Le guide pour ne plus jamais faire de réunions inutiles et ennuyeuses !

Avouez-le, vous assistez régulièrement à des réunions ennuyeuses qui n’aboutissent à aucune prise de décision concrète. D’ailleurs, vous avez peut-être sans le savoir, animé une réunion vaine. Rassurez-vous, la réunionnite aiguë est un fléau pour presque tous les salariés mais il existe des solutions pour en sortir ! Suivez le guide.

Demandez-vous si la réunion est vraiment nécessaire

Est-ce qu’un mail ou un message n’aurait pas suffi pour transmettre l’information principale ? Posez vous toujours cette question avant d’organiser un échange collectif. Quand il s’agit uniquement de rendre compte de l’avancée d’un projet ou de faire une annonce de promotion, vous pouvez uniquement adresser un message aux membres de l’équipe qui sont concernés.

C’est aussi l’occasion de repenser vos outils de communication dans le service. S’il n’existe pas déjà, vous pouvez créer un canal d’échange avec tous les membres de l’équipe que vous alimenterez régulièrement avec les informations RH par exemple, en indiquant les nominations récentes ou les recrutements en cours. En revanche, dès que vous avez besoin d’échanger, d’innover ou de mettre en place une nouvelle organisation, prévoyez une réunion. Tous les salariés se sentiront ainsi plus impliqués dans la décision ou la nouvelle marche à suivre.

Délimitez un ordre du jour et respectez-le

De quel sujet allez-vous parler précisément lors de cette réunion ? Il faut que vous soyez clair là-dessus dès que vous préparez l’invitation à envoyer à tous vos collaborateurs. S’agit-il d’aborder les objectifs du service pour l’année ? Ou tout simplement de réfléchir à de nouvelles idées pour un client ou un projet ? Adaptez le temps de la réunion en fonction de cet ordre du jour.

Certains points d’équipe où chacun aborde son organisation de la semaine peuvent durer seulement 30 minutes, quand des points plus stratégiques peuvent prendre plus d’une heure. Une fois défini, cet ordre du jour devra occuper principalement les conversations. Vous devrez faire en sorte également de recadrer la discussion si jamais d’autres sujets émergeaient. Vous pouvez dire tout simplement : « On s’éloigne du sujet principal, je veux bien que nous y revenions. »

Faites ressortir l’objectif de la réunion

N’organisez pas de réunion si vous ne savez pas précisément à quoi elle va servir. Prévoir un rendez-vous uniquement pour discuter d’un sujet est une perte de temps pour tous les salariés, surtout si aucune mesure concrète n’en ressort. Si vous avez besoin de réunir vos collègues ou collaborateurs, c’est forcément pour aboutir à une prise de décision ou à une action concrète. Informez-les à l’avance de l’objectif de cette réunion et indiquez clairement leur axe de réflexion d’ici là.

Faites en sorte que tout le monde participe

Une réunion ne doit jamais ressembler à une conférence avec une seule personne qui monopolise toute la parole. D’ailleurs, l’engagement de tous les membres dans la discussion rendra votre réunion plus dynamique. Limitez aussi le nombre de participants pour mieux répartir la parole.

Une fois, l’ordre du jour expliqué, invitez les participants à s’exprimer : « Que pensez-vous de cette nouvelle organisation », « Est-ce que vous avez des questions par rapport à cet objectif ? ». Pour permettre aux personnalités plus introverties d’être à l’aise, n’hésitez pas à nommer directement la personne. Le dialogue doit rester ouvert, et aucune remarque ou demande de précision n’est négative tant qu’elle reste d’ordre professionnel.

Réduisez la durée

Plusieurs études montrent que notre attention baisse au fur et à mesure que les minutes de la réunion défilent. Aussi, les réunions d’une durée maximum de 30 minutes sont souvent préconisées afin d’éviter de gaspiller le temps de chacun. Pour respecter cela, chaque organisateur doit préparer bien en amont sa réunion et veiller à ne pas discuter d’autres sujets que l’ordre du jour. Pour éviter de dépasser l’horaire fixé, mettez en place des petites astuces comme une alarme indiquant qu’il ne reste plus que cinq minutes avant la fin. Vous aurez ainsi le temps de clôturer en douceur la discussion tout en laissant la place à deux ou trois questions.

Crédits photo : K Louw/peopleimages.com /stock.adobe.com