C'est quand la réunion idéale ? Le mardi entre 10h et midi, répondent les cadres

Ils sont cadres dans des secteurs d’activité divers et exercent dans des entreprises allant de la PME aux grands groupes. Leur point commun ? 9 sur 10 déclarent participer et/ou animer des réunions « régulièrement ». C'est-à-dire que la moitié des répondants n’assistent pas à plus de 2 voire 3 points d’équipe par semaine, et que 25% ne comptent qu’une seule voire aucune réunion dans leur agenda hebdomadaire. Une fréquence loin des 6 à 10 réunions qui ponctuent les semaines de 23% des cadres interrogés pour notre enquête.

Le nombre de participants fait davantage consensus puisque un peu plus de la moitié des personnes interrogées déclarent être le plus souvent entre 4 et 6 lors de ces événements. 19% sont généralement trois ou moins en réunion, quand 28% dépassent les 7 personnes présentes. Chronophages, les réunions ? Leur durée hebdomadaire cumulée oscille entre 1 et 3 heures pour 40% des cadres, voire entre 4 et 7 heures pour 25% d’entre eux. Notons que 10% des sondés passent plus de 10 heures par semaine en salle de réunion !

Des réunions trop longues mais justifiées

Invités à donner leur opinion sur ces points hebdomadaires ou journaliers, les cadres considèrent que les réunions sont de temps en temps, voire souvent « trop longues » (respectivement 37% et 36%). Les 10% de cadres fâchés avec cette pratique professionnelle sont plus catégoriques, et vont jusqu’à affirmer qu’elles sont « systématiquement trop longues ». Un sentiment qui n’empêche pas 55% des salariés de les trouver « justifiées », et de répondre par l’affirmative à 94% quand on les interroge sur l’utilité de leur présence à ces rassemblements d’équipe. Inversement, ils sont très peu à penser que ces points d’équipe hebdomadaires n’ont pas lieu d’être (8%) ou que leur présence à ces rendez-vous est inutile (6%).

Mais que font vraiment les cadres durant toutes ces heures de comités, de points d’étape et de brainstormings ? Conscience professionnelle ou mauvaise foi, lorsque l’on demande aux cadres ce qu’ils font pendant les réunions, plus de la moitié affirment qu’ils restent attentifs (57%) ! Une attitude exemplaire qui n’empêche pas quelques écarts puisque 5 employés sur 10 consultent tout de même leurs e-mails et y répondent, quand d’autres en profitent pour avancer sur leurs dossiers (35%). Contre toute attente, ils ne seraient que 19% à pianoter sur leur smartphone et 23% à papoter avec leur voisin… On ne demande qu’à vérifier !

Soyez carrés et bien organisés

Parmi les critères les plus importants à l’origine d’une réunion réussie, les cadres sont catégoriques : ils attendent « un ordre du jour clairement défini » à 80%. Combinés à « l’attribution d’objectifs et de missions précises à la fin de la réunion » (45%) et à « un intérêt et une participation active des collaborateurs » (42%), ces trois facteurs sont la garantie d’un point d’équipe efficace. En revanche, « le manque de décision, de mission, ou de tâche définie » est rédhibitoire pour 6 cadres sur 10, de même qu’ « un ordre du jour pas clair » (45%) ou qu’ « une réunion mal structurée » (45%).

La réunion idéale aurait lieu le mardi entre 10h et midi

Et dans l’idéal ? La moitié des salariés (49%) souhaiteraient que leurs réunions durent entre 30 minutes et 1 heure. 3 sur 10 estiment même que 15 à 30 minutes seraient suffisantes. Le nombre de participants semble faire consensus : 91% ne souhaitent pas dépasser les 6 personnes présentes.

Quant au moment idéal, le matin recueille la majorité des suffrages. Plus de la moitié des salariés préfèrent se réunir entre 10h et 12h (56%). Mais ils sont aussi 26% à plébisciter les points entre 8h00 et 10h00. Moins de 10% préfèrent un autre créneau horaire, quand 10% n’accordent aucune importance au moment de la réunion. Concernant le jour idéal, le début de semaine est plébiscité : 20% ont une préférence pour le lundi, 38% pour le mardi. A noter toutefois que pour un quart des managers, le jour « n’a pas d’importance ».

En définitive, loin d’être une corvée ou un sacerdoce, seule la durée des réunions semblent contrarier les cadres français, encore attachés à ces temps forts qui réunissent les équipes et permettent de faire le point et d’échanger sur les projets en cours et à venir.

> Si vous faites des réunions inutiles, c'est la faute au Syndrome d'acceptation automatique !