devenue au fil des ans l'une des archives les plus célèbres dans le monde grâce à la richesse de ses collections.