Priorisez vos tâches grâce à la matrice d'Eisenhower

Une des difficultés quand il s'agit de se mettre au travail, c'est de savoir par où commencer. La matrice d'Eisenhower, du nom du 34ème président des Etats-Unis (1953-61), permet de déterminer l'importance des choses et d'éliminer le superflu. Ce n'est pas lui qui l'a inventée mais elle a été conçue d'après sa citation la plus célèbre. Elle repose sur un tableau à double entrée afin de trier, d'une part, l'urgence des tâches, et d'autre part, l'importance des tâches. Explications.

Un classique de la gestion du temps

La matrice d'Eisenhower est une des règles les plus célèbres pour apprendre à gérer son temps et prioriser ses tâches. Voici comment la mettre en place :

Etape 1. Prenez une feuille de papier et divisez la en quatre carrés. Le premier carré, en haut à gauche, sera la liste des choses A faire en premier. Le second des choses A planifier, le troisième des choses à Déléguer et enfin, le quatrième, des choses A ne pas faire.

Etape 2. Cette étape détermine la réussite ou non de la méthode. Elle nécessite que vous remplissiez chaque carré avec vos activités, qu'elles soient à livrer rapidement, dans un futur proche, qu'elles vous prennent du temps, qu'elles sont importantes ou non. Vous l'aurez compris si une mission entre dans la case numéro 1, il faut la faire de suite car elle est urgente et importante. La case numéro 2 est celle des choses à planifier, la trois à déléguer et la quatrième, puisque les tâches n'y sont ni importantes, ni urgentes, à abandonner.

Savoir reconnaître l'important de l'urgent

Toute la difficulté de la méthode repose sur le fait de distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. Imaginons un médecin qui doit soigner un patient victime d'un arrêt cardiaque et d'un doigt arraché. L'urgence sera de redémarrer son coeur avant d'essayer de recoudre son membre...

Dans le cadre de la vie de bureau, les activités importantes sont celles qui permettent de progresser dans nos objectifs. Celles urgentes demandent une attention immédiate : c'est un dossier à finaliser pour réussir une offre d'achat, un coup de fil à passer pour caler un rendez-vous avec un client, etc. Les activités urgentes sont celles sur lesquelles l'humain se jette en priorité. Pourquoi ? Parce que leur réalisation permet d'en voir immédiatement ou presque le résultat. Et qu'elles donnent l'impression d'avancer. Envoyer un mail paraît plus productif que de lire un livre sur le marketing. Pourtant, pour un professionnel de ce secteur, sur le long terme, c'est évidemment le fait de progresser dans son domaine qui sera, à terme, payant.

Les outils informatiques ont tendance à brouiller notre lecture des choses à confondre urgence et importance. Etre capable de les distinguer est pourtant une compétence essentielle. Vous pouvez d'ores et déjà essayer de faire le tri dans vos activités quotidiennes pour comprendre quelles tâches relèvent de l'une ou l'autre de ces catégories.

Des applis et outils pour mettre en place la matrice Eisenhower

Diviser une feuille de papiers en quatre est utile pour comprendre comment fonctionne la matrice Eisenhower. Mais des outils plus modernes et pratiques seront vos meilleurs alliés au quotidien. La première est bien évidemment l’application Eisenhower, disponible sur iPhone. Elle permet d'organiser facilement ses tâches en se basant sur la matrice. Astuce : la matrice d'Eisenhower peut également se faire sur un document Google Sheet...

Si vous êtes adepte des to-do list, citons Tasks, Priority Matrix ou encore My effectiveness : To do ainsi que Do it Tomorrow.