En réunion, il faut résister à la tentation du mail

D’après une récente enquête d’Office Team, regarder ses mails pendant une réunion serait une pratique de plus en plus courante. Un cadre sur deux qui décroche d’une réunion consulte ses mails si l’on en croit une autre étude réalisée par l’Ifop et Wisembly. Comment faire pour résister à la tentation du mail et rester concentré sur le sujet de la réunion ?

Pour Office Team, qui juge que la lecture des mails est une entrave à l’efficacité des réunions, quelques règles de bon sens suffisent pour limiter l’effet indésirable des mails pendant les réunions :

4 bonnes pratiques pour résister à la tentation du mail :

• Activer son message d’absence automatique de sa messagerie (à privilégier pour les longues réunions)
• Demander à ses collègues de traiter les urgences pour ne pas être dérangé
• Mettre son téléphone en mode silencieux
• Informer au préalable les autres participants si vous devez vous absenter de la réunion en cas d’urgence

Ces règles de base sont aussi à respecter, ne serait-ce que par courtoisie pour les autres participants à la réunion. Selon les DRH interrogés par Office Team, s’il est en effet tolérable de consulter ses mails en cas d’urgence, 41% des Directeurs des Ressources Humaines jugent que c’est un « comportement inacceptable » en temps normal. Ces DRH pensent même que les systèmes de messagerie devraient être éteints et/ou tout simplement bannis des salles de réunion.

En croyant gagner du temps, vous en faites perdre aux autres

Sans aller jusque-là et au-delà des règles élémentaires de savoir-vivre, consulter ses mails pendant une réunion ne serait pas aussi productif qu’on pourrait le croire. C’est sans doute l’argument qui plaide le plus en faveur d’une déconnexion pendant les réunions.

Le temps que vous passez à checker vos mails n’est pas un temps gagné. Vous perdez le fil de la réunion, obligeant à faire répéter ce qui s’est déjà dit et, au final, le temps que vous pensez gagner en faisant du multitasking est contre-productif pour vous et vos collègues à qui vous faites perdre du temps. Un temps démultiplié par le nombre de participants à la dite réunion.

Une réunion nécessite en effet de l’attention, de la concentration, il faut être présent hic et nunc pour que ce rendez-vous soit un vrai moment d’échange efficace.

Donc, en résumé, regarder ses mails pendant une réunion : c’est malpoli, ça ne sert à rien, ça fait perdre du temps à tout le monde. Voilà pourquoi vos mails attendront bien la fin de la réunion pour être maltraités.