Pour ou contre la suppression des réunions ?

Trop longues, trop ennuyeuses, et surtout inefficaces, les réunions sont souvent décriées par les cadres, qui passeraient d’ailleurs plus de temps à consulter leurs e-mails que de se consacrer réellement à l’ordre du jour. Certaines startups comme l’entreprise Alan ont d’ailleurs décidé de simplement… les supprimer. Mais est-ce réellement la solution ?

Contre la réunionite

La réunionite aiguë est un mal bien (trop) répandu en entreprise. Mais qu’est-ce qui est reproché à ce type de réunion exactement ?

Trop inutile et contre-productive

Selon une étude OpionionWay, seule une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision. De même, un sondage mené par l’IFOP en 2018 révèle que pour 48 % des interrogés, les réunions ne sont pas suivies d’un compte-rendu. Un manque de suivi et de résultats directs qui est généralement lié à un manque de préparation en amont. Résultat : le sujet du jour n’est pas clair, pas (ou peu) de participants viennent préparés, les échanges se font longs, et finalement la réunion se solde par la décision… de refaire une réunion.

Ce manque d’efficacité se révèle souvent frustrant pour un cadre dont le planning est déjà bien chargé. La multiplication des réunions chaque semaine apparaît comme une perte d’énergie et de temps. De plus, elles ont tendance à « casser » le rythme d’une journée de travail et amènent souvent à une perte de performance. En bref, la réunionite a un coût, pour le salarié comme pour l’entreprise.

Pas intéressante

Vous êtes coupable de surfer sur le web ou lire vos messages pendant une réunion ? Cela est normal : vous faites partie de 57 % de sondés à ne pas être complètement investis dans les échanges et à vaquer à d’autres occupations. En cause ? Des présentations mal préparées, des sujets qui tournent en rond ou trop soporifiques, ou encore des participants trop nombreux qui – parfois – n’apportent pas de réelle valeur ajoutée à la réunion.

Un concours d’éloquence plutôt qu’une véritable réflexion

La réunion a pour objectif de trouver des solutions, mettre en commun des idées, d’avancer en équipe sur un projet… Mais elle peut parfois se transformer en une véritable joute verbale où chaque veut avoir raison ou être le centre de l’attention. Dans cette situation, la réflexion, la prise de recul et la discussion posée peuvent s’effacer au détriment d’une bataille d’ego.

Trop longue

En moyenne, une réunion efficace devrait durer 40 minutes. En pratique, elles durent plus d’une heure.

Pour les réunions productives

Pourtant, selon l’étude OpinionWay, les cadres sont 75 % à trouver les réunions utiles malgré les nombreux reproches qui lui sont faits. Pourquoi est-il si difficile de s’en passer et comment les rendre plus engageantes et efficaces ?

Échanger des idées et avancer sur un projet

Dans le cadre d’un travail en équipe, la réunion permet d’échanger des idées avec ses collaborateurs, faire le point, mettre en commun les avancées de chacun, établir un plan d’attaque ou tout simplement « brainstormer ». Les discussions de vive voix facilitent les échanges et sont souvent nécessaires, notamment lorsqu’il faut prendre des décisions en équipe.

Des réunions repensées

Pour rendre les meetings plus efficaces, il convient de :

1. fixer un ordre du jour en amont avec des objectifs précis ;

2. limiter le nombre de participants au strict minimum ;

3. définir un horaire de début et de fin ;

4. limiter leur nombre par semaine.

Pour éviter la programmation des réunions à tout va, certaines entreprises comme One Month ont instauré des concepts innovants, comme une journée consacrée uniquement aux réunions. D’autres, comme Facebook ou Asana, ont institué une journée de non-réunion : le « No Meeting Wednesday ». Ainsi, chaque mercredi, les réunions sont prohibées. Une période de répit bienvenue, notamment pour les cadres qui peuvent se concentrer à leurs tâches sans être interrompus. Pour les adeptes de la non-réunion comme Alan, la solution passe par des outils collaboratifs et participatifs, où chacun peut partager ses idées et échanger à l’écrit. L’avantage : la discussion est plus posée, factuelle et argumentée. Le fait d’écrire permet en effet de prendre plus de recul et de mieux se documenter avant de s’exprimer.

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