Assistant Administratif H/F EXECO
Fontaine - 38 CDI- 1 850 - 2 100 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
L'assistant(e) administratif(ve) a pour missions d'assister les consultants formateurs dans leur travail et assurer le secrétariat de la direction du cabinet.
- Secrétariat :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients, stagiaires, sous-traitants, fournisseurs.
- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités.
- Trier, dispatcher, et traiter le courrier.
- Assurer les tâches de secrétariat : frappe et mise en forme de documents.
- Enregistrer et répondre aux demandes des collaborateurs.
- Gestion des déplacements.
- Aide à la réalisation de certaines tâches dans les projets clients.
- Gestion & suivi des dossiers de formation :
- Traiter les demandes clients, élaboration des devis, conventions, convocations, fiches de présence, et attestations.
- Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offre, des projets de formation spécifiques.
- Gestion administrative & comptable :
- Gestion des prestataires externes.
- Facturation, contrôle factures des prestataires et sous-traitants.
- Règlements fournisseurs.
- Relances client.
- Commandes, contrôle de coûts, suivi des contrats et frais généraux.
- Organisation et Participation aux AG et CA, rédaction des PV
- Gestion du personnel :
Traiter les documents et formalités administratives des entrées et sorties (informatique, santé au travail.), la tenue des registres, le suivi des plannings congés et absences, interface avec le service comptable pour le suivi administratif des salariés.
- Commercial, communication :
- Veiller à la bonne circulation de l'information : gestion du courrier, des communications, des mails.
- Co animation de la communication : newsletter, réseaux sociaux, mise à jour du site internet, création d'outils de communication.
- Entretenir de bonnes relations avec les clients, les fournisseurs, les banques,.
- Co gérer la journée de recrutement annuel « Lindkay by Exéco ».
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Fontaine - 38
- CDI
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