Qu'est-ce que le Kanban et comment bien l'utiliser en entreprise ?

Pour qui, pour quoi et comment ? Vous n’avez peut-être jamais entendu parler du Kanban mais vous avez probablement dû déjà rencontrer des tableaux qui s’en inspirent dans votre entreprise. Certains logiciels de gestion de projets en sont d’ailleurs directement inspirés. Découvrez cette méthodologie visuelle, de son origine jusqu’à nos jours, l’intérêt de sa mise en place et ses limites pour une équipe au sein d’une entreprise.

Qu'est-ce que le Kanban ?

Le Kanban est une méthode de travail et de gestion de projet, visuelle, qui permet de suivre et optimiser un flux de production en temps réel. Très pratique pour améliorer la productivité d’une équipe, le Kanban permet de mieux gérer, répartir et prioriser les différentes tâches d’un projet ou d’un ensemble plus vaste. La plupart du temps, la méthode Kanban est basée sur des post-its, cartes ou étiquettes, qui sont organisés et disposés dans un tableau avec des colonnes « à faire », « en cours », « terminé », etc.

Origine et histoire du Kanban

Comme son nom l’indique, le Kanban est originaire du Japon. Cette méthode a été développée pour la première fois dans les années 1940 par un ingénieur de l’entreprise Toyota, Taiichi Ohno, pour optimiser la production dans les usines du constructeur automobile. En s’inspirant de la méthode de réapprovisionnement de certains supermarchés, Ohno a inventé un système de cartes permettant de voir rapidement si la chaine de production nécessitait de nouvelles pièces et à quel endroit précis. Ces fameuses cartes avaient pour nom « kanban ».

Ancêtre de la méthode Kanban actuelle, ce système de carte était également l’un des éléments précurseurs du futur système de production dit du « toyotisme », mis au point par Taiichi Ohno, qui donnera naissance par la suite au lean management. Le toyotisme est un système de production qui se définit par le flux (workflow), dont le but est de fluidifier le travail collectif et d'éviter les surcharges ou les ralentissements sur une chaine de production, permettant une production en fonction de la demande aussi appelée production juste-à-temps.

La méthode Kanban, qui a aujourd’hui pris la forme de tableaux, a depuis été adoptée dans de nombreux autres secteurs non-industriels, comme le développement logiciel. A l’image du Scrum, le Kanban est reconnue comme une approche « agile » de la gestion de projet.

A quoi ça sert un tableau Kanban ? Les principes fondamentaux de cette méthode

Les tableaux Kanban peuvent varier dans leur présentation selon les équipes, les produits, les processus et la gestion de tâches. Mais tous les Kanban visent l’efficacité dans l’organisation et reposent sur la même méthode de planification visuelle. Voici les principes fondamentaux du tableau Kanban :

Visualiser le flux de travail

Visualiser les différentes tâches et le processus pour les accomplir, c’est l’intérêt premier du Kanban. Chaque tâche est représentée par une carte et les colonnes indiquent les différentes phases du projet ou de la conception du produit : à faire, en cours, terminé, etc. La première étape dans la méthodologie Kanban consiste donc à représenter visuellement les différentes étapes d’un processus sur un tableau.

Limiter le travail en cours

Dans un workflow Kanban, la colonne work in progress (travail en cours) est celle qui se remplit le plus rapidement si l’on n’y prend pas garde. Raison pour laquelle la méthode Kanban impose normalement une limite au nombre de tâches présentes dans la colonne « en cours ». Cela réduit les goulots d’étranglement et évite la surcharge de travail. Sinon, à quoi bon opter pour un tableau Kanban ?

Gérer le flux

Dans la plus pure tradition du lean management, le kanban sert avant tout à maintenir un flux de travail et de production le plus fluide possible. Visualiser les différentes tâches et étapes permet en effet d’identifier et de résoudre rapidement les blocages. L’amélioration du flux passe ensuite par l’optimisation du passage des tâches d’une colonne à l’autre.

Amélioration continue

Le kanban est également une méthode itérative, qui permet à une équipe d’évaluer régulièrement son processus de travail, afin de repérer là où ça coince pour améliorer sa productivité la fois suivante. De quoi affiner le flux de travail au fil du temps et en fonction des besoins et de la taille de l’équipe.

Comment fonctionne le système Kanban ? Les étapes essentielles

Le système Kanban fonctionne donc grâce à un tableau visuel, divisé en plusieurs colonnes imageant les différentes étapes d’un processus de production. Les tâches à accomplir sont représentées par des cartes, des étiquettes ou des post-its, qui se déplacent de colonne en colonne en fonction de leur progression. Le tableau kanban peut également être mis en place via un logiciel ou un outil en ligne (Trello, Jira, etc.).

Création d’un tableau Kanban

La gestion d’un tableau Kanban commence par la création des colonnes. Les tableaux les plus simples en comptent trois ("À faire", "En cours", et "Terminé") mais un produit ou un projet plus complexe nécessitent souvent plus de colonnes...

Le choix des colonnes est essentiel puisque chacune correspond à une étape du flux de travail. Heureusement, la méthode Kanban est agile et les changements sont possibles en cours de projet avec l’ajout ou la suppression d’une colonne.

Création des cartes Kanban

Chaque tâche d’un projet est représentée par une carte ou une étiquette. Ces cartes contiennent des informations clés sur la tâche en question, telles que sa description, son échéance, les outils associés, la personne responsable, etc. Au début d’un tableau Kanban, l’exhaustivité des cartes ne doit pas être un objectif car vous pourrez rajouter des tâches selon les besoins, au fur et à mesure.

Déplacement des tâches

Maintenant que votre tableau est prêt, au travail ! À mesure que l’équipe progresse, chacun déplace les cartes de la colonne "À faire" vers "En cours", puis vers "Terminé". La liste des colonnes peut, bien sûr, être bien plus grande. Dans tous les cas, n’oubliez surtout pas les changements de carte en temps réel : toute l’équipe peut ainsi suivre l’avancement du travail commun et cela permet de détecter rapidement les problématiques actuelles du projet.

Limiter le nombre de tâches en cours

C’est un élément oublié par de nombreuses équipes qui utilisent le tableau Kanban : il faut limiter le nombre de tâches dans la colonne en cours ! Cela permet de maintenir le workflow pour mener à bien tous les projets. Que faire si trop de tâches stagnent dans cette colonne ? La séparer en plusieurs sous-tâches – et donc plusieurs cartes - ou mobiliser plus de moyens humains. Dans tous les cas, une solution est nécessaire !

Kanban vs Scrum : quelles différences ?

Si vous êtes habitué à travailler en mode projet, vous connaissez peut-être aussi le Scrum. Autre méthode « agile », le Scrum présente quelques différences notables, en particulier dans l’organisation du travail.

Cadence

Le Scrum est structuré en sprint (généralement d’une durée de 2 à 4 semaines) avec un objectif clair à atteindre à chaque fois.

Le Kanban n’impose pas de délai aux différentes tâches, qui sont traitées au fur et à mesure de la progression. C’est un flux tendu qui reste flexible et ajustable : un seul tableau Kanban peut très bien s’étaler sur une année entière.

Planification

Dans la méthode Scrum, chaque sprint commence par une planification détaillée d’un ensemble de tâches à accomplir au cours de ce sprint. Cela demande une vision claire et détaillée des objectifs de chaque sprint, qui doivent servir un projet à plus long cours.

Au contraire, aucune planification n’est vraiment fixe quand on lance un tableau Kanban. Des cartes ou étiquettes représentant différentes tâches peuvent être ajoutées dans le tableau au fur et à mesure des besoins. Chaque Kanban est adaptable et flexible selon les priorités.

Rôles et responsabilité au sein des équipes

La méthode Scrum définit trois rôles spécifiques essentiels à la bonne tenue de chaque sprint : Scrum Master, Product Owner et équipe de développement.

Aucun rôle n’est prédéfini à l’avance dans les équipes utilisant un Kanban : chaque membre de l’équipe doit pouvoir s’emparer d’une carte et effectuer une tâche du tableau. Un chef d’équipe peut éventuellement être désigné pour piloter l’ensemble du projet et avoir une vue d’ensemble de la production. Mais le Kanban est normalement plus souple en termes de responsabilité.

Scrum ou Kanban ?

Le choix entre Scrum ou Kanban dépend des besoins vis-à-vis du produit ou du projet en cours mais aussi des équipes et de leurs habitudes de travail. Le Kanban est plus flexible, adaptable et laisse une grande part à l’autonomie tandis que le Scrum est plus structuré et axé sur des cycles de travail définis. Dans les deux cas, les deux méthodologies restent agiles et sont très similaires, visuellement ou dans leurs objectifs.

Les erreurs courantes à éviter avec le Kanban

En faire un simple outil de suivi

Le Kanban n’est pas uniquement outil de suivi, c’est aussi une méthodologie de gestion de projets ! Il doit servir à optimiser les processus, gérer le flux de travail et améliorer la collaboration entre les équipes en cours de projet. L’utiliser simplement pour le suivi, c’est gâcher tout le potentiel agile de la méthode… Dans ce cas, un tableau Trello, Excel ou même une simple liste feront l’affaire à la place.

Complexifier le tableau

En entreprise, les choses trop simples paraissent parfois suspectes… Même si votre projet ou produit nécessite un enchainement complexe de tâches, gardez à l’esprit que la force du Kanban est qu’il est visuellement facile à comprendre dans sa présentation ! L’idéal reste d’avoir un tableau avec des colonnes claires qui représentent les étapes principales du processus. Trop de colonnes ou une myriade de cartes font perdre toute son efficacité au Kanban.

Ignorer les blocages

« Oh, cette carte est dans la colonne en cours depuis trois semaines. Ok, je vais plutôt partir discrètement sur une autre tâche. » Le tableau Kanban met en évidence les blocages… uniquement si vous acceptez de les voir ! Une carte qui bloque, ce n’est pas une patate chaude, c’est au contraire l’occasion régler un problème rapidement afin d’optimiser le flux pour les prochains tableaux de produits.