Frais de déplacement en intérim : calcul et spécificités à connaître

Assister à un salon professionnel, rencontrer un client, suivre une formation, visiter un chantier, remplacer un collègue employé dans un autre établissement de la région : nombreuses sont les raisons qui motivent des déplacements dans l’exercice d’une fonction professionnelle. Mais, quand un salarié est-il vraiment considéré comme étant en déplacement professionnel ? Lorsqu’on est intérimaire, les différents frais pris en charge lors d’un voyage pour le travail sont-ils les mêmes ? Comment sont-ils calculés ? Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre les modalités de remboursement et le calcul des frais de déplacement dans le cadre d’un travail en intérim.

Qu'est-ce qu'un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel est défini par le fait d’aller exercer en dehors de son lieu de travail. Mais, comment caractérise-t-on le lieu de travail ? Il s’agit de l’endroit où l’individu officie au quotidien depuis plus de trois mois.

Le déplacement professionnel ne peut dépasser 90 jours consécutifs et 180 jours par an lorsqu’il a lieu à l’étranger.

Quelles indemnisations par l’employeur lors d’un déplacement professionnel ?

Lorsqu’un salarié est en déplacement et qu’il ne peut pas rentrer chez lui le soir, son employeur doit lui rembourser les frais relatifs à ce voyage : les frais de transport, de repas et d’hébergement. Pour qu’un grand déplacement soit reconnu, il faut que la distance domicile - travail soit supérieure ou égale à 50 km et que les transports en commun ne permettent pas de réaliser cette distance dans un temps inférieur à 1h30.

Pour l’employeur, ces remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales dans la limite d’un montant établi. Par exemple, pour un repas, les différents montants sont fixés selon que le travailleur soit dans l’obligation de manger au restaurant ou non.

Ne vous inquiétez pas si vous vous trouvez dans cette situation. Les entreprises vous communiqueront leurs politiques pour le remboursement des frais des voyages professionnels et elles vous préciseront les plafonds pour le remboursement de la restauration ou des titres de transport. Et si vous voulez vous offrir une prestation qui va au-delà du montant prévu ? Il vous appartient de payer le reste à charge.

Important : après avoir avancé l’argent, pour bénéficier d’un remboursement, le salarié doit remplir une note de frais et apporter un justificatif de ses dépenses, comme une facture pour un repas au restaurant. Ainsi, veillez à bien conserver l’ensemble de vos preuves d’achat.

Grâce au principe d’égalité de traitement entre les intérimaires et les autres salariés de l’entreprise, la prise en charge des déplacements doit être la même entre les différents collaborateurs. En effet, pour protéger les travailleurs en contrat temporaire, malgré la précarité de leur contrat, il est important qu’ils bénéficient des mêmes conditions d’exercice : rémunération, équipements, outils, sécurité, temps de repos, etc.

Quel est le mode de calcul des frais de déplacement en intérim ?

Lors d’une mission de moins de trois mois

La particularité est donc qu’un intérimaire est considéré en « petit déplacement » lors de ses 3 premiers mois d’exercice au sein de la société utilisatrice.

Ainsi, des indemnités repas peuvent être versées si le travailleur est dans l’incapacité de rentrer chez lui ou à l’agence d’intérim pour déjeuner.

Concernant ses frais de transport pour se rendre jusqu’à l’entreprise utilisatrice, ils sont pris en charge sur la base d’un barème kilométrique lorsque le travailleur n’a pas d’autre possibilité que l’utilisation de son véhicule personnel. Les indemnités kilométriques varient selon plusieurs critères : la nature du véhicule, sa puissance et le nombre de kilomètres parcourus pour un motif professionnel pendant l’année.

Lors d’une mission de plus de trois mois

Lorsque la mission de l’intérimaire se poursuit au-delà de trois mois, l’entreprise où il officie chaque jour devient alors son lieu de travail « fixe ». Les règles pour le défraiement changent, il n’est plus considéré comme en situation de déplacement professionnel.

En revanche, s’il doit effectuer des rendez-vous en dehors des bureaux de l’entreprise utilisatrice, ses dépenses seront bien prises en charge.

À noter : en fonction du lieu du déplacement, les montants des plafonds de remboursements ne sont pas les mêmes. Les barèmes de l’Urssaf sont différents si le déplacement a lieu en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger.