Les 15 règles à respecter pendant une réunion

Dans son livre sur les codes professionnels « The Essentials Of Business Etiquette », Barbara Pachter donne de précieux conseils, notamment pour savoir comment bien se comporter en réunion. Le site Business Insider a résumé les recommandations de cette célèbre coach carrière dans une infographie en anglais. En voici l’essentiel.

1. Présentez-vous aux autres participants avant le début de la réunion

Dans une réunion où vous ne connaissez pas tous les participants, prenez le temps de vous présenter en commençant les personnes au plus haut de la hiérarchie.

2. Soyez concis, soyez précis

Si vous devez prendre la parole pendant la parole, ne vous répétez pas, donnez uniquement les informations nécessaires et ne monopolisez pas la parole.

3. Prenez l'initiative de serrer des mains

Si vous êtes l’organisateur de la réunion ou le dirigeant de plus haut rang, prenez l’initiative d’aller serrer des mains.

4. Levez-vous pour vous présenter à quelqu’un

C’est un règle élémentaire de la politesse qui s’applique en réunion : si on vous présente quelqu’un, prenez-soin de vous lever pour saluer la personne. C’est aussi une manière de vous faire remarquer pour engager le dialogue.

5. Soyez à l’heure

En France, c’est une règle rarement respectée. Pourtant la ponctualité est une marque de respect essentielle. Vous n’avez tout de même pas envie de faire perdre leur temps à tous les participants ?

6. Adoptez une position adéquate

Réglez votre chaise pour être au même niveau que les autres, ne croisez pas les jambes. Un conseil aussi bien aux hommes qu’aux femmes.

7. Optez pour le bon dress-code

Commettre une faute de goût au niveau du dress-code requis pour une réunion peut compromettre votre réputation ou entacher votre crédibilité. Renseignez-vous pour être raccord avec le style de la réunion.

8. N’en faites pas trop quand même

Tirer la chaise d’un hôte pour qu’il puisse s’asseoir, ce n’est pas obligé. C’est une réunion de business, pas une rendez-vous galant.

9. Préparez soigneusement la réunion

Vous devez savoir dans le détail quel est le sujet de la réunion. Préparez ce que vous avez à dire et prévoyez à l’avance des réponses à apporter et des questions à poser.  (lire aussi les 10 trucs infaillibles pour avoir l'air intelligent pendant une réunion)

10. Respectez la durée de la réunion

Si vous menez la réunion veillez à rester dans le timing prévu. Si vous avez tendance à faire des digressions, prévenez un collègue qui vous remettra sur les rails si besoin.

11. Parlez haut et parlez tôt

Pendant votre prise de parole, votre voix doit être suffisamment forte pour que tout le monde puisse vous entendre autour de la table. Pour qu’on remarque votre présence dès le début du meeting, faites des commentaires pertinents rapidement.

12. Rappelez-vous des règles non écrites de la prise de parole

Il est impoli d’interrompre un interlocuteur, mais dans le cadre d’une réunion de travail vous serez parfois amené à le faire pour faire entendre votre point de vue.

13. Vous avez le droit de boire un café ou un thé…

A moins que ce soit un petit-déjeuner ou un déjeuner de travail, évitez de manger pendant une réunion pour ne pas distraire les participants et rester concentré sur ce qui se dit. Contentez-vous d’un café en replaçant la tasse là où vous l’avez trouvée et en laissant votre coin de table propre à l’issue de la réunion.

14. Rangez votre téléphone

C’est une mauvaise habitude de plus en plus répandue, on pose son smartphone sur la table, il s’allume pour la moindre notification, il vibre ou il sonne… c’est une source de déconcentration pendant une réunion. Si vous devez impérativement prendre un appel urgent quittez momentanément la salle de réunion pour ne pas trop la déranger.

15. Ne gardez pas vos questions pour la fin

Posez vos questions au moment le plus opportun. N’attendez pas la dernière minute de la réunion pour poser des questions ou pour ajouter quelque chose que plus personne n’aura envie d’écouter. Vous ne voulez pas être cette personne, pas vrai ?