Fiche de poste : est-elle obligatoire ? Est-elle indispensable ?

Non, la fiche de poste ne sert pas seulement au recrutement… Les informations qu’elle contient vous seront précieuses tout au long de votre vie dans l’entreprise ! Mais à quel point est-elle indispensable ? Voici ce que vous devez savoir !

Est-ce que la fiche de poste est obligatoire ?

Non, la fiche de poste n’est pas obligatoire et n’a aucun caractère légal. A l’inverse du contrat de travail, qui est le seul document relatif à votre poste censé faire foi auprès de la justice en cas de litige. Pourtant, dans les faits, votre fiche de poste sera scrutée avec attention par n’importe quel juge en cas de contentieux.…

En revanche, l’employeur a une totale liberté pour élaborer le contenu de ses fiches de poste et y intégrer les informations qu’elle souhaite. Tant qu’elle respecte la loi : pas de discrimination, de directives contrevenant au Code du travail, etc.

Qu’est-ce que contient une fiche de poste ?

S’il n’y a pas de modèle de fiche de poste, certaines informations y figurent presque systématiquement. Sélection non exhaustive du contenu d’une fiche de poste :

• L’intitulé de poste
• Le service ou département auquel est rattaché le poste
• Superviseur ou supérieur hiérarchique du titulaire du poste
• La place du poste dans l’organigramme / son niveau hiérarchique
• Missions et activités clés
• Objectif du poste au sein du service et de l’entreprise
• Compétences requises et expérience professionnelle nécessaire
• Conditions d’exercice (horaires, lieu, environnement de travail, poste de travail, etc.)
• Compétences comportementales attendues (relationnel, leadership, communication, etc.)
• Critères d’évaluation
• Perspective de carrière

A quoi sert une fiche de poste ? Un outil de dialogue utile à l’employeur comme au salarié

Sans caractère légal, pas de définition toute faite de la fiche de poste… Pour faire simple, retenez que c’est un référentiel qui sert de base de dialogue au salarié comme à l’employeur.

Pour le salarié : savoir ce qu’on attend de lui. Quelles sont ses missions, ses responsabilités, ses objectifs et les moyens qu’il a à sa disposition pour les atteindre. C’est aussi un outil et une base de discussion en cas de problème d’organisation, pour évoluer sur un autre poste, prendre en responsabilité ou justifier vos besoins de formation.

Pour l’employeur : réussir son recrutement. En élaborant une fiche adaptée aux besoins et à la réalité du poste, il sait quel candidat recruter. Par la suite, la fiche de poste peut être utilisée pour évaluer objectivement le collaborateur lors de l’entretien annuel, lui attribuer de nouveaux objectifs, etc. La fiche de poste peut aussi servir de base pour justifier un licenciement pour inaptitude, insuffisance ou pour des motifs économiques.

A noter que ce document peut aussi constituer un outil de gestion des ressources humaines à l’échelle de l’entreprise. On parle ainsi de GPEC, pour gestion prévisionnelle des emplois et compétences : la stratégie d’une organisation lui permettant de prévoir et d’adapter ses besoins actuels et futurs en compétences, en alignement avec ses objectifs à long terme.

Qui écrit la fiche de poste ?

Si tout le monde peut l’écrire, la rédaction de la fiche de poste n’est généralement pas confiée à n’importe qui ! Lors d’une campagne de recrutement, la description des fiches est un rôle dévolu aux recruteurs et RH. Cela doit leur permettre d’affiner leurs objectifs de recrutement et de sélectionner les candidats possédant les meilleures compétences.

Tâches, organisation, compétences… Le manager a clairement son mot à dire ! Le candidat étant appelé à devenir un collaborateur, le futur manager est généralement consulté pour renseigner les informations les plus pertinentes.

Quelles différences entre fiche de poste et fiche de fonction, fiche métier, offre d’emploi ou profil de poste ?

Bien que similaires, chacune de ces fiches a son propre rôle et contexte d’utilisation.

Fiche métier

Elle décrit le métier ou la profession de façon très générale, en décrivant les compétences nécessaires, les tâches habituelles, les conditions de travail, les perspectives de carrières et d’évolution, le salaire. Les fiches métiers sont plutôt rédigées dans une perspective d’orientation professionnelle ou de formation. D’ailleurs, HelloWork vous propose des centaines de fiches métiers sur le panorama des métiers pour savoir comment devenir chef de projet web, infirmier ou contrôleur de gestion !

Fiche de fonction

Similaire à la fiche de poste, on les confond souvent ! Les fiches de fonction se concentrent surtout sur les responsabilités et les tâches liées à une fonction spécifique au sein d’une organisation. Il ne s’agit pas d’un poste ou d’une personne en particulier – la fiche de fonction peut d’ailleurs couvrir plusieurs postes ayant des fonctions proches !

Offre d’emploi

A première vue, elle pourrait ressembler à s’y méprendre à la fiche de poste car elle mentionne également les compétences techniques, les qualifications requises, les missions, etc. Mais l’offre évoque aussi les avantages offerts par l’entreprise ou comment postuler… ce qui n’a rien à voir avec la fiche de poste. Surtout, la description du poste sert avant tout à attirer les candidats en leur donnant envie de postuler ! Son but n’est pas d’être exhaustif mais attractif.

Profil de poste

C’est le profil du candidat idéal que souhaite recruter l’entreprise pour un poste à pourvoir. En cela, elle est très similaire à l’offre d’emploi. Mais le profil de poste n’est pas destiné aux candidats ou au salarié, c’est un document utilisé par les recruteurs pour garder en tête les besoins de l’entreprise lors du processus de recrutement. Le profil de poste combine donc les compétences techniques attendues avec le savoir-être et les aptitudes relationnelles recherchées.

Fiche de poste

La fiche de poste évoque un poste précis au sein d’une organisation. Surtout, elle permet de clarifier les attentes de l’employeur envers le collaborateur et sert de document de référence lors des évaluations de performance ou dans la gestion des ressources humaines.

Est-ce que je peux faire modifier ma fiche de poste ?

Bien sûr, la fiche de poste est évolutive ! C’est même recommandé dans certains cas.

Vous pouvez demander à faire modifier votre fiche de poste lors de votre arrivée dans l’entreprise, immédiatement ou après quelques jours, si vous estimez que certaines missions que vous exercez au quotidien ne sont pas identifiées clairement dans la fiche de poste. Pourquoi faire ? Pour clarifier les choses auprès de vos responsables et de vos collègues.

Vous pouvez à l’inverse demander à retirer certaines tâches ou missions car vous n’avez pas le temps de les prendre en charge. Un salarié se borne rarement à sa fiche de poste à 100%, mais cela reste un cadre directeur qui établit certaines limites : management, rôle, missions, etc.

Vous pouvez également demander à faire modifier votre fiche de poste en cours de contrat. Par exemple, si après quelques années dans l’entreprise, on vous confie de nouvelles responsabilités. Votre nouveau rôle mérite peut-être que votre intitulé de poste soit modifié pour mieux prendre en compte ce que vous faites réellement au quotidien. Très utile si vous souhaitez solliciter une augmentation dans la foulée !

Oui ou non, la fiche de poste est-elle indispensable en tant que salarié ?

Pour un employeur, c’est une évidence : la fiche de poste est un outil pratique pour le recrutement, la gestion des collaborateurs, des processus de travail, etc. Mais pour un salarié, est-ce vraiment indispensable de connaître sa fiche de poste ? On pèse le pour et le contre.

Non, la fiche de poste n’est pas indispensable car :

La réalité du travail ne correspond pas toujours à la fiche de poste très cadrée qu’on présente à un candidat. D’autant que les postes évoluent au fur et à mesure des années, l’organisation d’une entreprise peut changer au gré des besoins, le travail du lundi n’est pas forcément le travail du vendredi, etc. Un même métier peut d’ailleurs être amené à se transformer au fur et à mesure du temps ! Alors à quoi bon graver tout ça dans le marbre ?

La fiche de poste peut être un carcan rigide pour quelqu’un de très autonome, touche-à-tout ou ambitieux. Vous souhaitez faire évoluer vos compétences ? Devenir manager ? Vous visez des postes à cheval sur plusieurs métiers ? Le contenu de la fiche de poste pourrait vous brider, surtout si votre manager voit d’un mauvais œil vos envies d’autonomie…

Oui, la fiche de poste est indispensable car

Subir une surcharge de travail à cause de tâches ne figurant pas dans votre fiche de poste n’est pas une situation normale. Si vous êtes polyvalent, cela peut aussi vous jouer des tours face à des collègues qui se déchargent de certaines missions sur vous. Dans ce genre de situation, vous pourrez ainsi vous prévaloir de votre fiche de poste auprès du service des ressources humaines, afin de mieux (re)définir le cadre de vos missions et éviter l’épuisement professionnel.

Attention, la phrase « ce n’est pas dans ma fiche de poste » n’est pas à utiliser à tort et à travers mais uniquement pour (tenter de) vous prémunir de certains abus ou d’une mauvaise organisation du travail.

En cas de litiges avec votre employeur, la fiche de poste peut vous servir de preuve. Par exemple, pour vérifier si un poste en CDD répond à un besoin ponctuel ou si la fonction relève de l’activité normale et permanente de l’entreprise - ce qui peut entraîner la requalification du contrat en CDI.

Vous avez évolué et le poste décrit ne vous correspond plus ! Vos compétences se sont considérablement étoffées ? Vous avez une nouvelle spécialisation ? Vous assumez de nouvelles responsabilités ? Vous méritez sans doute un nouvel intitulé de poste ! Appuyez-vous sur votre fiche de poste pour le signifier lors de votre entretien professionnel, entretien annuel d’évaluation ou en contactant directement votre directeur des ressources humaines. Une évaluation sera peut-être nécessaire, la signature d’un avenant à votre contrat également… mais vous pourriez aussi obtenir une augmentation de salaire ou de nouvelles ressources au quotidien. Un nouveau pas dans votre carrière, écrit noir sur blanc dans votre fiche de poste !