Entretien professionnel : définition, objectifs et déroulé

Pour faire le point sur vos qualifications et votre emploi, l’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire qui doit avoir lieu tous les deux ans entre un employeur et chaque salarié. Quels sont les thèmes abordés lors de cet entretien pro ? Comment vous préparer à cet entretien professionnel ? Comment faire cet entretien et avec qui ?

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel n’est pas l’entretien d’embauche ni votre entretien d’évaluation annuel. C’est un dispositif officiel mis en place depuis 2014 au sein des entreprises, avec une périodicité de 2 ans. Il s’applique à tous les salariés, aussi bien en CDD qu’en CDI, en contrat de professionnalisation ou en contrat d’apprentissage. Quel que soit votre temps de travail au sein de l’entreprise (temps partiel ou temps plein), vous avez le droit à cet entretien. Il va permettre à l’entreprise de concevoir son plan de formation et incite chaque salarié à se former tout au long de sa carrière.

En cas de manquement à cette obligation, l’entreprise encourt des sanctions. Si votre entreprise emploie plus de 50 salariés et que vous n’avez pas bénéficié les 6 dernières années des entretiens professionnels et d'au moins une action de formation non obligatoire, votre employeur doit abonder votre CPF, Compte personnel de formation. En d’autres termes : sans preuve du déroulement des entretiens professionnels, votre employeur va devoir ajouter 3000 € sur votre Compte Formation au bout de 6 ans.

CPF : peut-on céder ses droits à la formation à un proche ?

L’obligation de tenir cet entretien pro est inscrite dans le Code du travail (article L. 6315-1). N’hésitez pas à demander à votre responsable des ressources humaines de l’organiser si au bout de deux ans, personne ne l’évoque en interne !

NB : le décret du 30 décembre 2021 vient d’accorder un délai supplémentaire pour les entretiens sexennaux qui devaient se dérouler en 2020 et 2021, la date limite de transmission des informations et de paiement de l’abondement étant désormais fixée au 31 mars 2022.

A quoi sert l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est le rendez-vous RH qui va vous permettre de faire le point sur vos perspectives d‘évolution professionnelle, et mesurer votre employabilité par rapport au poste occupé ou pour viser une mobilité interne. Pour l’entreprise, tous ces entretiens lui permettent de construire son Plan de développement des compétences, et de mobiliser son Opco (ex Opca) pour proposer les formations nécessaires à l’employabilité des salariés.

Avec la Loi sur l’avenir professionnel et la réformation de la formation professionnelle, les compétences sont au cœur des préoccupations. VAE (validation des acquis de l’expérience), CPF (compte personnel de formation), plan de développement des compétences, CEP (conseil en évolution professionnelle en vue d’une reconversion) sont autant de dispositifs dont votre employeur doit vous parler en amont de l’entretien ou durant cet entretien obligatoire.

Bon à savoir : tous les six ans, l’entretien pro a un objectif supplémentaire : élaborer un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. C’est un moment important car il permet de récapituler les actions de formations suivies (certifiantes ou non), l’évolution professionnelle de la personne (prise de responsabilité, changement de poste, etc.) et la progression salariale (individuelle comme collective).

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Quand faire le 1er entretien professionnel… et les suivants ?

Lorsque vous avez été recruté, l’entreprise a dû vous informer de ce droit à un entretien annuel tous les deux ans d’ancienneté. Le 1^er entretien professionnel a lieu ainsi deux ans après votre date d’embauche, puis tous les deux ans à partir de cette date de primo-entretien.

Mais ce n’est pas le seul cas de figure où l’entretien professionnel est obligatoire. Votre employeur doit également vous en proposer systématiquement un après une période d’interruption à la suite d’une des situations suivantes :

• Congé de maternité ou congé d'adoption ;
• Congé parental à temps plein ou à temps partiel ;
• Congé de proche aidant ;
• Congé sabbatique ;
• Période de mobilité volontaire sécurisée ;
• Arrêt maladie de plus de 6 mois ;
• Mandat syndical.

Est-il possible de refuser un entretien professionnel ?

Vous n’en avez pas la possibilité, mais vous pouvez négocier la date de cet entretien. Après plusieurs mois d’absence au travail, faire le point sur votre évolution au sein de l’entreprise est une opportunité à saisir. C’est l’occasion d’organiser au mieux votre retour en poste, et de parler développement de vos compétences avec probablement une formation à la clé ! C’est aussi le moment de parler de vos conditions de travail et d’une éventuelle évolution d’emploi.

Quand et comment demander un entretien professionnel ?

Il n’est pas nécessaire d’attendre le délai de 2 ans entre chaque entretien pro pour évoquer votre besoin en formation.

Dans la fonction publique, il existe aussi l’entretien professionnel généralisé par La loi n°2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique. Il est annuel et conduit par le supérieur hiérarchique direct. Contrairement à l’entretien pro dans le privé, cet entretien porte autant sur l’évaluation des résultats, de la tenue des objectifs que des questions de mobilité.

Comment préparer son entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est l’occasion de discuter en interne de vos compétences, de vos besoins de formation pour la meilleure adéquation possible entre votre poste de travail et vos compétences, savoir-faire et savoir-être. Encore faut-il y avoir songé avant pour lancer des discussions constructives et faire émerger un projet de formation.

Mais comment bien réussir votre entretien professionnel ?

Quelques semaines avant l’entretien, commencez à poser à l’écrit les activités dans lesquelles vous êtes à l’aise, celles que vous souhaiteriez perfectionner voire apprendre entièrement. Renseignez-vous également sur les dispositifs existants pour vous former en interne ou via un organisme privé, dans le cadre de votre emploi ou en dehors des heures de travail. Souhaitez-vous acquérir une nouvelle compétence, sans diplôme à la clé ou voulez-vous suivre une formation certifiante ? Notez toutes les questions que cela fait naître chez vous.

Puis à quelques jours de l’entretien, mettez de l’ordre dans ces idées pour faire émerger vos besoins de formations, votre envie de mobilité en interne comme en externe. Certains services RH fournissent une grille de préparation à l’entretien professionnel. Elle mentionnera qui conduira l’entretien. Ensuite, c’est à vous de renseigner les items proposés : certification acquise depuis le dernier entretien, actions de formation suivies, évolution salariale, activités pour lesquelles vous souhaitez acquérir de nouvelles compétences, etc.

Bon à savoir : ce rendez-vous RH est aussi utile au salarié qu’à l’entreprise. Pour le premier, c’est l’assurance d’avoir un moment d’échange sur ses compétences et besoins de formation, sans connotation de réussite ou de performance (comme dans l’entretien d’évaluation). Pour l’employeur, c’est la possibilité de cartographier les compétences présentes, celles dont il a besoin pour développer son activité. Le tout permet de concevoir un plan de développement des compétences en adéquation avec les besoins des salariés et de l’entreprise.

Comment se déroule l’entretien professionnel ?

La grande question de cet entretien obligatoire est de savoir quoi dire. La difficulté est de ne pas glisser vers le contenu d’un entretien d’évaluation annuel. Pour cadrer au mieux ces entretiens professionnels obligatoires, le ministère du Travail a indiqué les quatre thématiques devant être abordées :

• L’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi ;
• Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
• L’évaluation de son employabilité ;
• La réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.

Le manager ou le responsable RH qui assure l’entretien peut aborder chacun des points dans l’ordre qu’il souhaite. A aucun moment, il ne doit être question des objectifs de votre mission, des résultats de l’année, d’une demande d’augmentation de salaire. Ici, l’objectif pour lui est d’initier et de développer une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Vous serez informé un mois à l’avance de la date de cet entretien professionnel, ce qui vous laisse le temps de vous y préparer. Comptez 1h30 à 2h pour ce rendez-vous ! Suite à votre rencontre avec le RH ou votre DG dans une petite structure, vous recevrez deux exemplaires de la synthèse de votre entretien : vous les signerez avant d’en remettre un exemplaire au service des ressources humaines ou à votre employeur.

Idéalement, dans les semaines qui suivent, les RH reviendront vers vous pour vous faire des propositions concrètes en lien avec la synthèse de votre entretien professionnel. Si ce n’est pas le cas, soyez force de proposition et demander à suivre une formation que vous avez repérée, par exemple. L’entretien professionnel est un outil RH qui invite au dialogue. Soyez acteur de votre évolution professionnelle ! La réussite de l’entretien pro dépend de votre envie de vous impliquer et de vous former tout au long de votre carrière.

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