Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Institut National de Formation et de Rec
Pau - 64 CDD- 12,89 € / heure
- 🕑 2 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Dans le cadre d'un remplacement de deux mois, l'Assistante administrative est charge(e) de l'accueil du public, du traitement des documents administratifs internes et externes et du traitement des documents administratifs liés a l'exploitation dans le cadre de consignes générales permanentes. Il (elle) peut être appelé(e) a prendre des initiatives pour adapter les instructions et en prévoir les moyens d'exécution.
Vos missions seront les suivantes :
- Gérer le standard téléphonique, assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence
- Trier, classer et numériser les documents administratifs
- Suivre le planning des salles et de l'utilisation du matériel dans l'agence
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires,
- Éditer les feuilles d'émargement, les attestations de stage
- Mettre à jour et maintenir les bases de données et les fichiers administratifs.
- Traiter et suivre les factures fournisseurs
- Traiter et suivre les conventions avec les différents partenaires
- Préparer les factures, les transmettre aux clients, suivre les règlements
- Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau - Maîtriser le Pack Office
Compétences rédactionnelles : Excellente capacité de rédaction et de communication écrite. Excellente communication orale et écrite, sens du relationnel.
Vous savez gérer les priorités, anticiper les besoins et apporter un support efficace aux équipes.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Définir des besoins en approvisionnement, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Pau - 64
- CDD
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