Comment reprendre contact avec son nouvel employeur avant la prise de poste ?

Une fois votre contrat signé, vous êtes parti en vacances durant plusieurs semaines avant de commencer ? Ou vous avez dû attendre le départ de la personne que vous remplacez ? Toujours est-il que vous n’avez plus de nouvelles depuis un certain temps et que votre prise de poste approche… C’est peut-être le moment de reprendre contact avec votre futur employeur !

Par téléphone ou par mail ?

Un simple mail fera l’affaire.

Si vous êtes très à l’aise au bout du fil ou que vous souhaitez échanger de vive voix, le téléphone peut aussi être une bonne option. Idem si vous avez certaines questions complexes nécessitant de longues discussions. Vous prenez simplement le risque de déranger votre interlocuteur ou qu’on ne vous réponde pas par manque de disponibilité.

Pour dire quoi ?

Votre nouvel employeur appréciera toujours d’avoir de vos nouvelles avant votre arrivée dans l’entreprise. De votre côté, nul doute que vous sentir attendu risque de vous faire plaisir. Faut-il chercher plus loin ? Pas forcément. Un simple message pour dire que vous avez hâte de commencer est une initiative sympathique en soi, qui montre votre motivation. Mais vous avez peut-être quelques questions en tête, non ?

Par exemple, profitez-en pour demander ce que vous pourriez faire avant de commencer afin de favoriser votre intégration ou gagner du temps sur votre prise de poste – seulement si le cœur vous en dit car vous serez ensuite tenu de le faire. Se faire repréciser certaines informations pratiques (horaires, adresse, etc.) peut également être bienvenu en cas de besoin. Si vous avez des questions sur votre environnement de travail, un outil, un logiciel, des prérequis à avoir… c’est également le moment d’en savoir plus. Concernant les questions d’ordre RH, l’idéal reste de poser directement la question au service concerné mais vous pouvez demander un contact tout en montrant votre enthousiasme.

Autre possibilité, autre objectif : envoyer un mail de présentation à votre future équipe pour briser la glace et faciliter votre intégration. Cela peut aussi être utile (pour vous) de rappeler qui vous êtes, vos missions, votre date d’arrivée… afin que tout soit prêt pour votre premier jour (à tout hasard). Mais prenez garde à la tournure de votre mail. Vous n’aurez pas beaucoup de possibilités de faire bonne impression et ce serait dommage de tout gâcher en ayant l’air exigeant ou désagréable. Abstenez-vous d’envoyer ce mail si vous ne vous sentez pas à l’aise dans l’exercice.

Quand ?

Le timing est très important dans ce cas de figure. L’envoyer à la dernière minute peut ainsi être totalement contre-productif suivant la nature de votre message ! Si vous craignez par exemple qu’on vous ait oublié (oui, cela peut arriver…), envoyer un mail la veille du jour J ne changera rien à la qualité de votre onboarding - c’est déjà trop tard. Même problématique si vous écrivez deux ou trois jours avant votre prise de poste pour demander des conseils de préparation : vous n’aurez pas le temps de les appliquer.

On conseille en général de se rappeler au bon souvenir de son futur employeur deux ou trois semaines avant de débuter. Inutile d’envoyer ce type de mail ou d’appeler votre futur manager trois mois avant.

Néanmoins, si vous souhaitez simplement envoyer un petit mail sympathique pour dire que vous avez hâte de commencer, sentez-vous libre de l’envoyer quand vous le souhaitez !

Quel ton adopter ?

Tout dépend de votre objectif (paraître sympa ou sérieux, telle est la question !) mais retenez que la mesure est votre meilleure alliée. Si vous écrivez un mail pour montrer votre enthousiasme à rejoindre l’entreprise, veillez ainsi à ne pas paraître trop familier et à respecter les formules de politesse d’usage.

Il n’y a pas de règle ou de forme préétablie pour trouver le bon ton dans ce type de mail (qui n’a d’ailleurs rien d’obligatoire, rappelons-le). C’est à vous de déterminer ce qui correspond à votre interlocuteur, à la culture de l’entreprise, de votre future équipe, etc. Une bonne astuce peut consister à adopter un ton cohérent avec les échanges que vous avez pu avoir précédemment. Comme ça, aucun risque de dérapage.

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