10 conseils pour rédiger vos mails professionnels

Que vous écriviez à un client, à votre N+1 ou à un collègue, l’envoi d’un mail n’est pas à prendre à la légère. Et c’est bien normal quand on sait qu’un simple mail mal interprété peut tourner au Drama !

Vérifiez l’orthographe des noms et prénoms

Mal orthographier un nom ou un prénom est une erreur que tout le monde peut commettre. Mais ce n’est jamais agréable de recevoir un mail qui nous est adressé avec notre nom mal écrit… Vérifiez, revérifiez et revérifiez encore ! Si vraiment vous ne parvenez pas à connaître l’orthographe d’un nom, n’hésitez pas à le faire savoir dans votre mail : « Je ne suis pas sûr d’écrire correctement votre nom ». Cela montre que vous avez essayé et que vous accordez de l’importance à la personne à qui vous vous adressez. La plupart du temps, l’information n’est pas difficile à trouver (parfois, c’est dans l’adresse mail elle-même !).

Autre variante, confondre le genre de votre destinataire. Votre professionnalisme risque d’être mis en doute dès le début de votre mail !

Personnalisez votre message (quand c’est possible)

Cela permet de vous démarquer des emails froids et formatés que les gens reçoivent régulièrement. Si vous rentrez en contact pour la première fois avec quelqu’un pour des raisons professionnelles, personnalisez votre mail dans la mesure du possible.

Ne soyez pas familier mais faites en sorte que votre interlocuteur se sente respecté et mis en valeur. Vous pouvez, par exemple, évoquer un projet ou une réussite récente de son entreprise et inclure des félicitations à votre message. Souhaiter de joyeuses fêtes de fin d’année peut sembler basique mais est toujours apprécié. En somme, n’oubliez pas que vous parlez à un autre humain.

Faites des paragraphes

Quel genre de mail préférez-vous lire : un pavé de texte ou un message mis en forme, clair et lisible ? N’infligez pas un mail non mis en page à votre destinataire ! Si vous avez des informations importantes à faire passer, vous pouvez être sûr que votre interlocuteur risque de les louper.

Faire des paragraphes est un excellent début mais ne vous privez pas non plus de dresser des listes à puces ou d’utiliser du gras voire des couleurs (avec modération pour ne pas paraître trop infantilisant). Faites ressortir les points clés comme les contacts, les dates, les horaires ou les lieux de rendez-vous. Assurez-vous d’écrire un mail le plus facile et agréable à lire possible.

Ne ponctuez pas comme Marcel Proust

Vous écrivez un mail professionnel et non un roman. Faites des phrases courtes et simples et évitez les virgules à foison, les incises et les phrases à rallonge : un message pro n’est pas fait pour susciter des émotions ou créer du suspense. Evitez aussi l’excès de points de suspension et de points d’exclamation car ils peuvent être mal interprétés.

Utilisez les smileys avec parcimonie

Quoi de moins professionnel qu’un smiley ? Ils sont pourtant rentrés dans les mœurs et nous en voyons maintenant partout, même dans le cadre du travail. Envoyer des smileys entre collègues ne pose pas forcément de problème en fonction de l’entreprise et de la personne à qui vous vous adressez. Mais ils sont à proscrire la plupart du temps quand vous vous adressez à un client ou un professionnel extérieur à votre organisation.

Si vous mourez d’envie de mettre un smiley pour adoucir votre message ou rendre votre mail moins froid, une meilleure tournure de phrase ou une formule de politesse sont peut-être plus adaptées.

N’écrivez pas en majuscules

Vous êtes sans doute déjà au courant mais c’est toujours bon de le rappeler : écrire en majuscule dans un mail équivaut à crier dans la réalité. Libre à vous de vous énerver contre votre interlocuteur si vous le souhaitez mais retenez-bien qu’un « merci » n’a pas du tout le même sens qu’un « MERCI ».

Envoyez-vous le mail à vous-même

S’il s’agit d’un mail important, n’hésitez pas à vous l’envoyer à vous-même. Pour vérifier l’orthographe bien sûr, mais aussi pour essayer de percevoir ce que votre destinataire pourrait ressentir en le lisant. Avez-vous adopté le ton correct, la bonne distance ? La mise en page est-elle agréable ? Traquez les phrases trop abruptes qui pourraient paraître agressives, les idées mal formulées ou peu claires. Faites une relecture attentive en vous mettant dans la peau de votre destinataire.

Ne culpabilisez pas votre destinataire

Vous ne commettrez pas ce type d’erreur lors d’un premier mail de contact ou de prospection mais plutôt dans vos suivis et vos relances. Evitez par exemples les messages du style : « J’imagine que vous êtes très occupé… » ou « C’est dommage, je pense vraiment que notre échange aurait pu être constructif ! »

Vous vous attendiez peut-être à un appel ou à une réponse rapide mais ne vous montrez pas impatient, ironique ou désagréable pour autant. Ce n’est pas une bonne tactique et vous ne savez pas ce qu’il se passe de l’autre côté de la boite mail.

Evitez l’humour lourd ou déplacé

Si vous êtes du genre à être un petit plaisantin numérique, n’oubliez pas que le ton de votre message est très difficilement perceptible, d’où la neutralité qui est de rigueur en général. Oubliez définitivement l’ironie, l’humour pince-sans-rire ou l’humour noir. Si vous vous sentez obligé de rajouter un smiley pour faire comprendre une blague, c’est déjà mauvais signe (et un mail truffé de smiley n’a plus rien de professionnel).

Adaptez-vous à votre audience

L’exemple le plus évident est sans doute la formule de politesse que vous utilisez pour saluer votre destinataire au début ou à la fin de votre mail. Vous n’enverrez sans doute pas un « salut ça va » dans un contexte professionnel comme vous pourriez le faire avec un ami.

Mais au-delà des formules de politesse, pourquoi ne pas s’adapter à la façon de communiquer de votre interlocuteur lors de vos échanges ? S’il envoie une confirmation de réception, faites de même, s’il surcommunique à grand renfort de mails, surcommuniquez également, adaptez votre ton au sien. A vous de voir en fonction de qui est concerné.

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