L’art de déléguer pour gagner en efficacité

Pour réussir à rester productif et organisé malgré sa charge de travail, l’une des solutions est la délégation. Comment transférer certaines tâches à un collaborateur sans avoir l’impression de perdre le contrôle ? Comment choisir le bon profil ? Nos clés pour déléguer efficacement.

Managers : pourquoi déléguer ?

Peur de perdre du temps ou de ne plus avoir la main sur ses projets, manque de confiance ou de communication… Les freins à la délégation sont nombreux. Pourtant, savoir se délester de certaines tâches fait de vous un manager agile, réactif, qui sait mettre son ego de côté en acceptant de l’aide.

Il convient toutefois de déléguer pour les bonnes raisons. L’envie de se débarrasser d’une tâche ennuyeuse ou l’urgence ne doivent pas être des facteurs de motivation. En revanche, si elle est instaurée de façon efficace, la délégation permet de :

Responsabiliser ses équipes : déléguer est le signe que vous faites confiance à un collaborateur. C’est l’occasion de le valoriser en lui donnant de nouvelles responsabilités et l’opportunité d’approfondir certaines compétences.

Encourager la prise d’initiative : confier des missions, c’est aussi rendre plus autonome un membre de l’équipe, le laisser mener seul des missions et laisser sa créativité s’exprimer. Vous instaurez dans le même temps un climat de travail basé sur la confiance : cela constitue un levier de motivation et d’engagement non négligeable.

Une meilleure gestion du temps : le fait de confier certaines tâches vous permet également de gagner du temps pour vous consacrer à des missions ayant plus d’impact ou davantage dans votre cœur de métier. Vous gagnez alors en productivité et en performance dans votre travail.

Quatre clés pour déléguer efficacement

Savoir déléguer est une compétence clé pour un manager performant et fédérateur. Pour bien maîtriser cet art, voici quatre points clés :

Cibler les bons collaborateurs

Une délégation réussie commence par sélectionner le bon profil. Le but : identifier un membre de l’équipe en qui vous avez confiance et qui a les compétences, les soft skills, l’expérience ou le potentiel nécessaire pour mener à bien la tâche confiée. Veillez également à choisir un collaborateur motivé (ou ayant besoin d’être remotivé). Il est préférable en effet de déléguer ses missions à un profil curieux avec l’envie d’évoluer plutôt qu’un membre de l’équipe n’aimant pas les challenges, ou qui n’en a pas réellement envie et qui n’ose pas dire « non ».

Définir clairement les contours de la mission

Une fois le collaborateur choisi, expliquez-lui la mission avec précision. Cela passe par :

• les process, les tâches à réaliser ;
• les outils utilisés et les ressources utiles ;
• les objectifs précis à atteindre ;
• les participants au projet et leur profil ;
• etc.

Accompagner la passation

Une délégation réussie requiert parfois du temps et des efforts pour que votre collaborateur comprenne tous les mécanismes de la mission et se forme suffisamment. Accordez-lui du temps, de l’autonomie et les moyens nécessaires afin qu’il s’imprègne de ses nouvelles responsabilités et qu’il se sente en confiance. S’il se sent plus à l’aise avec ses propres méthodes, laissez votre ego de côté et restez ouvert à de nouveaux process de travail.

Assurer un suivi

Pour déléguer efficacement, l’accent doit être mis sur une bonne communication. Durant les premiers mois, prévoyez des points d’avancement. Cela peut être des rendez-vous formels (entretien individuel, présentation orale, rapport écrit), ou plus informels comme une discussion autour de la machine à café ou un déjeuner. L’intérêt : s’assurer que le travail confié est en bonne voie de réalisation, répondre à d'éventuelles questions et effectuer des réajustements si nécessaire. L’essentiel est de porter une attention particulière à votre collaborateur en lui donner régulièrement des feedbacks, sans être envahissant.

S’il est difficile de se départir de certaines tâches, les bénéfices de la délégation pour un manager et ses équipes sont nombreux : meilleure maîtrise de son temps, organisation optimale, confiance envers ses collaborateurs ou encore l’opportunité de gagner en autonomie. Un dernier conseil ? N’attendez pas d’être dans l’urgence pour déléguer. Anticipez le poids de vos tâches et prenez du temps pour préparer soigneusement la passation et assurer son suivi.

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