4 conseils d'Elon Musk pour rendre vos réunions plus productives

Au vu du coût élevé que représentent les réunions improductives pour les entreprises, on comprend pourquoi Elon Musk a décidé de s’y attaquer.

La réunionite, une maladie que les entreprises payent au prix fort

Les réunions inefficaces et inutiles ne sont pas seulement pénibles pour les collaborateurs qui y participent, elles sont également mauvaises pour la productivité de tous et très couteuses pour les entreprises !

Selon une étude de l’Ifop parue en 2018, les réunions représentent des dépenses pouvant avoisiner le million d’euro pour une société de 200 personnes. D’après Atlassian, les réunions inutiles font ainsi perdre 37 milliards de dollars aux entreprises américaines, uniquement en salaire…

Des frais en temps et en argent qu’Elon Musk ne souhaite pas payer en tant que chef d’entreprise. D’autant que les réunions ont eu tendance à augmenter depuis la crise sanitaire.

Comme nous le rappelle le magazine américain Inc., c’est dans un email envoyé en 2018 qu’Elon Musk a expliqué aux employés de Tesla comment réduire le surcoût engendré par les réunions :

• « Arrêtez les grandes réunions, sauf si vous êtes certain qu’elles apportent de la valeur à l’ensemble de l’auditoire. Dans ce cas elles doivent être très courtes. »
• « Arrêtez également les réunions fréquentes, à moins que vous ne traitiez d’un sujet très urgent. La fréquence des réunions doit rapidement diminuer une fois que ce problème urgent est résolu. »
• « Quittez une réunion ou raccrochez d’un call dès qu’il devient évident que vous n’apportez aucune valeur ajoutée. Ce n’est pas malpoli de partir, mais c’est malpoli de faire rester quelqu’un et de lui faire perdre son temps. »

Les 4 conseils d’Elon Musk pour booster vos réunions

Réduisez le nombre de participants : plus une réunion comporte de participants, moins le nombre de personnes concernées directement par le sujet de la réunion risque d’être élevé. Privilégiez les collaborateurs qui vont pouvoir apporter de la valeur et appliquez également cette règle à vous-même. Selon Elon Musk, personne ne devrait être obligé de rester dans une réunion du début à la fin ! N’hésitez donc pas à quitter une réunion en cours de route, tout simplement.

Réduisez la durée : Si une réunion courte n’est pas toujours efficace, une longue réunion l’est rarement... D’autant que chaque collaborateur prend sur son temps de travail pour participer. Tentez de réduire chaque réunion de 10 minutes et observez ce qu’il se passe. Rien ? Vous venez de gagner un temps précieux à allouer à une autre tâche.

Réduisez la fréquence : Les réunions à répétition ne sont utiles que pour traiter d’un sujet urgent, si des évolutions rapides sont à l’œuvre au sein de l’entreprise, etc. Dès que les choses sont redevenues calmes et que le quotidien reprend ses droits, tentez au contraire de les espacer le plus possible. Vous pouvez par exemple tenter de faire passer les réunions hebdomadaires à un rythme bimensuel pour commencer.

Eliminez les réunions (inutiles) : Certaines réunions peuvent et doivent être annulées, soit par une suppression pure et simple, soit en passant à une communication asynchrone sur certains sujets. Le travail asynchrone permet à chaque collaborateur d’apporter de la valeur suivant ses disponibilités et donc de faire gagner du temps à tout le monde.

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