5 conseils pour rendre ses journées plus productives qui sont tirés d'expériences de la vie réelle

Des chercheurs et professeurs de gestion de la Kellogg School of Management vous livrent leurs conseils pour améliorer votre productivité au quotidien. Médecins, juges, inspecteurs d’hygiènes, commerce en ligne… Leurs recherches s’appuient sur des exemples parfois étonnants mais toujours très parlant !

1-Commencez toujours par la tâche la plus difficile

Il est parfois tentant de commencer par les micro-tâches les plus rapides à exécuter quand on a beaucoup de travail à abattre. D’ailleurs, de nombreux guides sur la productivité conseillent cette technique car terminer rapidement une tâche facile procure un sentiment de progression très encourageant. C’est pourtant une erreur sur le long terme selon l’experte en management Maryam Kouchaki. Avec son équipe de recherche, ils ont par exemple constaté que de nombreux médecins urgentistes sont plus enclins à choisir un patient « facile » en premier lorsqu’ils ont beaucoup de patients à traiter. Mais au bout de six ans, ceux qui choisissaient en priorité les patients difficiles sont devenus plus efficaces : « Les médecins qui prennent en charge des patients difficiles sont ceux qui apprennent au fil du temps et qui génèrent une plus grande valeur pour l'hôpital. »

Le docteur Kouchaki conseille donc de commencer par les tâches les plus difficiles mais de les diviser en sous-tâches pour conserver cette satisfaction de cocher des éléments sur sa to-do-list.

2-Organisez vos tâches en fonction de votre niveau de forme dans la journée 

Comme de nombreuses personnes, vous êtes sans doute plus fatigués à la fin d’une journée de travail qu’au début… Si c’est un phénomène tout à fait normal, n’oubliez jamais de prendre cette donnée en compte si vous souhaitez booster votre productivité au quotidien. La professeure de gestion Maria Ibanez s’est en effet rendu compte de l’importance de l’emploi du temps en suivant le quotidien d’inspecteurs de la sécurité alimentaire. Malgré leur processus de contrôle très rigoureux, elle a découvert que les inspections de fin de journée donnaient systématiquement lieu à beaucoup moins d’infractions. En réalité, chaque heure de la journée supplémentaire pendant laquelle un contrôleur effectue ses inspections se traduit par 3,7% d’infractions en moins. Tout simplement en raison de la fatigue des inspecteurs. 

Elle a également découvert que l’ordre des inspections avait son importance. Après une inspection ayant donné lieu à un nombre élevé d’infractions, les inspecteurs étaient plus susceptibles d’en repérer d’autres dans l’établissement suivant. Elle en a conclu qu’une modification des horaires des inspecteurs permettait de rendre le contrôle des aliments plus sûrs. 

Selon elle, avoir en tête que notre niveau de fatigue évolue tout au long de la journée « nous donne l’occasion d’améliorer nos performances en planifiant plus intelligemment nos activités ».

3-Faites du multitâche… intelligemment !

Jongler entre plusieurs tâches vous parait inefficace ? Peut-être parce que vous cherchez à toutes les mener de front sans les achever les unes après les autres. C’est l’un des enseignements tirés par Nicola Persico et Robert Bray, deux professeurs de la Kellogg School qui ont aidé des juges du travail italiens à expérimenter une nouvelle organisation.

Ces juges avaient pour habitude de placer chaque nouvelle audience au prochain créneau disponible, à la fin de la file d’attente. Et ils ne programmaient aucune nouvelle audience tant que celle en cours n’était pas terminée. Or la plupart des affaires nécessitant au moins deux audiences, les délais de procédures étaient réputés très longs.

Persico et Bray ont mis en place une nouvelle méthode avec ces juges pendant trois ans : ils ont décidé de programmer les audiences à l’avance et de les regrouper à proximité les unes des autres pour une même affaire. Cela a permis aux affaires de progresser plus rapidement car chacune d’entre elle n’était plus affectée par l’état d’avancement des autres. La nouvelle méthode a permis de diminuer le temps nécessaire pour résoudre une affaire de 19% par rapport à l’ancienne organisation, soit 140 jours en moyenne !

Les deux professeurs admettent que le multitâche ne peut pas s’appliquer à toutes les activités (ni même à tout type d’audience judiciaire) mais ils en ont tiré une idée générale : pour gagner en efficacité, mieux vaut se concentrer sur l’achèvement de quelques tâches plutôt que d’avancer simultanément sur un trop grand nombre comme l’explique Nicola Persico : « Trop de travailleurs planifient leur flux de travail de manière inefficace car ils ont tendance à passer d’une tâche à l’autre trop fréquemment. Ils se dispersent et obtiennent de moins bons résultats que s’ils travaillaient sur une tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. »

4-Ne multipliez pas les interactions pour rester productif

Et si l’adage « Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » était plus vrai que jamais ? Les professeurs de gestion Jan Van Mieghem et Itai Gurvich tendent à montrer que oui, la collaboration a tendance à ralentir un groupe.

Ils se sont ainsi intéressés à la productivité des médecins hospitaliers, par nature généralistes, et ont constaté à quel point celle-ci baissait drastiquement lorsqu’ils devaient interagir avec des médecins spécialistes. Les chercheurs se sont rendu compte que chaque cas médical nécessitant l’intervention d’un spécialiste se résolvait 20% plus lentement.

Pourquoi ? Car lorsqu’un médecin hospitalier demande l’avis d’un spécialiste pendant qu’il traite un dossier, il ne reçoit pas toujours une réponse immédiatement. Au moment où il la reçoit, il est parfois passé au dossier d’un autre patient. Non seulement il est interrompu dans son travail, mais il doit également arbitrer pour savoir s’il revient au dossier du premier patient ou continue avec le deuxième qu’il vient d’entamer. C’est précisément dans ces moments que sa productivité diminue !

Or comme le souligne les chercheurs, ces travailleurs hautement qualifiés que sont les médecins ne sont jamais inactifs : « Aucun de ces médecins ne se contente de rester sur Facebook ou de lire le journal. Ils sont continuellement occupés. Mais le fait d'être occupé peut augmenter les interruptions. En fin de compte, être occupé n'équivaut pas forcément à être productif. » Vous n’êtes pas médecin et vous ne vous sentez pas concerné par cette anecdote ? C’est au contraire un cas typique du monde du travail actuel s’amuse le professeur Van Mieghem :

« Le cadre est spécifique, mais le phénomène est général. Il y a beaucoup de travailleurs très instruits et très spécialisés qui doivent partager des informations par le biais de la collaboration. C'est un phénomène qui caractérise le lieu de travail moderne. »

5-Communiquez au bon moment pour paraître plus productif

Et si pour avoir l’air plus productif, il suffisait de mieux communiquer ? C’est le petit hack de productivité très utile proposé par le professeur de gestion des opérations Robert Bray, qui a analysé un vaste ensemble de données relatives aux livraisons de colis du géant du commerce électronique Alibaba.

« Si vous pouvez voir à quel point je travaille dur, vous l'apprécierez davantage » explique-t-il, développant en cela le concept transparence opérationnelle. En analysant les données d’Alibaba, il a en outre découvert à quel point le moment où la plateforme informe ses clients de l’état d’avancement de leurs colis est capital. Communiquer oui, mais pas à n’importe quel moment !

Lorsque les clients reçoivent fréquemment des mises à jour sur l’état de leur commande vers la fin de la livraison, ils délivrent une note positive au service. S’ils reçoivent beaucoup de mises à jour au début puis plus rien pendant un certain laps de temps, les notes sont généralement plus basses alors même que la durée de livraison est exactement la même.

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