Départ en congé ? Nos conseils pour rédiger le parfait message d’absence

Ce mail automatique, grand classique du monde du travail, doit en effet comporter un certain nombre d’éléments. Comment rédiger un mot d’absence complet ? Voici les éléments à ne pas oublier et quelques conseils pour un mail (vraiment) réussi.

1. Le motif d’absence

Pour commencer, indiquez votre motif d’absence. Cela peut être un départ en vacances, un congé maladie ou maternité… Le fait de donner la raison de votre absence incitera vos collaborateurs/clients à ne pas vous contacter pendant vos congés. Inutile toutefois d’aller trop dans les détails.

Plus original (mais plus risqué) : le message d’humour sur un ton plus léger. Par exemple : « Je suis actuellement au Vietnam. Ma boîte mail ne m’accompagne pas pour ce voyage » ou « Email Error 404 – Échec de la tentative d’envoi… jusqu’au lundi 2 avril ».

À adopter selon votre secteur d’activité et l’image de votre entreprise. En cas de doute, mieux vaut rester sobre.

2. Votre date de disponibilité

Vos interlocuteurs doivent savoir quand ils pourront à nouveau vous joindre. Indiquez dans votre mail la date à laquelle vous serez de nouveau disponible (plutôt que votre date de retour). Cela peut être par exemple « je serai de nouveau joignable le lundi 2 avril » ou « je vous répondrai à mon retour le 2 avril ».

Notre conseil ? Si vous pensez devoir gérer de nombreuses tâches à votre retour, décalez votre date de disponibilité de quelques jours après votre retour au travail. Cela vous octroiera du temps supplémentaire pour répondre à vos mails sans vous rajouter du stress.

En revanche, si vous vous absentez pour une durée indéterminée, n’oubliez pas de l’indiquer avec votre motif.

3. Les coordonnés d’un contact d’urgence

Une fois votre message d’absence reçu, il est probable que vos interlocuteurs attendent votre retour. Toutefois, en cas d’urgence, il est essentiel d’indiquer les coordonnées d’une autre personne. Fournissez son nom, numéro de téléphone ou mail, et précisez également votre lien avec elle (collègue, responsable, etc.) et son domaine d’expertise si besoin (service marketing, service commercial, etc.). Par exemple : « En cas d’urgence, je vous invite à contacter ma collaboratrice Madame X au 06 00 » ou « Si cela ne peut pas attendre, pour toutes questions relatives à la compatibilité, contactez Mme Laura Morris par mail à l’adresse suivante : xx ».

Si vous avez fait le choix de confier le traitement de vos mails à un collaborateur pendant votre absence, il est important de le signaler à vos interlocuteurs. Pour cela, indiquez le motif et la durée de votre absence, puis précisez que votre e-mail sera retransmis et traité par une autre personne.

La check-list pour un message d’absence irréprochable

Vous avez rédigé votre message d’absence en incluant les éléments ci-dessus ? Il ne vous reste plus qu’à vérifier quelques derniers détails :

Le mot de remerciement

Un message d’absence paraîtra plus poli et enjoué s’il commence par un petit mot de remerciement tel que « merci beaucoup pour votre mail » ou « merci pour votre courriel ! ».

La langue du courriel

Si vous travaillez avec des clients/collaborateurs étrangers, traduisez votre message afin de le proposer également en version anglaise. Cela renverra une image plus professionnelle de vous, notamment si votre entreprise est tournée vers l’international.

Le message d’absence vocal

Laissez également un message d’absence sur votre boîte vocale si vous détenez un téléphone professionnel. Ce dernier doit comporter les mêmes informations que celles mentionnées dans le mail.

Une occasion spéciale ?

Si votre absence est liée à des évènements particuliers comme des fêtes de fin d’année, profitez-en pour glisser dans votre message un petit mot festif et bienveillant comme « Je vous souhaite de joyeuses fêtes ainsi qu’à vos proches », « Une très belle année à vous » ou encore « Je tiens à vous remercier pour la confiance que vous m’avez témoignée tout au long de cette année ».

Une dernière relecture…

Personne n’est à l’abri de faire une petite faute de frappe dans son message. Pour éviter d’envoyer des mails automatiques avec une erreur qui sera vue par vos collaborateurs, managers et clients, mieux vaut prendre quelques minutes supplémentaires pour vous relire attentivement.

Vous avez désormais tout en main pour rédiger un message d’absence parfait ! Il ne manque plus qu’à l’enregistrer et le programmer. Vous pouvez maintenant profiter sereinement de vos congés et déconnecter. Bonnes vacances !

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