Nos conseils pour bien répondre à la question : "Comment faites-vous pour prioriser vos différentes tâches ?"

Elle ne fait pas partie des premières questions de l’entretien, mais elle pourrait survenir lorsqu’il s’agit d'en savoir plus sur vos précédentes expériences. Votre organisation de travail intéresse souvent les recruteurs lorsque les postes nécessitent une bonne maîtrise de son temps pour mener à bien différentes missions que ce soit de façon individuelle ou en équipe. C’est le cas par exemple pour des postes de chef de projet ou de manager. On vous aide à préparer votre réponse pour révéler votre potentiel de super organisateur, même débutant !

Réfléchissez à votre manière d’organiser votre temps

Afin de préparer au mieux votre réponse à cette question, demandez-vous comment vous priorisez vos tâches. On ne s’en rend parfois pas compte mais nous avons tous une façon de travailler qui nous distingue des autres candidats. Avez-vous un rituel rien qu’à vous ? Par exemple, vous réalisez le matin tout ce qui est urgent et l’après-midi, vous avancez sur d’autres sujets ?

Utilisez-vous des logiciels en particulier, et si oui de quelle façon ? Est-ce que vous avez un système d’alertes pour vous rappeler vos échéances ?  Une technique infaillible pour ne jamais annuler un rendez-vous ou une réunion à la dernière minute ? Rédigez-vous des to do list ? Chacun a sa propre façon de classer ses tâches de la journée en fonction de leur importance ou de leur délai de réalisation. Le recruteur veut juste s’assurer que vous avez une méthode efficace qui a déjà porté ses fruits dans vos précédentes expériences, donc même une habitude à laquelle vous ne prêtez plus attention peut devenir un atout.

Donnez des exemples précis

Lorsque vous répondez au recruteur, appuyez-vous sur votre expérience et détaillez brièvement votre organisation dans vos anciens postes. Si ce job demande du travail d’analyse, soulignez plutôt votre gestion individuelle en citant des logiciels que vous utilisez au quotidien. En revanche, si vous postulez à un poste de manager ou à un poste en lien avec des clients, faites plutôt valoir votre organisation en équipe et votre capacité à prioriser les demandes.

Par exemple, « je m’occupais d’un portefeuille de X clients, je devais jongler sans cesse entre plusieurs projets et délais, donc j’utilisais tel logiciel et je classais chacun d’eux en fonction de leurs urgences ». Vous pouvez aussi exposer seulement une journée de travail type pour rester concret : « Le matin, je préfère prioriser tels rendez-vous et telles tâches, et l’après-midi je privilégie telles missions, avant de partir, je vérifie toujours mon agenda du lendemain afin d’anticiper ma charge de travail. »

N’hésitez pas à citer des méthodes de productivité qui vous inspirent également même si vous ne les appliquez pas forcément pour toutes vos tâches. Cela montre votre capacité à vous fixer des limites de temps et votre volonté de vous améliorer. Vous pouvez par exemple évoquer la méthode Pomodoro qui alterne les périodes de concentration et les périodes de pause ou bien la méthode SMART qui permet d’optimiser vos objectifs.

Adaptez votre discours en fonction des missions de ce nouveau poste

Comme avant tout entretien d’embauche, prenez bien le temps de lire la description des missions du poste sur l’offre d’emploi. Ainsi, vous identifierez les tâches qui vous incomberont si vous êtes embauché et vous pourrez faire le lien avec votre précédente organisation sur des missions similaires. Par exemple : « J’ai déjà été amené à relever ce genre de défi, nous devions organiser tel projet dans un délai de 3 semaines et j’avais établi un planning précis avec des étapes chaque jour. Finalement, tout s’est bien passé et le résultat final a été à la hauteur des attentes. »

Valorisez toujours des cas de figure où vous avez surmonté les difficultés et réussi à rendre un dossier ou une réalisation dans les délais impartis, malgré les imprévus. Évitez de montrer que vous avez été submergé. Un usage trop répétitif des mots « retard », « lenteur », « report » ou « délai supplémentaire » pourraient faire fuir tout recruteur désireux de trouver un candidat organisé et rigoureux dans sa gestion du temps.

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