Les quatre types de communication et comment bien les utiliser au travail

Vous souhaitez mieux communiquer dans vos relations professionnelles ? Découvrez les quatre grands types de communication pour déterminer vos forces et vos faiblesses dans chacun d’entre eux. Pour vous perfectionner, vous n'aurez plus qu'à passer à la pratique !

La communication écrite ou l'art de se faire comprendre sans se voir

Si le numérique et internet ont drastiquement fait diminuer le nombre de courriers envoyés par la poste, la communication écrite est toujours aussi présente dans le monde professionnel : mail, rapports, mémos, notes internes, réseaux sociaux… La communication écrite est partout et de nombreux métiers y sont confrontés tous les jours ou presque. La recherche d’emploi fait également la part belle à la communication écrite à travers le CV, la lettre de motivation et l’email !

L’une des principales caractéristiques de la communication écrite est qu’elle dure dans le temps. Tout ce que vous écrivez peut en effet être conservé, partagé et consulté par plusieurs personnes jusqu’à très longtemps après envoi. Les paroles s’envolent, les écrits restent ! Si c’est un grand avantage pour communiquer à plusieurs sur le long terme, cela peut aussi se retourner contre celui qui ne sait pas se faire comprendre à l’écrit.

Pour une communication écrite réussie dans un contexte professionnel, trois critères essentiels sont à prendre en considération :

Ai-je réussi à transmettre la tonalité que je voulais ?

C’est l’un des éléments les plus compliqués à transmettre à l’écrit : le ton. Les messages écrits, dans un contexte pro ou non, peuvent facilement être mal interprétés pour une question de tonalité inadaptée. Le sarcasme, l’ironie et la plaisanterie sont par exemple souvent difficiles à percevoir à l’écrit. Pour éviter l’écueil du quiproquo et de la mauvaise interprétation, mieux vaut être trop prudent que pas assez ! A moins que vous ne vous sentiez très à l’aise avec vos collègues, ne prenez aucun risque et privilégiez un ton direct et cordial en toutes circonstances.

Est-ce que mon texte est clair ?

Entre le jargon, les phrases alambiquées et les définitions différentes que les gens peuvent avoir de certains mots… un message peu clair risque d’embrouiller votre interlocuteur. Pour une communication écrite simple, veillez toujours à rédiger de façon claire et directe sans prendre de détours inutiles. Un mot savant ne vous donnera pas nécessairement l’air plus compétent mais il pourrait en revanche brouiller le fond de votre message.

Si vous devez rentrer plus en profondeur dans vos explications dans le cadre d’un message plus complexe, tenez compte de votre public pour le choix de vos mots. Vos destinataires vont-ils par exemple comprendre tel ou tel jargon technique ? Pensez surtout à bien structurer votre propos pour que le cheminement de votre pensée soit facile à suivre. Et comme ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, soyez le plus avare possible en nombre de mots pour rendre votre communication écrite la plus simple possible.

Est-ce que mon texte est écrit correctement ?

Prenez toujours le temps de vous relire, même pour un simple mail de trois ou quatre lignes. Si peu de gens remarquent une faute de syntaxe à l’oral, il en va autrement avec l’écrit… C’est un mode de communication froid pour lequel vous avez la liberté de vous corriger ou de changer votre message autant de fois que vous le souhaitez. Profitez-en !

La communication verbale ou l'art du discours et de la conversation

Enregistrements vocaux mis à part, la communication verbale entre deux personnes se fait sans décalage temporel entre l’émission et la réception ! Et comme le dit l’adage, ce qui est dit est dit. Difficile ensuite de faire marche arrière. Néanmoins, la parole reste le mode de communication le plus naturel pour la plupart des gens et la transmission d’informations ou l’échange d’idées sont souvent bien plus simples à l’oral dans un cadre professionnel.

Vous devez donc veiller à être conscient de la façon dont votre communication verbale est perçue. Pour vous y aider, voici trois questions à vous poser :

Mon ton est-il adapté ?

On ne parle pas à son PDG comme on parlerait à son ami d’enfance, même si on lui raconte exactement la même chose. Le ton de toute communication verbale dépend du contexte et du public face à qui vous vous exprimez ! Inutile de vous dire que « vous êtes comme vous êtes », vous devrez toujours vous adapter à votre auditoire et respecter certains codes. A vous d’évaluer la situation avant de prendre la parole en mesurant le niveau de décontraction et de naturel tolérés selon la situation : vous n’aurez ainsi pas le même ton en racontant vos vacances à la machine à café que lors d’une présentation devant le comex de votre entreprise. Et entre les deux, des dizaines de nuances peuvent exister ! Bien entendu, proscrivez tout langage ou expression inappropriés dans le monde professionnel.

Est-ce qu'on comprend bien ce que je dis ?

Comme pour la communication écrite, la clarté de vos paroles dépend du choix de vos mots et de la structure de votre pensée. Votre voix, par exemple si elle est assurée ou non, aura aussi un fort impact sur la façon dont vous allez être compris. Savoir poser sa voix, décomposer les syllabes distinctement ou encore parler avec confiance sont des skills d’acteur qui peuvent se travailler et se perfectionner à tout âge de la vie – et qui vous serviront dans bien des situations !

Est-ce que j'écoute (vraiment) mon interlocuteur ?

La communication verbale est un échange entre au moins deux personnes. Or si vous n’écoutez pas ce que l’autre vous raconte en préférant vous concentrer sur ce que vous comptez dire ensuite, vous allez répondre à côté et l’échange risque de tourner court… A ce titre, l’écoute active est un excellent moyen de perfectionner sa communication verbale et de passer pour un grand communicant. Oui, bien communiquer passe aussi par bien écouter !

La communication non verbale ou l'art de communiquer sans les mots

Le contact visuel, les gestes, les postures, les expressions faciales et d’autres micro-signes s’additionnent pour former la totalité de la communication non verbale d’une personne. S’il s’agit de la forme de communication la plus subtile qui existe, elle exerce pourtant une énorme influence sur notre capacité à bien communiquer et à nous faire comprendre. Son impact peut ainsi complètement transformer la façon dont les mots sont perçus ! Un excellent discours, bien rédigé (communication écrite) et déclamé avec talent (communication verbale) n’aura qu’un impact limité s’il est prononcé tête baissée dans un accoutrement ridicule. De la même façon, si vous complimentez un collègue en le fixant droit dans les yeux à quelques centimètres de lui, vous pourriez le mettre mal à l’aise malgré vos paroles amicales !

Voici trois astuce à utiliser pour une communication non verbale efficace :

Etre connecté à soi même

Notre communication non verbale trahit en réalité nos pensées et sentiments internes ! En étant triste, vous pourrez tenter de prononcer un discours joyeux mais votre corps risque de vous trahir… La première étape pour passer cette difficulté est donc d’avoir conscience de soi-même et de comprendre ce que l’on ressent. Une prise de conscience qui n’est pas facile pour tout le monde mais qui est une première étape nécessaire.

Agir en cohérence avec son discours

Votre communication non verbale doit correspondre au message que vous communiquez pour être appropriée. De quoi renforcer votre message en lui donnant plus d’impact ! Pour cela, commencez par réfléchir à votre posture corporelle et à la distance physique que vous mettez avec votre interlocuteur. Vos gestes et vos regards suivront.

Ne pas hésiter à imiter les autres

C’est une technique simple pour savoir comment interagir avec des personnes que vous connaissez mal : appropriez-vous leur communication non verbale pour vous mettre sur le même plan. Il ne s’agit pas de les imiter à la lettre mais d’utiliser leur comportement comme base de référence pour bien vous situer au début et mettre vos interlocuteurs à l’aise.

La communication visuelle ou l'art de dire en montrant

Mèmes, infographies, cartes, tableaux de données… les images sont très puissantes pour transmettre un message ! D’autant plus si tout le monde ne parle pas la même langue. Dans le monde professionnel, la communication visuelle est un excellent moyen de mettre en évidence des informations que vous jugez importantes lors de vos différentes communications. Si par ailleurs vous êtes créatif et doué en matière de création d’image, vous pourriez trouver là une façon de communiquer particulièrement efficace et pertinente. Deux questions importantes sont néanmoins à garder en tête pour faire de vos supports visuels les outils dont vous avez besoin :

Son utilisation est-elle appropriée ?

Trop de visuel tue le visuel ! N’en abusez pas et n’en mettez pas dans tous vos mails, diapositives ou comptes rendus. La communication visuelle est appropriée notamment si elle permet de remplacer ou de résumer un texte mais elle ne doit pas venir surcharger votre propos ou distraire l’auditoire. Veillez enfin à ce qu’ils ne soient pas offensants et adaptés au sujet comme au public.

Est-ce réussi esthétiquement ?

Veillez à ce que vos visuels soient agréables à l'œil et lisibles ! Un graphique doit par exemple communiquer des données importantes en quelques secondes à peine tout en donnant envie d’y jeter un œil. N’hésitez pas à demander un retour à un collègue ou quelqu’un d’extérieur pour être certain que le visuel fonctionne et est compréhensible de façon évidente.

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