Votre agenda est surchargé ? Comment faire si vous n’êtes pas prêt à partir en vacances

Vous devez partir en vacances en fin de semaine mais vous avez l’impression que rien ne sera bouclé avant de partir ? Votre « to do » ne cesse de se remplir avec des nouvelles tâches ? Ces conseils devraient vous permettre de maintenir vos congés malgré votre agenda surchargé !

Classez vos tâches en fonction de leurs urgences

Prenez le temps (même si vous en manquez, une vingtaine de minutes peuvent suffire) pour disposer du recul nécessaire sur les tâches à réaliser. Lesquelles sont prioritaires, et surtout quelles sont celles qui dépendent de vous c’est-à-dire de votre champ de compétences ? Listez les tâches selon leur importance et le temps qu’elles vont vous prendre d’ici la fin de la semaine.

Déléguez

Après avoir établi cette liste de tâches, éliminez celles qui vous paraissent difficilement réalisables avant votre départ. Ce sont peut-être celles qui sont le plus chronophages ou qui vont nécessiter une validation ou un suivi pendant vos congés que vous pouvez déléguer en priorité. Dans ce cas, évitez de prévenir vos collègues à la dernière minute, c’est-à-dire le vendredi matin avant votre départ le soir. Informez-les quelques jours avant et prévenez aussi votre manager de cette nouvelle organisation.

Dans l’idéal, organisez un petit brief rapide de quelques minutes ou écrivez-leur un message avec toutes les informations dont ils auront besoin pour travailler en votre absence : mail ou numéro de téléphone des personnes à contacter, date de rendu du projet par exemple, procédure de validation à suivre.

Dites-non au travail supplémentaire

Inutile de vouloir jouer les super-héros pour réussir à tout finir dans les temps, quitte à rogner sur votre temps libre. Premièrement, nous avons le regret de vous annoncer que vous n’obtiendrez pas de médaille. Deuxièmement, vous prendriez le risque d’arriver en vacances, encore plus fatigué que prévu ou frustré de ne pas avoir tout achevé malgré vos heures supplémentaires. N’acceptez plus de missions en dehors de celles qui vous incombent déjà.

Evidemment, restez poli en refusant. Rappelez à votre supérieur et à vos collègues que vous partez en vacances et que vous n’avez pas envie de bâcler un dossier avant votre départ. N’hésitez pas à faire état de votre agenda des prochains jours pour qu’ils se montrent compréhensifs. Si vous craignez d’être vraiment sous l’eau après vos vacances, n’hésitez pas aussi à solliciter un point avec votre manager pour qu’il essaye de vous soulager au maximum en répartissant la charge de travail au sein de l’équipe.

Anticipez votre retour

Qui dit agenda surchargé avant le départ, dit agenda toujours surchargé 15 jours plus tard… Et oui malheureusement, votre charge de travail n’aura pas forcément disparu comme par magie avec vos vacances (On aurait bien aimé hein). Pour éviter de stresser juste avant votre retour et allégez votre reprise, pensez à prévoir les tâches que vous devrez faire en reprenant le travail. Vous pouvez même rédiger un planning prévisionnel en incluant certains imprévus au cas où.

Notez les échéances par exemple pour le rendu de vos projets de rentrée et faites un tri dans vos dossiers afin de vous y retrouver plus facilement lors de votre retour. Vous voilà enfin prêt à partir, il n’y a plus qu’à rédiger votre mail de départ et à saluer vos collègues avec un grand sourire, en leur disant : « À dans deux semaines ! »

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