Comment rédiger un message d'absence avant de partir en congés ?

L’heure des vacances approche à grand pas et vient ce délicieux moment où vous allez pouvoir paramétrer votre message d’absence sur votre boîte mail ! Que vous soyez sur Outlook ou Gmail, vous avez lu nos tutos pour paramétrer une réponse automatique… et vous vous demandez maintenant ce que vous allez écrire ? Suivez le guide.

Ecrire un mail d’absence sobre et efficace

Vous n’avez pas de temps à perdre dans vos préparatifs de vacances et vous souhaitez, avant tout, un message d’absence à caractère informatif. On vous comprend, les vacances sont trop sérieuses pour chercher le bon mot pendant des heures.

Trois éléments essentiels doivent figurer dans votre message :

• La période durant laquelle vous n’êtes pas disponible (si vous réutilisez une réponse automatique programmée l’année dernière, pensez à mettre les dates à jour)
• La raison de votre absence. Indiquez simplement que vous êtes en congés pour éviter que votre interlocuteur ne tente de vous contacter par d’autres moyens.
• La personne à contacter en cas d’urgence. N’oubliez pas de fournir l’adresse mail ou le numéro de téléphone du collègue en question.

A votre retour de vacances, n’oubliez pas non plus de répondre à vos mails ET de désactiver vos paramètres de réponse automatique ! Pour vous inspirer, voici deux exemples de messages simples et classiques qui remplissent parfaitement leur mission.

Exemple 1

Bonjour,

Je suis en congés du (…) au (…) compris et je n’ai pas accès à ma messagerie pendant cette période.

Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter (X) à cette adresse : WYZ@abc.com

Cordialement

Exemple 2

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis actuellement en vacances et serai de nouveau disponible le (…).

Pour des raisons de confidentialité, votre mail ne sera pas transmis. En cas d’urgence, veuillez contacter (X) à cette adresse : EFG@hij.com

Cordialement

Ecrire un mail d’absence original et décalé

Si vous avez l’habitude d’être détendu au quotidien avec vos clients, vous pouvez vous permettre de faire un peu d’humour dans votre réponse automatique. Si votre mail d’absence est à usage interne uniquement et ne sera lu que par vos collègues, vous pouvez également être moins formel.

A vous de décider jusqu’où vous laissez votre humour et votre imagination vous guider ! Du simple GIF au mail complètement loufoque, fixez-vous des limites pour ne pas vous mettre dans l’embarras. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples inspirés de célèbres films mais n’hésitez pas à tirer parti de votre propre secteur d’activité pour y puiser l’inspiration.

Le mail décontracté

Je suis actuellement en vacances pour refaire le plein d’énergie ! Je serai de retour le (…), bronzé, reposé et souriant. Je vous répondrai à ce moment-là mais vous pouvez joindre (X) en cas d’urgence. A très vite.

Le mail clivant

Actuellement en train de me dorer la pilule avec un verre de Piña Colada à la main ! Ne cherchez plus à me contacter avant le (…). Bisous des Maldives.

Le mail pour les fans de jeux de rôle

Besoin de repos pour recharger ma barre de vie, je serai de retour au sein de la guilde le (…). En cas d’urgence, lancez un dé à 6 faces. Si vous obtenez un 4 ou plus, contactez le maître du jeu à cette adresse : xyz@abc.com

Le mail pour les fans d’Indiana Jones

Actuellement dans la jungle à la recherche d’un trésor archéologique, je n’ai malheureusement pas accès à ma boite mail. Si je ne me fais pas dévorer par les piranhas ou un jaguar, je serai en mesure de vous répondre à partir du (…). Salutations distinguées.

Le mail pour les fans de 007

J’ai dû m’absenter du bureau jusqu’au (…) pour une mission secrète de la plus haute importance. Votre boîte mail s’autodétruira d’ici 5 secondes. En cas d’urgence, contactez Q, Mr. Bond ou (adresse mail d’un collègue). Bons baisers de Russie.

Le mail pour les fans de Star Wars

Actuellement en vacances sur Tatooine, je serai de retour le (…). En cas d’urgence, veuillez contacter M. Kenobi à l’adresse ObiWan@jedi.com. Que la force soit avec vous !

Crédits photo : Vadim/stock.adobe.com