"Knowledge management", de l'importance de partager le savoir en entreprise

Encore un import ! Le "Knowledge management" (KM) est né au milieu des années 80 aux Etats-Unis et au Japon. S'il n'en existe pas une définition unique, on peut retenir celle du Club informatique des grandes entreprises françaises, soit un "ensemble de modes d'organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker et diffuser, utiliser et transférer la connaissance dans l'entreprise". Une connaissance à la fois visible (documents internes et externes) et cachée (capital intellectuel, expérience et expertises des collaborateurs).

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Le KM se définit également comme la gestion de la ou des connaissances. Imagions un salarié quittant son entreprise après un certain nombre d'années. Il s'avérera vite qu'il détenait la mémoire de l'entreprise, qu'il possédait un "coup de main" unique. Un savoir-faire précieux. Ce qui rejoint une seconde définition du KM, à savoir le fait de combiner les savoirs et les savoir-faire pour créer de la valeur. Ou encore, comme l'exprime Eunika Mercier-Laurent, professeur de KM : "un système d’initiatives, méthodes et outils destinés à créer un flux optimal de connaissances pour le succès de l’entreprise et de ses clients".

Bref, le KM a pour ambition d'assurer une bonne circulation de l'information et des connaissances pour éviter de perdre le patrimoine de l'entreprise. En soi, rien de neuf, comme le souligne un article du CAIRN. De tous temps, les hommes ont cherché à compiler, sauvegarder et transmettre leurs connaissances. Mais, dans le monde du travail, les évolutions des dernières décennies obligent à prêter encore davantage d'importance à son capital. "Les gestionnaires des ressources humaines sont confrontés à la nécessité de prendre en considération le turn over accru des compétences, les départs en retraite des experts, les conséquences de la mise en place des 35 heures (RTT)". Quant aux managers, ils ont pris conscience de "l'importance capitale d'une bonne gestion des savoirs et savoir-faire internes pour assurer le succès de l'entreprise".

Lutter contre les baronnies

Pour être efficace, la mise en place du KM doit reposer sur une volonté managériale. Cela doit être un axe de développement de l'entreprise et donc une démarche politique pour lutter contre les baronnies et "contre le développement naturel de l'entropie dans l'entreprise", souligne le CAIRN. Il faut aussi délimiter quelles informations et contenus méritent d'être capitalisés et structurés. L'entreprise doit aussi adopter un langage et une terminologie clairs, accessibles et transmissibles à tous les salariés. Surtout, il faut mobiliser tous les acteurs de l'entreprise : la "connaissance étant une construction permanente spécifique, il ne peut y avoir de gestion de connaissance qui ne mette pas l'homme au coeur du projet". En effet, toute la subtilité du KM est de faire circuler les connaissances d'un individu vers un autre mais aussi de chacun vers le groupe. Pour ce faire, il faut donc - insistons - s'appuyer sur le facteur humain mais aussi des process définis de travail et des outils informatiques en support.

Si vous doutez vraiment de l'intérêt du KM, ce chiffre devrait vous convaincre : en moyenne, un employé passe 7h30 par semaine à rechercher une information (papier ou numérique) sans réussir à la trouver, selon l'Association Information et Management. Une perte de temps que le KM pourrait fortement limiter.