Peut-on envoyer sa lettre de démission par mail ? Ce qu'il faut savoir

En 2024, la France enregistrait plus de deux millions de démissions selon la Dares. Le digital ayant pris une place incontournable dans nos quotidiens personnels et professionnels, il ne semble pas étonnant qu’aujourd’hui un actif fasse part de sa volonté de quitter l’entreprise par voie électronique. Mais, que dit le Code du travail concernant ce moyen de communication ? Peut-on envoyer une lettre de démission par mail ? Dans ce cas, est-elle considérée comme recevable ? Nous revenons sur les spécificités de la démission et sur les différents moyens d’annoncer votre départ à votre employeur.

Quand un salarié peut-il poser sa démission ?

Un employé peut démissionner d’une entreprise lorsqu’il est engagé en CDI (contrat à durée indéterminée). Il doit respecter un préavis qui permet à l’employeur d’organiser la suite de l’activité une fois qu’il sera parti, de lui trouver un remplaçant et peut-être d’organiser un temps de formation avec son successeur.

Tout d’abord, pour qu’une démission soit valide, elle doit être exprimée de manière « claire et non équivoque » par le salarié. Ainsi, une absence du poste de travail ne peut être considérée comme une démission. Bien entendu, si la démission est posée sous la contrainte ou face à une quelconque pression, elle n’est pas acceptable.

Si vous êtes mal à l’aise à l’idée d’évoquer votre départ avec votre employeur ou vos collègues, sachez que rien ne vous oblige à justifier ou à évoquer la raison personnelle ou professionnelle de votre changement de travail.

Les salariés engagés dans un contrat en CDD ou dans un contrat intérimaire ne peuvent pas démissionner. Cependant, le contrat de travail peut être rompu plus tôt que prévu si :

- le salarié trouve un accord avec l’employeur ;

- le salarié est embauché en CDI chez un autre employeur ;

- une faute grave est observée ;

- un cas de force majeure est déclaré ;

- le médecin du travail juge le salarié inapte (pour les CDD).

Une fois sa démission énoncée de manière précise et sans ambiguïté, le salarié ne peut pas revenir en arrière, sauf si son employeur veut bien annuler la rupture du contrat.

Comment le salarié doit-il informer son employeur de son départ de l’entreprise ?

Le collaborateur peut communiquer à sa hiérarchie son départ de l’entreprise par voie orale ou écrite. Le Code du travail ne précise pas de mode de communication à privilégier pour l’annoncer. En revanche, pour que la démission soit valide, la volonté de partir doit être exprimée clairement. Aucun doute ne doit subsister.

Lorsque des documents sont envoyés par courrier avec un accusé de réception, la preuve de la bonne réception de l’employeur ne se pose pas. Pour le courriel, c’est plus complexe. Comment s’assurer que l’employeur ouvre le mail dans les meilleurs délais ? Même si votre supérieur a cliqué sur le mail, comment prouver qu’il a pris connaissance de son contenu ?

Avec un nombre de mails croissant irrigant chaque jour les messageries professionnelles, votre employeur pourrait déclarer être passé à côté de l’information. En effet, un salarié reçoit en moyenne 29 mails par jour. Ou encore, votre lettre pourrait s’être logée dans le dossier des courriers indésirables.

La date de la réception de la démission est importante, car celle-ci détermine ensuite le préavis à effectuer et la date de départ du collaborateur. Un accusé de réception est nécessaire afin que la même date soit prise en compte par les deux parties.

Dans le cas où vous rencontreriez un litige avec votre employeur, le message électronique ne pourra pas établir la preuve de votre démission s’il n’a pas été confirmé par un accusé de lecture ou par une réponse de votre employeur.

Le préavis : quelques précisions à connaître

La durée du préavis

Vous cherchez à connaître la durée de votre préavis ?  Vous devez consulter votre contrat de travail ou votre convention collective.

Est-elle fixe ? L’employeur et le collaborateur sur le départ peuvent se mettre d’accord pour étendre la période de préavis. Dans ce cas, il sera préférable de le confirmer par écrit.

Quand débute le préavis ?

Le préavis débute dès que l’employeur est informé de la démission du salarié. Si vous avez choisi la voie électronique pour la signifier, le préavis démarre lorsque l’employeur en a connaissance. Comme nous l’avons vu, il est indispensable d’obtenir l’accusé de réception du mail pour apporter une preuve de l’envoi en cas de contestation de l’employeur.

Peut-on suspendre un préavis ?

Lors d’une démission, le préavis peut être interrompu et différé dans certaines situations :

• un accord entre l’employeur et le salarié. Lorsque les deux parties s’entendent sur la suspension du préavis, il faut le notifier par écrit ;
• des congés payés. Si la démission est posée pendant les congés payés du salarié, le préavis débute à son retour au bureau. Si l’employé veut prendre des congés payés avant son départ, ils doivent avoir été posés avant sa démission. L’entreprise ne peut pas obliger le collaborateur à prendre ses congés avant de quitter son poste ;
• un accident du travail ou une maladie professionnelle ;
• un report possible par une convention collective.

Peut-on envoyer une lettre de démission par mail ?

Il n’y a pas de contre-indication à l’envoi d’une démission par voie électronique malgré les risques évoqués plus haut. Si vous souhaitez procéder ainsi, voici quelques conseils pour l’écriture de votre e-mail de démission.

Tout d’abord, préférez l’utilisation de votre messagerie professionnelle.

Comme nous l’avons vu, la démission doit être exprimée clairement. Dès l’objet du mail, vous pouvez indiquer : « Démission de mon poste de (Intitulé de poste) ».

Dans votre message, utilisez les formules de politesse d’usage et annoncez votre volonté de quitter l’entreprise. Précisez la date de départ souhaitée.

Vous pouvez l’envoyer à votre supérieur hiérarchique ainsi qu’à la direction des ressources humaines. Nous vous conseillons de demander à votre interlocuteur de vous confirmer la bonne réception de l’information en répondant à votre message.

Important : n’oubliez pas de demander un accusé de réception avant de cliquer sur Envoyer.

Voici un exemple d’annonce de démission par mail :

L’employeur peut-il contester une démission par e-mail ?

Et si votre employeur ne veut pas vous voir partir de l’entreprise et conteste votre décision ? Sachez qu’une démission n’est pas soumise à l’accord de l’employeur, il est tenu de l’accepter.

Quelles indemnités sont à prévoir par l’employeur lors du départ du salarié ?

La démission est un mode de rupture du contrat de travail ne demandant pas le versement d’une indemnité de départ au salarié. En revanche, si l’employé n’a pas pu prendre tous ses congés, l’employeur doit lui régler une indemnité compensatrice de congés payés en fonction du nombre de jours de congés restants au collaborateur.

Si l’employeur décide que le salarié ne doit pas effectuer son préavis, il devra tout de même lui verser la somme égale au revenu qu’il aurait touché en étant à son poste jusqu’à la fin du préavis.

Avant que le collaborateur ne passe une dernière fois la porte de l’entreprise, l’employeur est aussi chargé de lui remettre certains documents obligatoires :

• un certificat de travail ;
• une attestation France Travail ;
• un reçu pour solde de tout compte.

Côté salarié, a contrario d’une rupture conventionnelle ou d’un licenciement, la démission ne donne pas droit à l’ouverture de droits au chômage. Il existe quelques cas de démissions légitimes qui peuvent donner lieu à des indemnités chômage, comme dans le cadre du suivi de conjoint. Si vous souhaitez vous reconvertir, vous pouvez également vous renseigner sur le dispositif Démission-reconversion pour bénéficier des allocations de retour à l’emploi (un dossier de candidature est à remplir avant de poser votre démission). Attention, il faut remplir un certain nombre de critères pour y prétendre.

Comme nous l’avons vu dans cet article, même si le moyen de communication d’une démission apparaît comme libre, mieux vaut vous assurer de respecter certaines dispositions afin d’éviter tout risque de litige avec votre employeur. En effet, la preuve de la bonne réception de l’information et de la date de réception de la démission sont des éléments essentiels à conserver. Même si votre esprit est sans doute déjà accaparé par vos nouveaux projets professionnels, ne négligez pas ces formalités.