Découvrez la durée de réunion idéale (et comment réussir à la respecter)

Jetez un œil à votre planning de la semaine : vous avez forcément des réunions prévues et d’ailleurs il y en a bien une qui vous bloque dans l’avancement de vos dossiers. En moyenne, chaque salarié participe à dix réunions par semaine, soit environ huit heures passées au sein d’une salle ou sur un logiciel de visioconférence, selon une étude Barco et Circle Research. Un temps de travail précieux perdu parfois dans des points d’organisation interminables. Alors, existe-il une durée moyenne idéale pour rester efficace ? On fait le point !

De 20 à 30 minutes : une durée optimale

Si les enjeux et les sujets de chaque réunion peuvent varier, plusieurs études estiment que leur durée devrait rester fixe, aux alentours de 30 minutes. Ce laps de temps permettrait à notre cerveau de rester concentré. L'étude menée par Barco et Circle Research estime même que le temps idéal serait de 21 minutes (oui c’est très précis !) tandis qu’une précédente étude, réalisée par Atlassian, jaugeait que la durée moyenne d’une réunion devait rester à 37,5 minutes. La vérité se trouve donc sûrement entre les deux.

Pourtant, la durée moyenne des réunions en France dépasse souvent ces durées préconisées. Nous passerions souvent plus d’une heure à discuter d’un sujet avec nos collègues, selon une enquête menée par le site Wisembly. Ce qui provoque souvent des problèmes d’attention puisque notre cerveau décrocherait au bout de 52 minutes de réunion.

Comment éviter que les réunions s’éternisent ?

Mais entre l’obligation d’aborder tous les sujets ou de laisser la place aux questions de chacun, il est parfois difficile de respecter une durée de réunion réduite à trente minutes. Pourtant, la réalisation de réunions courtes, ça s’apprend ! Il suffit au préalable de prévoir une durée raccourcie et de se tenir aux horaires de début et de fin. La ponctualité est vraiment la règle principale d’une réunion courte réussie. Et pour gagner en efficacité, rien de mieux que de rentrer directement dans le vif du sujet.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, essayez de présenter rapidement l’ordre du jour, voire envoyez-le la veille aux membres de la réunion afin qu’ils aient eu le temps d’y réfléchir. Essayez de rester au maximum clair et concis dans votre énoncé, vous aurez le temps de rentrer dans les détails si vous laissez un temps pour quelques questions dans les dernières minutes. Enfin, n’hésitez pas à recadrer le sujet de conversation sur l’objectif principal de la réunion. Ce sont souvent les sujets annexes ou les questions à propos de détails qui allongent les durées de réunions. Si vous sentez qu’un autre sujet émerge ou qu’il y a une incompréhension sur un logiciel ou un point d’organisation, n’hésitez pas à fixer une nouvelle réunion pour en parler. Votre objectif : qu’elle dure 20 minutes maximum ! On vous met au défi.

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