Nous recevons en moyenne 144 mails par semaine et c’est trop !

Qui n’a jamais ressenti de stress à la lecture d’un mail qui s'annonçait urgent alors que vous aviez déjà beaucoup de travail ? Le premier Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN) lancé par la société Mailoop et le cabinet Mazars s’est penché sur l’usage du mail professionnel. Les résultats de cette étude révélée par le Parisien montrent un stress numérique permanent des salariés minés par l’infobésité ou la surcharge d’informations au quotidien.

Les emails, sources de pénibilité numérique

Pour réaliser l’étude, Mailoop a analysé près de 60 millions d’objets de mail professionnels sur près de 9 000 salariés. En moyenne, un salarié reçoit 144 courriels par semaine, près de 200 pour les managers et jusqu’à plus de 400 pour les dirigeants d’entreprise. Et c’est trop, selon l’étude : « Le volume d’emails envoyés et reçus par jour est le premier révélateur de l’infobésité ou surcharge informationnelle. Il est souvent aggravé par les responsabilités managériales et devient facteur de stress et d’épuisement. On parle alors de pénibilité numérique. »

Ce nombre d’emails reçus entraîne notamment une hyper-réactivité : on se sent obligés de répondre rapidement à chaque demande. D’ailleurs, la plupart des salariés (51,4%) répondent en moins d’une heure. « Ce qui peut provoquer un sentiment d’urgence permanent générant du stress et de l’anxiété » abonde l’étude. Cet excès de messages empêche aussi la déconnexion. Selon l’étude, 31% des salariés sont « hyper-connectés » et consultent leurs messageries professionnelles plus de 50 soirées par an.

La capacité de concentration des salariés est aussi fortement impactée par ce flot de messages continu : 70% des sondés interrompent leurs tâches quand survient une notification. « Sachant qu’il faut au moins 30 minutes sans interruption pour que le cerveau soit au maximum de ses capacités, les temps de travail intense ou deepwork disparaissent progressivement. Les efforts de reconcentration multiples entraînent une fatigue cognitive toujours plus importante », rappelle l’étude.

Comment limiter le nombre de mails au quotidien ?

Pour lutter contre le « stress numérique » des salariés, l’étude recommande certaines pratiques afin d’atteindre un objectif plus raisonnable de 100 emails par semaine. Par exemple, quand un échange mail dépasse les trois réponses, vous pouvez réfléchir à une autre façon de communiquer : appeler la personne ou organiser un échange en face à face pour évoquer le dossier. Cette solution pourrait délester votre boîte mail de quelques messages superflus, car 17% sont générés par un usage conversationnel des emails (plus de 10 aller-retours).

Limiter l’usage du fameux « répondre à tous » est aussi une piste de solutions. Cette fonction génère près 25% des emails. L’étude propose d'éviter les conversations avec plus de cinq personnes dans la boucle et de développer des outils collaboratifs pour les projets nécessitant l’aval de plusieurs personnes.

Selon l’étude, les dirigeants, souvent premières victimes des envois de mails intempestifs doivent se montrer vigilants et donner l’exemple. Ils peuvent par exemple clarifier la notion d’urgence avec leurs collaborateurs et les inciter à couper leurs notifications sur l’ordinateur et leur téléphone, que ce soit pour déconnecter après le travail ou pour se concentrer sur une tâche pendant la journée.

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