Fiche de poste : définition, contenu et valeur juridique

Quand vous postulez à une offre d’emploi, vous appréciez d’avoir une fiche de poste précise. Et en tant que salarié ou fonctionnaire, cet outil des ressources humaines vous permet d’avoir un périmètre d’activités défini avec des missions claires.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

Une fiche de poste est un outil développé par le service des ressources humaines d’une entreprise ou dans la Fonction publique permettant d’établir la carte des compétences et des postes occupés dans chaque service.

Une fiche de poste se caractérise par différents éléments récurrents :

• L’intitulé du poste qui nomme précisément la fonction occupée,
• La position dans l’organigramme permettant de connaître les relations hiérarchiques et les interactions au sein de l’entreprise,
• Les conditions de travail dressant le cadre d’exercice (lieu, horaires, RTT, etc.)
• Les modalités de recrutement et les prérequis au recrutement,
• Le type de contrat (CDD, CDI),
• Les missions et activités à couvrir à ce poste,
• Les savoir-être et savoir-faire à mobiliser sur le poste,
• Les objectifs et résultats attendus, etc.

A quoi sert une fiche de poste ?

Si tous les postes de l’entreprise ont une fiche de poste, cela permet de clarifier l’organigramme, les interactions et le « qui fait quoi » au quotidien !

C’est un outil de dialogue sur lequel il est possible de s’appuyer en cas de désaccord sur une mission, sur une organisation d’équipe ou sur des savoir-faire demandés. La fiche de poste donne aussi l’opportunité de s’appuyer dessus pour demander une augmentation de salaire ou se positionner sur un autre poste en interne, souvent avec plus de responsabilités.

Avec une fiche de poste, vous pouvez aussi vous appuyer sur son contenu pour demander à suivre une formation dans le cadre du Plan de développement des compétences de l’entreprise.

A noter : on vous propose une fiche de poste dans le processus de recrutement ? C’est bon signe ! Cela montre une réflexion interne sur l’organisation, la répartition des activités et le souci de mettre à plat les conditions de travail. 

La fiche de poste est-elle obligatoire ?

L’élaboration d’une fiche de poste est réalisée en toute liberté par les entreprises, aucune obligation légale n’existant sur ce point si ce n’est le respect de la loi (pas de discrimination, etc.).

En tant que salarié, bénéficier d’une fiche de poste permet d’avoir un support de médiation intéressant pour tout échange avec votre manager ou le service des ressources humaines.

A retenir : le seul document légal spécifique à votre poste est le contrat de travail que vous avez signé. En cas de litige, c’est ce document qui fera foi aux Prud’hommes, par exemple.

Est-ce qu’une fiche de poste est systématiquement attachée à un poste ?

Une fiche de poste est rattachée à un poste spécifique et donc doit être individuelle. Elle se distingue de la fiche de fonction, plus généraliste, qui peut englober plusieurs postes aux activités similaires même si certaines conditions d’exécution sont différentes. Par exemple, si votre entreprise emploie dix commerciaux, avec comme seule distinction, la zone d’exercice ou le produit à commercialiser, la fiche de fonction sera commune à tous. En revanche, chaque fiche de poste de commercial sera propre à chaque salarié, avec mention du lieu d’exercice spécifique à sa zone de prospection ou avec mention des produits ou services à vendre (un commercial gère les pièces détachées, un autre s’occupe du secteur de l’occasion, etc.).

Dans quelle mesure pouvez-vous demander à avoir accès à votre fiche de poste ?

Au moment du recrutement, vous pouvez tout à fait demander à consulter la fiche de poste de l’emploi sur lequel vous postulez. C’est un média qui vous donne des informations de cadrage et d’exécution du travail à accomplir.

Si vous êtes déjà en poste, vous pouvez également solliciter votre manager ou votre service RH afin de consulter cette fiche. Elle peut d’ailleurs être mis à disposition de façon pérenne sur un intranet, avec un accès sécurisé par personne.

Par ailleurs, vous pouvez vouloir la consulter pour préparer votre entretien professionnel, un entretien d’évaluation annuel, un entretien de mobilité interne. Si vous souhaitez vous former, la fiche de poste peut vous aider à faire le point sur les compétences à enrichir ou à acquérir pour accomplir l’ensemble des missions. Elle vous permet ainsi de faire part de vos besoins de formation, qui s’inscriront plus largement dans le Plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Bon à savoir : votre employeur peut modifier les activités de la fiche de poste sans avoir besoin de vous concerter même si la discussion et la négociation doivent être privilégiées pour travailler en toute sérénité pour tous.

Est-ce qu’une fiche de poste peut évoluer ?

La fiche de poste doit être le reflet de l’activité menée à un instant T. Avec les missions qui peuvent évoluer, la mise en place de nouvelles pratiques ou de nouveaux logiciels, la fiche de poste doit être modifiée au fil des années pour correspondre à l’exercice réel de l’emploi.

A noter : si vous pensez que votre fiche de poste est obsolète, discutez-en avec votre responsable ou le service RH. Vous pouvez notamment en parler lors d’un entretien d’évaluation ou durant votre entretien professionnel.

Voici une liste de questions sur lesquelles vous pouvez vous pencher pour faire des propositions sur votre fiche de poste afin de la clarifier :

• En quoi consiste votre travail ?
• Pouvez-vous décrire une journée de travail ?
• Quelles sont les activités qui vous prennent le plus de temps ?
• Quelles sont les principales connaissances nécessaires pour mener à bien vos missions ?
• A qui et à quoi votre poste est-il utile ?
• Quelles sont les contributions (services ou produits) que vous fournissez à chacun de vos clients (internes ou externes) ?
• De qui dépendez-vous dans l’entreprise ?
• De qui êtes-vous responsable ?
• Comment s’articulent vos activités par rapport à celles de vos collègues au sein du bureau, du service ?

Fiche de poste et objectifs

La fiche de poste permet de fixer les objectifs stratégiques et opérationnels du poste occupé. En revanche, elle ne décline pas les objectifs chiffrés à réaliser (chiffres d’affaire, augmentation des résultats, nombre de dossiers traités, etc.).

Les objectifs professionnels sont évoqués lors de l’entretien annuel d’évaluation, et sont notés dans le compte-rendu de cet entretien pour servir de base aux échanges de l’année suivante.

Vous venez d’être embauché ? Lors de votre prise de poste, discutez concrètement des objectifs à atteindre, et faites-les figurer dans un compte-rendu ou un mail de bilan d’entretien pour avoir également une trace de ces échanges.

Quelle valeur juridique pour la fiche de poste ?

La fiche de poste n’a pas de valeur juridique face aux clauses d’un contrat de travail. Ce sont en effet les documents officiels comme votre contrat de travail ou les accords de branche, les accords d’entreprise qui sont pris en compte en cas de litige entre un salarié et l’entreprise qui l’emploie.

Il faut toutefois savoir que dans le cas de conflit de harcèlement moral, d’insuffisance professionnelle ou d’inaptitude au travail, l’étude de la fiche de poste peut être prise en compte dans les pièces à étudier par les deux parties.

Vous n’avez pas encore de fiche de poste ou vous souhaitez modifier la vôtre ? Discutez-en avec votre responsable !

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